Secretaris Programmaorganisatie

Npuls; Utrecht; On-site; EUR 42,988 - 61,413; Full time

Benefits offered by this job

8,33% vakantiegeld

36 vakantiedagen

NS-Businesscard 1 klasse

Job summary

Een organisatie in het onderwijs zoekt een secretaris in Utrecht om de interne overleggen te ondersteunen. De rol omvat het plannen van vergaderingen, opstellen van agenda's, en zorgen voor verslaglegging. De ideale kandidaat is proactief, verbindend in contact met mensen en heeft analytische vaardigheden. Deze uitdagende functie biedt een salaris tussen de €3852 en €5503 bruto per maand, met mogelijkheden tot hybride werken.

Qualifications

• Je hebt ervaring in het voorbereiden van overleggen.
• Je kunt goed omgaan met wisselende omstandigheden.
• Je hebt enige ervaring met beleidsadvies.

Responsibilities

• Je zorgt voor de planning van interne overleggen.
• Je bereidt vergaderingen voor en stelt agendapunten op.
• Je monitort de opvolging van acties en afspraken.

Skills

Verbindend contact met mensen

Proactief en precies

Analytische vaardigheden

Goed schrijfvaardig

Education

Ervaring in (vervolg)onderwijs

Job description

Wil jij met jouw expertise bijdragen aan een betekenisvolle transformatie in het onderwijs? In Npuls bouw je mee aan de toekomst van het Nederlandse vervolgonderwijs. Ben jij ook iemand die anderen in beweging brengt? Dan willen we graag van je horen!*

Bij Npuls zoeken wij een secretaris met affiniteit met het vervolgonderwijs. Ben jij graag degene die ervoor zorgt dat de afstemming tussen mensen en inhoud in een organisatie goed verloopt? Dan zoeken wij jou!

In Npuls werken alle publieke mbo-scholen, hogescholen en universiteiten aan de transformatie van het vervolgonderwijs. We bouwen in Npuls aan een onderwijssector die blijvend bijdraagt aan een veerkrachtige samenleving, brede welvaart en een sterke economie. Een goed opgeleide beroepsbevolking is daarbij cruciaal en dat begint met een sterke en toekomstbestendige vervolgonderwijssector waarin we mensen optimaal kunnen opleiden en waarin iedereen een leven lang kan blijven ontwikkelen.

Onze ambitie is dat lerenden klaar zijn voor de toekomst. Dat kunnen we realiseren als ze kunnen leren zonder drempels en doorlopend het beste onderwijs krijgen. Daarvoor hebben we nodig dat wij, met elkaar, leren(d) transformeren en AI & data waarde(n)vol inzetten én samen werken aan digitale sectorvoorzieningen.

We werken nauw samen met het ministerie van OCW, en andere organisaties in het onderwijsveld zoals Studielink en het NRO, en met andere door het NGF gefinancierde programma’s zoals de LLO-Katalysator, Edu-V en vele anderen.

Over het Secretarissenteam van Npuls

Je werkt in het (nieuwe) Secretarissenteam van de programmaorganisatie Npuls. Dit team maakt onderdeel uit van de Staf, die het programma op diverse gebieden ondersteunt: Programmaregie, Communicatie, Bedrijfsvoering, Wendbaar werken, Beleidsvorming en Architectuur. In het Secretarissenteam vind je de secretaris van de stuurgroep Npuls (‘extern secretaris’), de secretaris sector en de senior intern secretaris - onder wiens coördinatie je gaat werken.

Jouw rol in het programma

Npuls is een programma van alle instellingen in het Nederlandse publieke vervolgonderwijs, die verenigd zijn in de drie sectorverenigingen (Universiteiten van Nederland, de Vereniging Hogescholen, de MBO Raad) en in hun ICT-coöperatie SURF. In het programma werken alle publieke mbo-scholen, hogescholen en universiteiten in Nederland samen aan het onderwijs voor de toekomst, waar alle lerenden in ‘één onderwijsruimte’ kunnen leren zonder drempels en doorlopend het beste onderwijs krijgen. Het programma wordt door het Nationaal Groeifonds (NGF) gefinancierd. Npuls is in juli 2023 gestart en heeft een looptijd van acht jaar.

In het ‘programmaplan fase 2’ staat beschreven wat we verstaan onder dat leren zonder drempels en doorlopend het beste onderwijs, en wat er in ieder geval nodig zou zijn om dat waar te maken: door samen te werken in de (ict-)organisatie van het onderwijs, het delen van kennis over onderwijs en het ontwikkelen en inkopen van leermaterialen, maken we het makkelijker om het onderwijsaanbod snel te vernieuwen, beter toegankelijk te maken en flexibel aan te bieden. Zo wordt het voor iedereen mogelijk om zich een leven lang te blijven ontwikkelen en zich in te zetten in de samenleving en voor de Nederlandse economie.

