Secretaris -Bedrijfsvoering

1UPPLY; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Job summary

1UPPLY zoekt een Secretaris Bedrijfsvoering om managementprocessen te ondersteunen, overleggen voor te bereiden en te bewaken, en de voortgang van besluiten te monitoren. Je bent verantwoordelijk voor tijdige opvolging, financiële beheersing en centrale informatie-uitwisseling binnen de afdeling bedrijfsvoering.

Met HBO-werk- en denkniveau en minimaal drie jaar relevante ervaring, lever je een proactieve bijdrage aan procesoptimalisatie en rapportages.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 3 jaar relevante HBO-werkervaring.
• Ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.
• Ervaring met financiële en administratieve processen.
• Uitstekende organisatorische en sterke communicatieve vaardigheden.
• Nauwkeurige en resultaatgerichte werkwijze.

Responsibilities

• Voorbereiden, organiseren en bewaken van management- en afdelingsbrede overleggen.
• Volgen van acties, besluiten en afspraken.
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.
• Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking en urenverantwoording.
• Uren toewijzen als matchingcoördinator en rapportages opstellen.

Skills

Organisatievermogen

communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Excel

PowerPoint

SAP

FCC

Job description

Secretaris Bedrijfsvoering

Ben jij organisatorisch sterk, houd je overzicht en zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen? In deze tijdelijke functie ondersteun je managementprocessen, coördineer je overleggen en draag je bij aan financiële, administratieve en bedrijfsvoeringsprocessen.

Wat ga je doen?

Management- en afdelingsbrede overleggen voorbereiden, organiseren en bewaken.

De voortgang van acties, besluiten en afspraken monitoren.

Knelpunten signaleren en zorgen voor tijdige opvolging.

Budgethouders ondersteunen bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.

Uren als matchingcoördinator toewijzen aan verschillende teams en medewerkers.

Managementinformatie verzamelen en rapportages opstellen, bewerken en redigeren.

Bedrijfsvoeringsprocessen helpen optimaliseren.

Fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen.

Bijdragen aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden naar een toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering.

Met wie werk je samen?

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, het PMO-hoofd, het managementteam, de strategisch adviseur van het MT en verschillende adviseurs en ondersteunende functies.

Wat breng je mee?

Hbo-werk- en -denkniveau.

Minimaal drie jaar relevante werkervaring op hbo-niveau.

Ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.

Ervaring met financiële en administratieve processen.

Uitstekende organisatorische en sterke communicatieve vaardigheden.

Een nauwkeurige en resultaatgerichte werkwijze.

Wat is een pré?

Ervaring met Excel en PowerPoint.

Kennis van of ervaring met SAP.

Ervaring met FCC.

Affiniteit met financiële administratie, bedrijfsvoering en procesmanagement.

Wie ben jij?

Je hebt een sterk gevoel voor financiële en administratieve processen.

Je behoudt overzicht in een dynamische omgeving.

Je handelt proactief en signaleert knelpunten op tijd.

Je verbindt verschillende informatiestromen, processen en betrokkenen.

Je hebt doorzettingsvermogen en overtuigingskracht.

Je werkt praktisch en zorgt dat afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald.

Praktische informatie

Beschikbaarheid: Je bent beschikbaar op dinsdag en donderdag. De werkuren kunnen in overleg worden verdeeld over vier of vijf werkdagen.

Eisen

• De kandidaat moet beschikken over HBO werk- en denkniveau
• De kandidaat moet minimaal 3 jaar relevante werkervaring op HBO-niveau hebben
• De kandidaat moet ervaring hebben met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen
• De kandidaat moet ervaring hebben met financiële en administratieve processen
• De kandidaat moet uitstekende organisatorische vaardigheden hebben
• De kandidaat moet sterke communicatieve vaardigheden hebben
• De kandidaat moet nauwkeurig en resultaatgericht zijn
• De kandidaat moet beschikbaar zijn op dinsdag en donderdag
• De kandidaat moet beschikbaar zijn voor de kennismakingsgesprekken op 12 november van 15.00 tot 17.00 uur
• Een kandidaat die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest, mag niet worden voorgesteld
• Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet worden aangegeven voor welke opdracht en in welke periode dit was
• De kandidaat moet bij de intake en op de startdatum van het contract beschikken over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart en dit ter controle kunnen overleggen

Gunningscriteria

• Ervaring met Excel en PowerPoint is gewenst
• Kennis van of ervaring met SAP is een pré
• Ervaring met FCC is een pré
• Affiniteit met financiële administratie, bedrijfsvoering en procesmanagement is gewenst