Secretaris Directieberaad

Kinderbescherming; Den Haag; Hybrid; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

OV-reiskosten woon-werkverkeer

Bedrijfsfitness

Verlof en studiefaciliteiten

Job summary

Autoriteit Persoonsgegevens zoekt een ervaren secretaris voor het Directieberaad met verantwoordelijkheid voor agendabeheer, verslaglegging en voortgang van acties. Je bereidt vergaderingen voor, stelt beleidsdocumenten op en verzorgt diverse rapportages.

Daarnaast ben je vaste vervanger van de secretaris van het BO en werk je nauw samen met collega-secretarissen en directeuren. De functie is ingedeeld in de senior adviseur-functiegroep; Een HBO/WO-opleiding is vereist, met sterke

Qualifications

• Een afgeronde HBO- of WO-opleiding
• Ervaring en interesse in plannen, organiseren en verslaglegging
• Ervaring met projectmatig werken
• Ervaring met Planning & Controlcyclus: begrotingen, jaarverslagen en rapportages
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Duidelijk en bondig formuleren in verslagen en actielijsten
• Communicatief vaardig en aanspreekbaar op gemaakte afspraken
• Bereid en in staat je te verdiepen in AVG en AIV en aanverwante wetgeving

Responsibilities

• Het Directieberaad voorbereiden en agendabeheer, verslaglegging en voortgangsbewaking
• Beleidsmatige documenten opstellen en rapportages verzorgen
• Vaste vervanger van de secretaris van het Bestuurlijk Overleg (BO) en deelname aan wekelijkse vergaderingen
• Samenwerken met andere directiesecretarissen, BO-secretaris en directeuren
• Veel interne contacten en afwisseling in werkzaamheden

Skills

Plan & organisatie

Communicatieve vaardigheden

Verslaglegging

Proactieve afstemming

Nederlandse taalvaardigheid

Verantwoordelijkheidsgevoel

Inlevingsvermogen AVG/AIV

Education

HBO-/WO-opleiding

Job description

Als secretaris ondersteun en organiseer/coördineer je de activiteiten van het Directieberaad (DB). Het DB bestaat uit de directeuren van de zes directies van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De belangrijkste DB-activiteit is het wekelijkse gezamenlijke overleg, waar AP-brede zaken worden besproken. Je bereidt deze vergadering, beheert de agena, legt daarvan verslag en bewaakt de voortgang van acties. Je ondersteunt daarbij de DB-voorzitter.

Daarnaast stel je beleidsmatige documenten op voor het DB, verzorg je diverse rapportages, en speel je een rol bij het organiseren van bredere managementmeetings. Je bent ook de vaste vervanger van de secretaris van het Bestuurlijk Overleg (BO), voor de wekelijkse vergadering van het bestuur van de AP. Net als de BO-secretaris maak je deel uit van de afdeling Strategie, binnen de directie Strategie en Internationaal. Het is een afwisselende functie. Je hebt veel contacten met collega’s en je komt in aanraking met allerlei onderwerpen die binnen de AP actueel zijn. Bij deze werkzaamheden werk je nauw samen met de andere directiesecretarissen, de BO-secretaris en de verschillende directeuren

• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wij zoeken een collega die als een spin in het web van de AP wil werken. Die het leuk vindt mensen te kennen, contacten weet te benutten en snel kan schakelen. Je bent verder in staat zelfstandig te werken en te bedenken waar behoefte aan is, en je bent goed in het proactief afstemmen van je eigen werk op behoeften van anderen. Je kunt goed plannen, organiseren en doelen stellen en zorgen dat informatie tijdig wordt aangeleverd. Daartoe weet je collega’s op een prettige manier te activeren door slim voorwerk te verrichten en waar mogelijk hen hierbij te faciliteren.We vinden het leuk wanneer je dat op je eigen creatieve manier invult.

Vanwege de vergaderdagen van het DB, en de daarbij behorende werkzaamheden en deadlines, is beschikbaarheid op maandag, dinsdag en donderdag een vereiste. Om je spil-functie goed te kunnen uitoefenen, verwachten we dat je minimaal de helft van de werktijd op kantoor bent en bij de DB overleggen op kantoor aanwezig bent.

De functie is ingedeeld in de functiegroep (senior) adviseur van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties die daarbij horen. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

Verder heb je

• Een afgeronde hbo- of wo-opleiding
• Ervaring en interesse in een functie waarbij plannen, organiseren en verslaglegging een belangrijk deel van je takenpakket vormt
• Ervaring met projectmatig werken
• Ervaring met Planning & Controlcyclus: opstellen begrotingen, jaarverslagen en rapportages
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift
• Je formuleert duidelijk en bondig in bijvoorbeeld verslagen, actielijsten of in rapportages
• Je bent communicatief vaardig en spreekt collega’s aan op gemaakte afspraken
• Je bent bereid en in staat je te verdiepen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de AI Verordening (AIV) en aanverwante wetgeving.

