Senior Projectleider Bedrijfsvoering Processen

ResultaatGroep; Zutphen; Remote; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Gemeente Zutphen zoekt een ervaren Senior Projectleider Bedrijfsvoering Processen om een organisatiebrede analyse te begeleiden en een duurzaam verbeterprogramma op te zetten. U werkt aan verbeteringen in governance, processen en informatiebeheer met een stevige focus op verantwoording en transparantie.

De opdracht is 5 maanden met kans op verlenging tot 9 maanden in totaal en vereist 32-36 uur per week. Start zo spoedig mogelijk, HBO+ niveau en regio Gelderland.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met leiden van complexe organisatie- en procesverbeteringsprojecten.
• Aantoonbare werkervaring met procesanalyse, procesherontwerp én implementatie.
• Aantoonbare werkervaring met digitalisering én samenwerking tussen bedrijfsvoering én ICT.
• Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht.

Responsibilities

• Opzetten en begeleiden van een organisatiebrede analyse en verbeterprogramma.
• Verantwoording afleggen aan opdrachtgever en draagvlak creëren voor veranderingen.
• Sturing geven aan governance, verantwoordelijkheden en eigenaarschap.
• Voorbereiden en realiseren van de uitvoering van het verbeterplan 2027-2029.

Skills

Lean/BPM-kennis

Procesanalyse

Procesherontwerp

Implementatie

Digitalisering

Interne beheersing

Verandermanagement

Communicatieve vaardigheden

Organisatiesensitiviteit

Analytisch vermogen

Kwaliteitsbewustzijn

Education

HBO+

Job description

Functieomschrijving

Senior Projectleider Bedrijfsvoering Processen

Gemeente Zutphen

Duur

5 maanden

Opties verlenging

2 maal 3 maand(en)

Uren per week

32 tot 36 uur

Start

zsm

Opleidingsniveau

HBO+

Regio

Gelderland

Einde inschrijfdatum

19 oktober 202609:00 uur

Opdracht

Door de afgelopen jaren een zorgvuldig en effectief financieel beleid te voeren, beschikt de gemeente over een gezonde financiële positie. Daarmee is een belangrijke voorwaarde aanwezig om maatschappelijke opgaven uit te voeren, te investeren in de toekomst en eventuele financiële tegenvallers op te vangen.

Een gezonde financiële positie alleen is echter niet voldoende. De gemeente wil haar maatschappelijke taken betrouwbaar, rechtmatig, doelmatig en transparant uitvoeren. Dat vraagt om een organisatie die haar processen beheerst, beschikt over betrouwbare informatie en tijdig kan bijsturen wanneer risico's of afwijkingen zich voordoen. Een sterke interne beheersing is daarmee een onmisbare randvoorwaarde voor goed openbaar bestuur en voor het vertrouwen van inwoners, gemeenteraad, samenwerkingspartners en toezichthouders.

De afgelopen jaren zijn binnen de organisatie verschillende verbeteringen doorgevoerd in de bedrijfsvoering en de inrichting van processen. Deels met succes, maar tegelijkertijd blijkt dat verbeteringen niet altijd duurzaam worden geborgd en dat de beheersing van processen op onderdelen kwetsbaar blijft. Hierdoor is de organisatie in sommige gevallen nog te afhankelijk van extra inspanningen van medewerkers om de gewenste kwaliteit en verantwoording te realiseren.

De accountantscontrole bevestigt dat de gemeente op verschillende onderdelen haar interne beheersing structureel moet verbeteren en versterken. De belangrijkste bevindingen hebben betrekking op de prestatielevering, de prestatielevering binnen het sociaal domein, de administratieve organisatie, de financiële administratie en de naleving van de inkoopprocedures.

De verwachting is dat de geconstateerde tekortkomingen niet op zichzelf staan, maar samenhangen met onderliggende vraagstukken in de inrichting van processen, verantwoordelijkheden, sturing en borging.

Om die reden wordt gestart met een organisatie brede analyse. Deze analyse heeft als doel de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in beeld te brengen, de belangrijkste risico's en prioriteiten vast te stellen en te bepalen welke maatregelen noodzakelijk zijn om de interne beheersing duurzaam te verbeteren en versterken. De analyse vormt de basis voor een bestuurlijk afgewogen en organisatie breed verbeterprogramma, waarmee de gemeente Zutphen de bedrijfsvoering verder versterkt en duurzaam in control brengt.