Het programma draagt daar aan bij door nieuwe (digitale) voorzieningen te ontwikkelen die samenwerking beter mogelijk maken, en door te stimuleren en faciliteren dat het gesprek over wat deze verandering vraagt overal in het onderwijs gevoerd kan worden: van de docentenkamers tot en met de colleges van besturen, en het ministerie van OCW.

In de Npuls programmaorganisatie vind je daarom ook veel verschillende mensen met heel veel verschillende expertises en perspectieven die samen optrekken.

Jouw werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Je werkt als secretaris aan de ondersteuning van de interne overleggen in de programma-organisatie. Daarnaast is het mogelijk om in combinatie met het secretariswerk een bijdrage te leveren of deel uit te maken van een specifieke opdracht of project:

• Je bent verantwoordelijk voor de planning/agendering van alle interne overleggen;
• Je bereidt vergaderingen voor door het opstellen, afstemmen en verspreiden van (voorraad)agenda's;
• Zorgt voor kernachtige verslaglegging en de communicatie hierover. Voor het delen van informatie uit de overleggen naar nog méér mensen in Npuls heb je nauw contact met de collega's van interne communicatie;
• Monitort de opvolging van acties en afspraken;
• Stelt zo nodig vergaderstukken op;
• Draagt zorg voor archivering van de vergaderinformatie;
• Bent de schakel tussen de verschillende overleggen en praktische vraagbaak voor de deelnemers;
• Draagt bij aan de (inhoudelijke) organisatie van (interne) bijeenkomsten;
• Denkt mee na over en geeft uitvoering aan de continue versterking van de invulling van en samenhang tussen de overleggen

Jij neemt mee

• Je wordt blij van verandering, kunt goed omgaan met wisselende omstandigheden en schept voor anderen orde en helderheid;
• Je bent verbindend in contact met mensen;
• Je bent proactief en precies in het maken van afspraken en je zorgt dat anderen de ze nakomen;
• Je hebt enige ervaring in het (voorbereiden van) overleggen en het vastleggen van besluitvorming, en het voorbereiden en opstellen van vergaderstukken (beleidsadvies);
• Je hebt sterke analytische vaardigheden, die je graag inzet om complexiteit in organisaties te begrijpen;
• Je kunt goed schrijven;
• Je neemt initiatief als je ruimte ziet voor verbetering;
• Kennis van en ervaring in het (vervolg)onderwijs, is een pré.

Wij bieden

• Een afwisselende en uitdagende positie voor 32 - 36 uur (0,8 - 0,9 fte) in een informele en collegiale sfeer met een hoog ambitieniveau;
• Een salarisrange afhankelijk van kennis en ervaring tussen de 3852 – 5503 bruto op basis van fulltime;
• 8,33% vakantiegeld, een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%;
• 36 vakantiedagen per jaar (op basis van een 40-urige werkweek);
• Een NS-Businesscard 1 klasse;
• De kantoren van SURF, penvoerder van het programma, zijn gevestigd in Utrecht en Amsterdam, beiden op loopafstand van een treinstation (respectievelijk Utrecht CS en Amsterdam Science Park). Locatie kan variëren;
• Wij bieden de mogelijkheid tot hybride werken en je ontvangt een thuiswerkvergoeding op de thuiswerkdagen;
• Een projectcontract voor de duur van het programma, tot en met 30 juni 2031.

SURF is penvoerder van het programma. Dit betekent dat je in jouw rol in dienst komt bij SURF, maar werkt voor Npuls.

De sluitingsdatum van de vacature is 15 februari. Dit is de laatste dag dat je nog op deze vacature kunt reageren.

Eerst meer weten?

• Wil je meer weten of heb je vragen over deze rol, neem dan contact op met Elmi van den Akker via [e-mail]
• Heb je vragen over de procedure of werken bij SURF, neem dan contact op met onze recruiter Aram Verweij via [e-mail]
• Meer informatie over het programma Npuls en de programmaonderdelen vind je via de website www.npuls.nl

*Geen leuk feitje: onderzoek toont aan dat vrouwen en mensen uit minderheidsgroepen pas solliciteren op een functie als ze aan alle eisen voldoen. Mannen solliciteren als ze (slechts) 60% van de eisen kunnen waarmaken. Daarom willen we ook van je horen als je niet zeker weet of je 100% gekw