Secretaris-bedrijfsvoering (zzp - freelance)

Gemeente Utrecht; Utrecht; Vor Ort; EUR 29.000 - 42.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Gemeente Utrecht zoekt een tijdelijke Secretaris voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte. Je organiseert, coördineert en bewaakt bedrijfsvoeringsprocessen en ondersteunt bij budgetbewaking en urenverantwoording.

De rol vraagt proactief handelen, overzicht bewaren en deadlines halen. Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag is vereist, met mogelijke vier- of vijfdaagse werkweken.

Qualifikationen

• Sterk financieel administratief inzicht en planningsvermogen.
• In staat knelpunten tijdig te signaleren en op te lossen.
• Ervaring met managementondersteuning is een pré.

Aufgaben

• Voorbereiden, organiseren en bewaken van managementoverleggen en afdelingsbrede overleggen.
• Monitoren van voortgang, acties, besluiten en afspraken.
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.
• Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking en financiële beheersing.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen over bedrijfsvoeringsprocessen.
• Verzamelen van managementinformatie en opstellen van rapportages.

Kenntnisse

Organisatievermogen

Budgetbewaking

Procesbewaking

Jobbeschreibung

Organisatie

Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht bewaart, processen bewaakt en ervoor zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden nagekomen? Heb je ervaring met managementondersteuning, bedrijfsvoering en administratieve processen binnen een complexe organisatie? Dan is Freep voor de Gemeente Utrecht opzoek naar jou!

Over de rol

Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte zoeken wij een tijdelijke Secretaris die een belangrijke bijdrage levert aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie.

Wat ga je doen?

Als Secretaris ben je verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van diverse bedrijfsvoeringsprocessen binnen de afdeling. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Voorbereiden, organiseren en bewaken van managementoverleggen en andere afdelingsbrede overleggen.
• Monitoren van voortgang, acties, besluiten en afspraken.
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.
• Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.
• Vervullen van de rol van matchingcoördinator, waarbij je uren alloceert naar verschillende teams en medewerkers.
• Verzamelen van managementinformatie en opstellen, bewerken en redigeren van rapportages.
• Ondersteunen bij het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen.
• Bijdragen aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden richting de toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering.

Met wie werk je samen?

Je werkt nauw samen met:

• Het afdelingshoofd Ruimte
• Het PMO hoofd
• Het managementteam (MT)
• De strategisch adviseur van het MT
• Diverse adviseurs en ondersteunende functies binnen de organisatie

Wie ben jij?

Een uitstekende kandidaat onderscheidt zich door:

• Sterk gevoel voor financiële en administratieve processen.
• Het vermogen om overzicht te houden in een dynamische omgeving.
• Proactief handelen en knelpunten tijdig signaleren.
• Het verbinden van verschillende informatiestromen, processen en stakeholders.
• Doorzettingsvermogen en overtuigingskracht om zaken voor elkaar te krijgen.
• Een praktische instelling: je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald.

Praktische informatie

Werkdagen en werktijden

• Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag is een vereiste.
• De werkuren kunnen in overleg worden verdeeld over vier of vijf werkdagen.