Secretaris -Bedrijfsvoering

Impact Vandaag; Utrecht; Hybrid; EUR 37,000 - 44,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Vaste vakantiedagen

CAO-naleving

Doorbetaling bij ziekte volgens CAO

Reiskostenvergoeding

Pensioenopbouw

Job summary

Impact Vandaag zoekt voor de Gemeente Utrecht een secretaris bedrijfsvoering die managementprocessen ondersteunt, overleggen coördineert en tijdig acties bewaakt. Je bent de verbindende schakel tussen disciplines en draagt bij aan financiële beheersing.

De rol is hybride, vereist beschikbaarheid op dinsdag en donderdag en omvat budgetbewaking, urenverantwoording en rapportagewerkzaamheden. Samenwerking met MT en PMO is onderdeel van de functie.

Qualifications

• HB0/HBO werk- en denkniveau vereist.
• Relevante ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.
• Ervaring met financiële en administratieve processen en rapportages.

Responsibilities

• Voorbereiden, organiseren en bewaken van managementoverleggen en afdelingsbrede overleggen.
• Monitoren van voortgang, acties en besluiten en tijdige opvolging waarborgen.
• Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking en urenverantwoording.
• Verzamelen van managementinformatie en opstellen/ redigeren van rapportages.
• Functie als centraal aanspreekpunt voor bedrijfsvoeringsprocessen.

Skills

Organisatie

Managementondersteuning

Bedrijfsvoering

Administratieve processen

Excel

PowerPoint

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

SAP

Job description

## Secretaris -BedrijfsvoeringGemeente UtrechtStadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht, Nederland, UtrechtStartdatum 29 - 11 - 2026Einddatum 31 - 08 - 20273.653,90 p/m 35,13 p/u24 uur p/w10 maandenUtrechtOrganisatie en PersoneelFinancieelPublicatiedatum: 3 november 2026Optie tot verlenging: Er is geen optie tot verlenging.Werkplek: Hybride werken | Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag is een vereiste. De werkuren kunnen in overleg worden verdeeld over vier of vijf werkdagen.Opleidingsniveau: HBOWerkervaring: Medior### Hoe ga jij impact maken?Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht bewaart, processen bewaakt en ervoor zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden nagekomen? Heb je ervaring met managementondersteuning, bedrijfsvoering en administratieve processen binnen een complexe organisatie? Dan is een administratieve partner voor de Gemeente Utrecht op zoek naar jou! **Over de rol** Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte zoeken wij een tijdelijke Secretaris die een belangrijke bijdrage levert aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie. In deze veelzijdige functie ondersteun je managementprocessen, coördineer je overleggen, bewaak je acties en afspraken en ondersteun je financiële en administratieve processen. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende disciplines en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en resultaten worden behaald. **Wat ga je doen?** Als Secretaris ben je verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van diverse bedrijfsvoeringsprocessen binnen de afdeling. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:* Voorbereiden, organiseren en bewaken van managementoverleggen en andere afdelingsbrede overleggen.* Monitoren van voortgang, acties, besluiten en afspraken.* Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.* Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.* Vervullen van de rol van matchingcoördinator, waarbij je uren alloceert naar verschillende teams en medewerkers.* Verzamelen van managementinformatie en opstellen, bewerken en redigeren van rapportages.* Ondersteunen bij het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen.* Fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen.* Bijdragen aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden richting de toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering.### Eisen* HBO werk- en denkniveau.* Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op HBO-niveau.* Ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.* Ervaring met financiële en administratieve processen.* Uitstekende organisatorische vaardigheden.* Sterke communicatieve vaardigheden.* Nauwkeurig en resultaatgericht.* Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag is een vereiste.### Wensen en competenties**Wensen*** Ervaring met Excel en PowerPoint.* Kennis van of ervaring met SAP is een pré.* Ervaring met FCC is een pré.* Affiniteit met financiële administratie, bedrijfsvoering en procesmanagement.**Competenties** Een uitstekende professional onderscheidt zich door:* Sterk gevoel voor financiële en administratieve processen.* Het vermogen om overzicht te houden in een dynamische omgeving.* Proactief handelen en knelpunten tijdig signaleren.* Het verbinden van verschillende informatiestromen, processen en stakeholders.* Doorzettingsvermogen en overtuigingskracht om zaken voor elkaar te krijgen.* Een praktische instelling: je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald.### Organisatie & TeamJe werkt voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte bij de Gemeente Utrecht. **Met wie werk je samen?** Je werkt nauw samen met:* Het afdelingshoofd Ruimte* Het PMO hoofd* Het managementteam (MT)* De strategisch adviseur van het MT* Diverse adviseurs en ondersteunende functies binnen de organisatieAls gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn.### Deze voorwaarden bieden we jouAls ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.Hoog salaris bij Impact Vandaag. Het bruto salaris is € 3.653,90 p/m o.b.v. € 35,13 p/u en 24 uur per week.Transparante pro-forma berekening.Vakantiegeld van 8% en een vast aantal vakantiedagen per jaar (fulltime basis).Zorgeloze naleving van de Wet DBA.Doorbetaling bij ziekte volgens CAO.Een contract voor de duur van de opdracht, met optie tot verlenging afhankelijk van de functie en organisatie.Pensioenopbouw via de regeling voor uitzendkrachten.Reiskostenvergoeding afhankelijk van de functie en organisatie.Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?Hoe werkt hetAangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest. Lees meer### Stappenplan voor deze vacature1Solliciteren2Kennismaken3Voorbereiding gesprek4UitslagVind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:* • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.* • Of je past bij de organisatie.Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.