Directiesecretaris

Autoriteit Persoonsgegevens; Den Haag; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverke

Ouderschapsverlof

Job summary

Autoriteit Persoonsgegevens zoekt een Directiesecretaris ter ondersteuning van de directie Strategie en Internationaal. U maakt deel uit van de strategieafdeling en fungeert als spin in het web, bewaakt agenda's, organiseert vergaderingen en coördineert actiepunten zodat de directie in control blijft.

U werkt nauw samen met de directeur SI, onderhoudt interne communicatie en draagt bij aan MT-vergaderingen en projecten binnen Strategie.

Qualifications

• Een afgeronde academische opleiding.
• Meerdere jaren ervaring in plannen, organiseren en verslaglegging.
• Ervaring met projectmatig werken.
• Kennis van Planning & Control cyclus (begrotingen, jaarverslagen).
• Goed kunnen formuleren in verslagen en actielijsten.
• Affiniteit met getallen en kwantitatieve rapportages.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Bekend met AVG en AI-Verordening.
• Gedegen Excel, Word en PowerPoint skills.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie SI bij organisatorische en inhoudelijke vraagstukken.
• Voorbereiden van vergaderingen en vastleggen van actiepunten.
• Zorgen dat de directeur in control is op bedrijfsvoeringsaspecten.
• Beheren van agenda op strategisch niveau en verbinden met andere directies.
• Medeverantwoordelijk voor interne communicatie en direciebijeenkomsten.
• Betrokken bij projecten binnen Strategie.

Skills

Organiseren

Plannen

Verslaggeving

Projectmatig werken

Excel

PowerPoint

Word

Communicatie

Engels

Nederlands

AVG kennis

Education

Academische opleiding

Tools

Microsoft Excel

Word

PowerPoint

Job description

Als Directiesecretaris ondersteun je de directie Strategie en Internationaal (SI). Je werkt nauw samen met de directeur SI en ondersteunt hem bij organisatorische en inhoudelijke vraagstukken. Het gaat daarbij om het voorbereiden van vergaderingen, het vastleggen en bewaken van (de voortgang op) actiepunten, en zorgen dat de directeur in control is op bedrijfsvoeringsaspecten. Je overziet zijn agenda op strategisch niveau, en bent een verbindende schakel naar andere directies.

Net als de BO- en de DB -secretaris maak je deel uit van de afdeling Strategie, binnen de directie Strategie en Internationaal. Het is een afwisselende functie. Je hebt veel contacten met collega’s binnen en buiten de directie. Je komt in aanraking met alle onderwerpen die binnen de AP actueel zijn. Naast je werk voor de directeur, houd je je bezig met projecten binnen de afdeling Strategie. Ook speel je een belangrijke rol bij de interne communicatie binnen de directie. Bijvoorbeeld door het mede-organiseren van direciebijeenkomsten.

• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wij zoeken een collega die als een spin in het web van onze directie wil werken. Die het leuk vindt mensen te kennen, contacten weet te benutten en snel kan schakelen. Je bent verder in staat zelfstandig te werken en te bedenken waar behoefte aan is, en je bent goed in het afstemmen van je eigen werk op behoeften van anderen. Je kunt goed plannen en organiseren en doelen stellen: de informatie waarover gerapporteerd moet worden tijdig wordt aangeleverd. Daartoe weet je collega’s op een prettige manier te activeren om de informatie aan te leveren door slim voorwerk te verrichten en waar mogelijk hen hierbij te faciliteren.

We vinden het leuk wanneer je dat op je eigen creatieve manier invult. Vanwege de vergaderdagen van het MT en de daarbij behorende werkzaamheden en deadlines, is beschikbaarheid op maandag, dinsdag en donderdag een vereiste. Om je spil-functie goed te kunnen uitoefenen, verwachten we dat je minimaal de helft van de werktijd op kantoor bent en bij de MT overleggen op kantoor aanwezig bent.