Meer over Strategie

De afdeling Strategie bestaat uit een ambitieus team van 12 medewerkers dat schakelt tussen bestuur, directies en andere collega’s binnen de organisatie. De afdeling is verantwoordelijk voor de langetermijnkoers van de AP, houdt ontwikkelingen in de buitenwereld in de gaten, onderhoudt contacten met de politiek en andere stakeholders, en denkt na over de verdere professionalisering van ons toezicht en de organisatie. De toegevoegde waarde van de afdeling ligt in het strategisch handig en snel opereren. We werken hybride, en je werkt met mensen van binnen en buiten de organisatie.

Over Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is de onafhankelijke toezichthouder op persoonsgegevens die mensen beschermt in een digitale wereld. Vier fundamentele waarden zijn leidend in ons werk: non-discriminatie, persoonlijke autonomie en vrijheid, controleerbaarheid en transparantie van de macht en veiligheid van persoonsgegevens. Het voorkomen en verminderen van schadelijke situaties waar persoonsgegevens bij zijn betrokken staat hierin centraal. We bevorderen goed gedrag, bewaken naleving van de regels en agenderen op technische en juridische risico’s en ongereguleerde activiteiten. We gebruiken hiervoor systeemtoezicht- en technologische expertise, waarbij het effect dat we willen bereiken doorslaggevend is in de keuze van de interventie(s). Om dit te bereiken, zijn we actief én zichtbaar in de buitenwereld en daardoor bekend met wat er speelt. Waar nodig, innoveren wij onze vorm van toezicht.

Waar we zijn, met wie we praten, wat we kopen, hoe gezond we zijn. Er wordt op grote schaal informatie over ons vastgelegd – of we nu op internet kijken of op straat lopen. Vaak zelfs ongemerkt. Alles bij elkaar opgeteld, dreigen we zo stukje bij beetje de zeggenschap over onze persoonsgegevens - en daarmee over onze vrijheid en autonomie – te verliezen. Denk bijvoorbeeld aan discriminerende algoritmes, de handel in persoonsgegevens, datalekken en identiteitsdiefstal. Daarom moeten we erop kunnen vertrouwen dat zowel bedrijven als de overheid zorgvuldig omgaan met onze persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maakt zich daar sterk voor. Dat doen we onder meer door voorlichting en advies te geven, onderzoek te doen en boetes of andere sancties op te leggen. Daarmee stimuleren we dat mensen de regie houden over hun eigen persoonsgegevens en dat AI-toepassingen veilig zijn. De AP werkt daarbij nauw samen met andere toezichthouders in Nederland en Europa.

De AP is volop in beweging. Onze huidige organisatiestructuur en een deel van onze taken is relatief nieuw, ons werkveld is omvangrijk. We zijn daarom altijd op zoek naar manieren om ons werk nog beter en efficiënter te doen en staan open voor nieuwe ideeën. Een beslissing van de AP gaat nooit ongemerkt voorbij: ons werk heeft impact. Onze taken bekijken we dan ook vanuit een breed maatschappelijk perspectief. We hebben onder andere veel contact met vertegenwoordigers van diverse sectoren en spreken we dagelijks mensen die vragen en klachten over privacy en AI en algoritmes aan ons voorleggen. Bij de AP werken op dit moment ruim 350 gedreven en betrokken collega’s. Van pas afgestudeerden tot zeer ervaren experts, bijvoorbeeld op juridisch en technologisch gebied. Wij zijn een middelgrote organisatie met korte lijnen en de sfeer is informeel.

De verdere procedure is als volgt:

• je ontvangt een ontvangstbevestiging
• binnen een week na de sluitingsdatum maken wij een eerste selectie en hoor je of we je uitnodigen voor een gesprek
• na het eerste gesprek, bepalen we of we een tweede gespreksronde houden, waarna eventueel een arbeidsvoorwaardengesprek volgt
• het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Voor meer informatie over de functie kun je het functieprofiel (Senior) Adviseur - Functiegebouw Rijk raadplegen en/of contact opnemen met Siún O’Keeffe (via telefoonnummer 06 27 52 81 45). Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met de afdeling HR via e-mailadres [e-mail]

Over de functiegroep (Senior) Adviseur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.