Managementassistent IPO & IDE

De Haagse Hogeschool; Den Haag; On-site; EUR 34,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

NS-businesscard (2e klas)

Vergoeding per kilometer

8% vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering 8,3%

Ruime verlofregeling

Job summary

De Haagse Hogeschool zoekt een Managementassistent voor de opleidingen IPO en IDE in Den Haag. Je vormt een belangrijke administratieve schakel en ondersteunt de opleidingsmanager in dagelijkse werkzaamheden binnen een dynamische, internationale leeromgeving.

Je werkt zelfstandig, proactief en houdt overzicht bij diverse taken, zoals agenda, communicatie en organisatie van bijeenkomsten. Ervaring in het hoger onderwijs is een pré, maar geen vereiste.

Qualifications

• Vaardigheden in digitale kantoorsoftware en Office-pakketten.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Informatie vertrouwelijk kunnen behandelen.
• Ervaring in managementondersteuning is gewenst.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van de opleidingsmanager en plannen/organiseren van afspraken en overleggen.
• Bijhouden van actiepunten, besluiten, deadlines en lopende werkzaamheden; proactieve opvolging.
• Ondersteunen van de opleidingsmanager bij HR-mutaties, bestellingen en documentenverwerking.
• Ondersteunen van docenten bij praktische en administratieve vragen.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen (teamdagen, studiedagen, diploma-uitreikingen).
• Ondersteunen bij roostering en het leveren van informatie voor roosters.
• Interne en externe correspondentie in Nederlands en Engels.

Skills

Microsoft Office

Dutch language

English language

Discretion

Job description

“Krijg je energie van plannen en organiseren in een dynamische omgeving en haal je plezier uit de ondersteuning van drukbezette opleidingsmanagers en docenten, dan zijn we op zoek naar jou!”

In het kort:
Team/ afdeling/ werkomgeving: Opleidingen IPO & IDE
Op welke locatie ga je werken: Den Haag
Opleidingsniveau: mbo
Aantal uren per week: 16 uur
Salarisindicatie: Schaal 7

Wat ga je doen?
Als managementassistent bij de opleidingen Industrieel Product Ontwerpen (IPO) en Industrial Design Engineering (IDE) ben je een belangrijke organisatorische en administratieve schakel binnen de opleidingen. Je ondersteunt de opleidingsmanager bij de dagelijkse werkzaamheden.

Je houdt overzicht, denkt vooruit en signaleert wat aandacht nodig heeft. Je werkt zelfstandig en proactief, neemt zelf initiatief om processen te verbeteren en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en contactpersonen. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt jouw functie interessant.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het (pro-)actief beheren van de agenda van de opleidingsmanager en het plannen, voorbereiden en organiseren van afspraken en diverse overleggen;
• Het bijhouden en bewaken van actiepunten, besluiten, deadlines en lopende werkzaamheden en het proactief opvolgen hiervan;
• Het ondersteunen van de opleidingsmanager bij administratieve en organisatorische werkzaamheden, zoals HR-mutaties, bestellingen en het verwerken van documenten;
• Het ondersteunen van docenten bij uiteenlopende praktische en administratieve vragen;
• Het organiseren, ondersteunen en coördineren van bijeenkomsten en evenementen, zoals teamdagen, studiedagen, opleidingsactiviteiten en diploma-uitreikingen;
• Ondersteunen bij roostering (doorgifte informatie);
• Het verzorgen van interne en externe correspondentie, zowel in het Nederlands als in het Engels;
• Je werkt nauw samen met de opleidingsmanager, docenten en collega's binnen het faculteitsbureau. Met jouw organisatietalent, betrokkenheid en gevoel voor prioriteiten draag je bij aan een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Over de opleidingen
Industrieel Product Ontwerpen (IPO) en Industrial Design Engineering (IDE) maken deel uit van de faculteit Technologie, Innovatie & Samenleving van De Haagse Hogeschool. Beide opleidingen combineren creativiteit, techniek en innovatie en leiden studenten op tot ontwerpers die slimme, gebruiksvriendelijke en duurzame producten ontwikkelen.

Industrieel Product Ontwerpen (IPO) is een vierjarige Nederlandstalige bacheloropleiding waarin studenten leren hoe zij ideeën kunnen vertalen naar concrete producten en verpakkingen. Van de eerste schets tot een werkend prototype: studenten werken aan praktijkgerichte ontwerpopdrachten, vaak in samenwerking met bedrijven. Hierbij staan creativiteit, technische kennis, materiaalgebruik en duurzaamheid centraal.

Industrial Design Engineering (IDE) is een driejarige Engelstalige bacheloropleiding met een internationaal karakter. Studenten met verschillende achtergronden werken samen aan innovatieve ontwerpoplossingen voor maatschappelijke en technologische vraagstukken. Samenwerking, creatief denken en het ontwikkelen van toekomstgerichte producten spelen hierbij een belangrijke rol.

Beide opleidingen bieden een dynamische onderwijsomgeving waarin studenten, docenten en het werkveld nauw samenwerken. Als managementassistent maak je deel uit van deze creatieve en internationale omgeving en lever je een belangrijke bijdrage aan de organisatie en ondersteuning van het onderwijs.

Wat vragen wij van jou?

We zoeken een managementassistent die graag organiseert, overzicht houdt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je vindt het leuk om met verschillende collega's samen te werken. Ook wanneer het druk is, blijf je rustig en weet je hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden.

• Mbo werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in managementondersteuning of een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office en andere administratieve systemen;
• Het vermogen om zorgvuldig en discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring binnen het hoger onderwijs is een pré, maar zeker geen vereiste. Belangrijker vinden we dat je snel je weg weet te vinden, initiatief toont en plezier haalt uit het ondersteunen van anderen.

Hiervoor kom je graag naar je werk

Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Daarnaast bieden wij je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de periode van één jaar (D4) met een omvang van 16 uur per week.Dagen in overleg;
• Een salaris vanminimaal € 3.064,08 en maximaal € 4.084,93 bruto per maand (schaal 7) bij een volledige werkweek;
• 8% vakantietoeslag;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Ruime verlofregeling;
• De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer;

Dit is nog niet alles! Lees hier meer over ons complete arbeidsvoorwaardenpakket.

De Haagse Hogeschool hecht waarde aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Daarom vragen wij van nieuwe medewerkers standaard een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring kan worden aangevraagd door iedereen die in Nederland woont en een Burgerservicenummer heeft. De VOG toont aan dat gedrag uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de functie bij De Haagse Hogeschool.

Werken bij De Haagse

Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisatie in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met de wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.

Automatisch passende vacatures ontvangen?

Schrijf je in voor onze vacature alert en wij houden je op de hoogte per email.