Deze analyse is nadrukkelijk geen onderzoek naar individuele medewerkers of afzonderlijke incidenten. De focus ligt op de inrichting van de organisatie, de kwaliteit van processen, de wijze van sturing en de borging van verbeteringen. Doel is om gezamenlijk te leren, structurele oorzaken weg te nemen en de organisatie duurzaam te versterken. Daarmee investeert de gemeente niet alleen in een betere interne beheersing, maar ook in een professionele, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie die het vertrouwen van bestuur, raad en samenleving blijvend verdient.

De analyse resulteert in:

• Inzicht in de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing;

• Identificatie en prioritering van de kritische bedrijfsvoering processen;

• Inzicht in de inrichting van governance, verantwoordelijkheden en eigenaarschap;

• Inzicht in de benodigde kennis, competenties en capaciteit om de interne beheersing duurzaam te versterken;

• Een integraal beeld van de belangrijkste risico's en de mate waarin deze worden beheerst;

• Een uitvoerings- en verbeterplan voor de periode 2027-2029, inclusief prioriteiten, fasering, inschatting benodigde middelen en governance.

Het is aan de projectleider om de projectorganisatie in te richten om de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan te begeleiden en voorbereidingen te treffen om met de uitvoering van het verbeterplan te starten. Je zorgt ervoor dat je aan de opdrachtgever op een gestructureerde manier verantwoording aflegt en bent in staat om de organisatie mee te nemen in de veranderopgave.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met leiden van complexe organisatie- en procesverbeteringsprojecten. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
2. Aantoonbare werkervaring met procesanalyse, procesherontwerp én implementatie.Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
3. Aantoonbare werkervaring met digitalisering én samenwerking tussen bedrijfsvoering én ICT.Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
4. Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

1. Aantoonbare kennis van Lean, BPM en/of vergelijkbare procesmanagementmethoden. Benoem dit duidelijk in de offerte (15 punten);
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met procesanalyse, procesherontwerp én implementatie.Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (30 punten);
3. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie.Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (15 punten);
4. Aantoonbare werkervaring met leiden van complexe organisatie- en procesverbeteringsprojecten. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (40 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Resultaatgerichtheid;
  Stuurt op concrete, meetbare resultaten en weet complexe verbeteropgaven te vertalen naar haalbare doelen, mijlpalen en op te leveren producten;
• Procesgericht en bedrijfskundig denken;
  Heeft ruime ervaring met het analyseren, beschrijven en verbeteren van bedrijfsprocessen en overziet de samenhang tussen processen, mensen, systemen, rollen en verantwoordelijkheden;
• Verandermanagement en draagvlak creëren;
  Weet medewerkers, proceseigenaren, leidinggevenden en andere belanghebbenden te betrekken bij veranderingen en begrijpt dat procesverbetering ook invloed heeft op gedrag, samenwerking en verantwoordelijkheden;
• Digitale veranderkracht;
  Heeft inzicht in de mogelijkheden van digitalisering, workflowmanagement, gegevensuitwisseling en automatisering en kan beoordelen waar technologie daadwerkelijk waarde toevoegt;
• Communicatieve en verbindende vaardigheden;
  Kan schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau en communiceert helder met zowel bestuur en management als medewerkers en specialisten;
• Organisatiesensitiviteit en bestuurlijke sensitiviteit;
  Begrijpt formele en informele besluitvorming, herkent onderlinge afhankelijkheden en houdt rekening met de cultuur, belangen en veranderhistorie van de organisatie;
• Analytisch vermogen en oordeelsvorming;
  Kan processen en onderliggende oorzaken systematisch onderzoeken, feiten van aannames onderscheiden en op basis van informatie onderbouwde verbeterkeuzes maken;
• Risicobewustzijn en kwaliteitsgerichtheid;
  Heeft oog voor interne beheersing, compliance, privacy, informatiebeveiliging en continuïteit en borgt deze aspecten in verbeterde processen.