Secretaris Directieberaad

Rijksoverheid; Den Haag; Hybrid; EUR 46,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-individueel keuzebudget

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Volledige vergoeding ov-reiskosten (wo

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Job summary

Autoriteit Persoonsgegevens zoekt een secretaris die het Directieberaad ondersteunt en coördineert. Je bereidt wekelijkse overleggen voor, beheert de agena, legt verslag en bewaakt voortgang van acties. Je ondersteunt tevens de DB-voorzitter en BO-secretaris, en maakt deel uit van de afdeling Strategie.

De functie vereist HBO/WO-niveau, ervaring met plannen en verslaggeving, projectmatig werken en kennis van AVG/AIV. Een hybride werksetting, met contacten binnen en buiten AP, past bij deze rol.

Qualifications

• Afgeronde HBO- of WO-opleiding.
• Ervaring met plannen, organiseren en verslaglegging.
• Ervaring met projectmatig werken.
• Ervaring met Planning & Control cyclus: begrotingen, jaarverslagen en rapportages.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Duidelijk en bondig in verslagen, actielijsten of rapportages.
• Communicatief vaardig en stuurt op afspraken.
• Bereidheid om AVG/AIV- wetgeving te bestuderen.

Responsibilities

• Ondersteunen, organiseren en coördineren van het Directieberaad (DB).
• Voorbereiden vergaderingen, agendabeheer en verslaglegging.
• Ondersteunen van DB-voorzitter en secretarissen van BO/strategische overleggen.
• Opstellen beleidsdocumenten en diverse rapportages.
• Betrokken bij organisatie van managementmeetings en verslaglegging.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Plan- en organisatievermogen

Proactieve afstemming

Zelfstandigheid

Education

HBO/WO-opleiding

Job description

Dit ga je doen

Als secretaris ondersteun en organiseer/coördineer je de activiteiten van het Directieberaad (DB). Het DB bestaat uit de directeuren van de zes directies van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De belangrijkste DB-activiteit is het wekelijkse gezamenlijke overleg, waar AP-brede zaken worden besproken. Je bereidt deze vergadering, beheert de agena, legt daarvan verslag en bewaakt de voortgang van acties. Je ondersteunt daarbij de DB-voorzitter.

Daarnaast stel je beleidsmatige documenten op voor het DB, verzorg je diverse rapportages, en speel je een rol bij het organiseren van bredere managementmeetings. Je bent ook de vaste vervanger van de secretaris van het Bestuurlijk Overleg (BO), voor de wekelijkse vergadering van het bestuur van de AP. Net als de BO-secretaris maak je deel uit van de afdeling Strategie, binnen de directie Strategie en Internationaal. Het is een afwisselende functie. Je hebt veel contacten met collega’s en je komt in aanraking met allerlei onderwerpen die binnen de AP actueel zijn. Bij deze werkzaamheden werk je nauw samen met de andere directiesecretarissen, de BO-secretaris en de verschillende directeuren

Dit krijg je

• Schaal 11
  €4.132 - €6.275 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wij zoeken een collega die als een spin in het web van de AP wil werken. Die het leuk vindt mensen te kennen, contacten weet te benutten en snel kan schakelen. Je bent verder in staat zelfstandig te werken en te bedenken waar behoefte aan is, en je bent goed in het proactief afstemmen van je eigen werk op behoeften van anderen. Je kunt goed plannen, organiseren en doelen stellen en zorgen dat informatie tijdig wordt aangeleverd. Daartoe weet je collega’s op een prettige manier te activeren door slim voorwerk te verrichten en waar mogelijk hen hierbij te faciliteren. We vinden het leuk wanneer je dat op je eigen creatieve manier invult.

Vanwege de vergaderdagen van het DB, en de daarbij behorende werkzaamheden en deadlines, is beschikbaarheid op maandag, dinsdag en donderdag een vereiste. Om je spil-functie goed te kunnen uitoefenen, verwachten we dat je minimaal de helft van de werktijd op kantoor bent en bij de DB overleggen op kantoor aanwezig bent.

Competenties

De functie is ingedeeld in de functiegroep (senior) adviseur van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties die daarbij horen. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

Verder heb je

• Een afgeronde hbo- of wo-opleiding
• Ervaring en interesse in een functie waarbij plannen, organiseren en verslaglegging een belangrijk deel van je takenpakket vormt
• Ervaring met projectmatig werken
• Ervaring met Planning & Controlcyclus: opstellen begrotingen, jaarverslagen en rapportages
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift
• Je formuleert duidelijk en bondig in bijvoorbeeld verslagen, actielijsten of in rapportages
• Je bent communicatief vaardig en spreekt collega’s aan op gemaakte afspraken
• Je bent bereid en in staat je te verdiepen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de AI Verordening (AIV) en aanverwante wetgeving.

Meer over Strategie

De afdeling Strategie bestaat uit een ambitieus team van 12 medewerkers dat schakelt tussen bestuur, directies en andere collega’s binnen de organisatie. De afdeling is verantwoordelijk voor de langetermijnkoers van de AP, houdt ontwikkelingen in de buitenwereld in de gaten, onderhoudt contacten met de politiek en andere stakeholders, en denkt na over de verdere professionalisering van ons toezicht en de organisatie. De toegevoegde waarde van de afdeling ligt in het strategisch handig en snel opereren. We werken hybride, en je werkt met mensen van binnen en buiten de organisatie.

Over Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is de onafhankelijke toezichthouder op persoonsgegevens die mensen beschermt in een digitale wereld. Vier fundamentele waarden zijn leidend in ons werk: non-discriminatie, persoonlijke autonomie en vrijheid, controleerbaarheid en transparantie van de macht en veiligheid van persoonsgegevens. Het voorkomen en verminderen van schadelijke situaties waar persoonsgegevens bij zijn betrokken staat hierin centraal. We bevorderen goed gedrag, bewaken naleving van de regels en agenderen op technische en juridische risico’s en ongereguleerde activiteiten. We gebruiken hiervoor systeemtoezicht- en technologische expertise, waarbij het effect dat we willen bereiken doorslaggevend is in de keuze van de interventie(s). Om dit te bereiken, zijn we actief én zichtbaar in de buitenwereld en daardoor bekend met wat er speelt. Waar nodig, innoveren wij onze vorm van toezicht.

Waar we zijn, met wie we praten, wat we kopen, hoe gezond we zijn. Er wordt op grote schaal informatie over ons vastgelegd – of we nu op internet kijken of op straat lopen. Vaak zelfs ongemerkt. Alles bij elkaar opgeteld, dreigen we zo stukje bij beetje de zeggenschap over onze persoonsgegevens - en daarmee