Senior Managementassistent Faculteit TIS

Quintall; Den Haag; On-site; EUR 39,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

NS-businesscard of kilometervergoeding

Ruime verlofregeling

Job summary

De Haagse Hogeschool zoekt een proactieve senior managementassistent ter ondersteuning van de directeur en het managementteam. Je verzorgt secretariële, administratieve en logistieke taken zoals agendabeheer, vergaderingen organiseren en het vastleggen van actiepunten.

Je werkt zelfstandig maar bent ook een onmisbare schakel binnen het faculteitsbureau TIS. Vereisten: minimaal mbo, 3 jaar relevante werkervaring, uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (B2/C1) en ervaring met MS Office;

Qualifications

• minimaal mbo werk- en denkniveau
• minimaal 3 jaar recente relevante werkervaring
• beheerst de Nederlandse taal en daarnaast de Engelse taal op minimaal B2-/C1-niveau
• ervaring met het MS Office-pakket
• flexibel beschikbaar om op locatie in Delft en Den Haag te werken

Responsibilities

• Secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning bieden aan de directeur en het managementteam
• AG- en bijeenkomstbeheer, organiseren van vergaderingen en vastleggen van actiepunten
• signaleren van verbeterkansen en zorgen voor soepele processen
• uitvoeren van administratieve werkzaamheden zoals bestellingen in Inkoopnet en personele mutaties
• bewaken van de kwaliteit van de correspondentie
• voorbereiden van zaken en faciliteren waar nodig

Skills

Dutch language

English language (B2/C1)

MS Office

Teamwork

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Inkoopnet

Job description

Aan de slag bij De Haagse

Het Faculteitsbureau van Technologie, Innovatie en Samenleving (TIS) zoekt een proactieve senior managementassistent voor de ondersteuning van de directeur en het managementteam.

In het kort
Adeling: TIS
Locatie: Den Haag en Delft
Opleidingsniveau: mbo werk- en denkniveau
Aantal uren per week: 32-40
Salarisindicatie: € 3.477,52 – € 4.595,29

Wat ga je doen?
Wil jij een sleutelrol vervullen binnen de faculteit TIS? Als senior managementassistent voor de directeur en het managementteam verzorg je de secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning. Van agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten tot het vastleggen van actiepunten en het signaleren van verbeterkansen: jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Daarnaast houd je je bezig met administratieve werkzaamheden, zoals bestellingen in Inkoopnet en personele mutaties, en bewaak je de kwaliteit van de correspondentie. Jij bereidt zaken zorgvuldig voor en faciliteert waar nodig.

Je werkt zelfstandig, maar bent ook een onmisbare schakel binnen het team van het faculteitsbureau TIS, waar je continu bijdraagt aan een efficiënte en professionele ondersteuning.

Wat vragen wij van jou?

We vinden het belangrijk dat jij succesvol wordt in jouw nieuwe rol. In jouw motivatiebrief lezen we daarom graag waarom jij dé energieke en proactieve ontzorger bent!

Je:

• hebt minimaal mbo werk- en denkniveau;
• beschikt over minimaal 3 jaar recente relevante werkervaring;
• beheerst de Nederlandse taal en daarnaast de Engelse taal op minimaal B2-/C1-niveau, zowel mondeling als schriftelijk, vanwege de communicatie met internationale opleidingen, studenten en externe relaties;
• bent ervaren in het werken met het MS Office-pakket;
• bent flexibel beschikbaar om op locatie in Delft en Den Haag te werken.

Daarnaast blijkt tijdens het gesprek, aan de hand van voorbeelden uit jouw werkervaring, dat jij:

• overzicht bewaart en prioriteiten stelt, met oog voor afstemming en kwaliteit; ook in stressvolle situaties;
• kennis hebt van bestuurlijke processen en snel kunt schakelen tussen verschillende taken en situaties;
• vertrouwelijk omgaat met informatie, zeker in de 1-op-1 samenwerking met de directeur;
• flexibel inspeelt op veranderingen om processen soepel te laten verlopen en jouw communicatiestijl weet aan te passen waar nodig.
• anticipeert op de wensen en behoeften van de directeur en het managementteam;
• gericht bent op het leveren van toegevoegde waarde en het continu verbeteren van de dienstverlening;

Hiervoor kom je graag naar je werk

Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Daarnaast bieden wij je:

• Een salaris van minimaal € 3.477,52 en maximaal € 4.595,29 (schaal 8) bij een volledige werkweek;
• Een arbeidsovereenkomst van 1 jaar (D4) met een omvang van 0,8 fte-1,0 fte (32-40 uur per week, waarbij een eventuele parttime dag bij voorkeur op vrijdag valt). Bij goed functioneren wordt deze verlengd.;
• 8% vakantietoeslag;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Ruime verlofregeling;
• De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer;

> Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

De Haagse Hogeschool is een organisatie die waarde hecht aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Voor medewerkers die bij ons in dienst komen is de vaste regel dat we een verklaring omtrent gedrag (VOG) vragen. Een VOG is een verklaring die iedereen die in Nederland woont en een Burgerservicenummer heeft kan aanvragen en waaruit blijkt dat gedrag uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de functie bij De Haagse Hogeschool.

Werken bij De Haagse

Over de Faculteit
De Faculteit Technologie, Innovatie & Samenleving leidt ingenieurs op die interdisciplinair werken vanuit een maatschappelijke urgentie en actuele vraagstukken state of the art oplossen. De faculteit verzorgt onderwijs aan meer dan 4000 studenten van Werktuigbouwkunde, Toegepaste Wiskunde, Bouwkunde, Civiele Techniek, Ruimtelijke Ontwikkeling, Elektrotechniek, Mechatronica, Process & Food Technology, Technische Bedrijfskunde, Industrieel Product Ontwerpen (en de Engelstalige variant: Industrial Design Engineering), Technische Natuurkunde en Master Next Level Engineering.

Meer over De Haagse
Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisatie in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeert we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.

Lees hier meer over ons verhaal en onze kernwaarden
De Haagse Hogeschool als inclusieve campus: wwdehaagsehogeschool.nl