Senior managementondersteuner

Werkenbijdeoverheid; Utrecht; Hybrid; EUR 37,000 - 51,000; Full time

Job summary

Het ministerie van Defensie zoekt een Senior managementondersteuner die snel schakelt en rust uitstraalt in hectische situaties. Je ondersteunt Directeur Kennis & Innovatie en de Staf-afdeling, beheert een complex en dynamisch agendabeheer en bewaakt tijdig benodigde informatie voor afspraken.

Daarnaast organiseer je vergaderingen en reizen en verwerk je berichten met iBabs en XPostWeb. De functie biedt een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast, salaris tussen €3.297,40 en €4.568,58 bruto

Qualifications

• Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in management ondersteunende functies.
• Minimaal 2 tot 4 jaar ervaring in ondersteunende functies op het gebied van innovatie- en projectmanagement in overheidsomgeving.
• Afgeronde MBO-opleiding op secretarieel, administratief of bedrijfskundig gebied of vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.

Responsibilities

• Complex en dynamisch agendabeheer.
• Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (we werken hierbij met iBabs).
• Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerking post in XPostWeb.
• Beheren mailbox directiesecretariaat.
• Het ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen.
• Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. ambtsjubilea.
• Ondersteuning bij evenementen.
• Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken.

Education

MBO-diploma op secretarieel, administratief of bedrijfskundig gebied of vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring

Tools

iBabs

XPostWeb

Job description

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Senior managementondersteuner.

Weet jij het hoofd koel te houden in hectische situaties en weet je als geen ander overzicht te houden en te zorgen voor stabiele ondersteuning in een complexe omgeving? Ben je een stevige persoonlijkheid die rust uitstraalt en die daarnaast enthousiast en kritisch is en een gezonde dosis humor heeft? En heb je zin in een nieuwe uitdaging in een maatschappelijk relevante omgeving?

In deze rol verricht je coördinerende en management ondersteunende werkzaamheden voor Directeur Kennis & Innovatie (K&I) en het hoofd van de Staf-afdeling binnen deze directie. Door je (inhoudelijke) betrokkenheid weet je wat er speelt en kan je prioriteiten stellen en inspelen op ontwikkelingen. Je draait je hand niet om voor complex en vooral dynamisch agendabeheer. Je denkt graag mee en door je pro-activiteit kijk je vooruit en signaleer je knelpunten tijdig en lost ze op. En dit allemaal zodat onze directie zich kan concentreren op de missie van de Directie Kennis & Innovatie om te zorgen voor de beste materieel en IT voor de Krijgsmacht!

De meest voorkomende werkzaamheden zijn:

• Complex en dynamisch agendabeheer
• Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (we werken hierbij met iBabs)
• Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerken post in XPostWeb
• Beheren mailbox directiesecretariaat
• Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
• Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
• Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. ambtsjubilea
• Ondersteuning bij evenementen
• Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken.

Je draagt bij aan de interne en externe communicatie door:

• Het mede vullen en inzetten van de door Directie K&I te hanteren publicatiesystemen en instrumenten;
• Het ondersteunen bij organiseren van lezingen en evenementen/seminars;
• Het ondersteunen bij bezoeken van delegaties en bij het `hosten' van (internationale werkgroepen in Nederland;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt van de Staf voor externe (telefonische) contacten.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Tijdelijk met uitzicht op een vaste aanstelling
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Het salaris ligt tussen de € 3.297,40 en € 4.568,58 (schaal 7) bruto per maand, op basis van 38 uur.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wij vinden het ook belangrijk dat je het jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals 75% betaald ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Daarnaast heb je de mogelijkheid je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Dit vragen wij

• MBO werk- en denkniveau;
• Afgeronde MBO opleiding op secretarieel, administratief of bedrijfskundig gebied of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring;
• Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in management ondersteunende functies;
• Minimaal 2 tot 4 jaar ervaring in ondersteunende functies op het gebied van innovatie- en projectmanagement in overheidsomgeving.

We zoeken iemand die snel schakelt en moeiteloos meebeweegt in een omgeving die continu in beweging is. Je houdt het hoofd koel bij veranderingen en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen. Tegelijkertijd ben je zorgvuldig in je werk en zorg je ervoor dat zaken tot in de puntjes kloppen.

Je voelt je thuis in een ondersteunende rol en werkt graag samen met verschillende collega’s en externe partijen. Je communiceert helder en professioneel en weet informatie duidelijk over te brengen, ook als er verschillende belangen spelen.

Meer over Commando Materieel en IT

De werkzaamheden worden verricht binnen Staf Kennis & Innovatie van de Directie Kennis & Innovatie van Commando Materieel & IT.

De Directie Kennis & Innovatie heeft tot doel de nieuwste materieel en IT oplossingen toepasbaar te maken voor onze militairen zodat zij het gevecht kunnen winnen. Om dit mogelijk te maken ligt de focus op het versnellen van het aanpassingsvermogen van de organisatie. Daarom richt de Directie K&I zich op kennisopbouw, innovatie en de relatie daartussen. Dit doen we door de regie op kennisopbouw voor materieel en IT binnen COMMIT in te richten. Daarnaast experimenteren, faciliteren en realiseren we innovaties. Ook op het gebied van materieel en IT integratie. Mensen, processen en technologie worden hierin integraal meegenomen zodat succesvolle operationele innovaties effect hebben in de gevechtspraktijk van Defensie. We zijn als Directie K&I succesvol wanneer we in staat zijn onze militairen door kennisopbouw en innovaties een voorsprong in het gevecht te laten behouden.

De Staf heeft tot doel het versterken van het management van de Directie Kennis & Innovatie COMMIT door middel van ondersteunen, faciliteren en adviseren om het complexe werkveld beter te kunnen inrichten en besturen.

De Staf bestaat uit ondersteuners, bedrijfsvoeringsexperts, kenniscoördinatoren, directiesecretariaat en verschillende inhoudelijke adviseurs en programmamanagers die directiebrede activiteiten ontplooien.

Werkzaamheden vinden grotendeels plaats op de Kromhoutkazerne, gebouw K8, waar de stafafdeling van de directie is gevestigd.

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek. Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstorting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning. Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal). Missie COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT. Extra COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• De startdatum staat daarom niet vast.
• Bij grote belangstelling kan de vacature eerder gesloten worden.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).