De functie is ingedeeld in de functiegroep (senior) adviseur van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties van (senior) adviseur. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

Verder heb je

• Een afgeronde academische opleiding
• Ten minste een aantal jaren ervaring in een functie waarbij plannen, organiseren en verslaglegging een belangrijk deel van je takenpakket vormt
• Ervaring met projectmatig werken
• Ervaring met Planning & Control cyclus: opstellen begrotingen, jaarverslagen en andere verantwoordingsdocumenten
• Je vindt het leuk om duidelijk en bondig te formuleren in bijvoorbeeld verslagen, actielijsten of in rapportages
• Je hoeft geen rekenwonder te zijn, maar je hebt wel affiniteit met getallen en het opstellen van (deels) kwantitatieve rapportages
• Je bent communicatief en vindt het leuk je te verdiepen in de werkzaamheden van de AP in het algemeen en die van de directie SI in het bijzonder
• Je durft collega's aan te spreken op gemaakte afspraken
• Je kunt goed werken met Microsoft Excel, Word en Powerpoint
• Naast een goede beheersing van de Nederlandse taal, beheers je ook de Engelse taal goed
• Je bent bereid en in staat je te verdiepen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de AI-Verordening (AIV) en aanverwante wetgeving.

Meer over Strategie

De afdeling Strategie bestaat uit een ambitieus team van 12 medewerkers dat schakelt tussen bestuur, directies en andere collega’s binnen de organisatie. De afdeling is verantwoordelijk voor de langetermijnkoers van de AP, houdt ontwikkelingen in de buitenwereld in de gaten, onderhoudt contacten met de politiek en andere stakeholders, en denkt na over de verdere professionalisering van ons toezicht en de organisatie. De toegevoegde waarde van de afdeling ligt in het strategisch handig en snel opereren. We werken hybride, en je werkt met mensen van binnen en buiten de organisatie.

Onze missie en visie

De Autoriteit Persoonsgegevens is de onafhankelijke toezichthouder op persoonsgegevens die mensen beschermt in een digitale wereld. Vier fundamentele waarden zijn leidend in ons werk: non-discriminatie, persoonlijke autonomie en vrijheid, controleerbaarheid en transparantie van de macht en veiligheid van persoonsgegevens. Het voorkomen en verminderen van schadelijke situaties waar persoonsgegevens bij zijn betrokken staat hierin centraal. We bevorderen goed gedrag, bewaken naleving van de regels en agenderen op technische en juridische risico’s en ongereguleerde activiteiten. We gebruiken hiervoor systeemtoezicht- en technologische expertise, waarbij het effect dat we willen bereiken doorslaggevend is in de keuze van de interventie(s). Om dit te bereiken, zijn we actief én zichtbaar in de buitenwereld en daardoor bekend met wat er speelt. Waar nodig, innoveren wij onze vorm van toezicht.

Over Autoriteit Persoonsgegevens

Waar we zijn, met wie we praten, wat we kopen, hoe gezond we zijn. Er wordt op grote schaal informatie over ons vastgelegd - of we nu op internet kijken of op straat lopen. Vaak zelfs onopgemerkt. Alles bij elkaar opgeteld, dreigen we zo stukje bij beetje de zeggenschap over onze persoonsgegevens - en daarmee over onze vrijheid en autonomie - te verliezen. Denk bijvoorbeeld aan discriminerende algoritmes, de handel in persoonsgegevens, datalekken en identiteitsdiefstal. Daarom moeten we erop kunnen vertrouwen dat zowel bedrijven als de overheid zorgvuldig omgaan met onze persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maakt zich daar sterk voor. Dat doen we onder meer door voorlichting en advies te geven, onderzoek te doen en boetes of andere sancties op te leggen. Daarmee stimuleren we dat mensen de regie houden over hun eigen persoonsgegevens. De AP werkt daarbij nauw samen met de privacytoezichthouders in andere Europese landen.

De AP is volop in beweging. Onze huidige organisatiestructuur en een deel van onze taken is relatief nieuw, ons werkveld is omvangrijk. We zijn daarom altijd op zoek naar manieren om ons werk nog beter en efficiënter te doen en staan open voor nieuwe ideeën. Een beslissing van de AP gaat nooit ongemerkt voorbij: ons werk heeft impact. Onze taken bekijken we dan ook vanuit een breed maatschappelijk perspectief. We hebben onder andere veel contact met vertegenwoordigers van diverse sectoren en spreken we dagelijks mensen die vragen en klachten over privacy aan ons voorleggen. Bij de AP werken op dit moment ruim 300 gedreven en betrokken collega’s. Van pas afgestudeerden tot zeer ervaren experts, bijvoorbeeld op juridisch en technologisch gebied. Wij zijn een middelgrote organisatie met korte lijnen en de sfeer is informeel.

Over de functiegroep (Senior) Adviseur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.