Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Nieuwegein; Hybrid; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Goede werk-privébalans

Trainingen en workshops

Pensioenregeling PFZW

8,33% eindejaarsuitkering

8,33% vakantiegeld

Job summary

zorgjob.nl zoekt een Secretaresse Medische Staf in Nieuwegein voor ondersteuning van het bestuur en de medische staf. Je bewaakt agenda's, verwerkt communicatie en zorgt voor soepele processen met inzet van AI-tools zoals MS Copilot.

Je werkt in een team van drie support professionals en twee beleidsadviseurs, met mogelijkheden tot af en toe thuiswerken. Een 32-urige werkweek en doorgroeimogelijkheden staan centraal.

Qualifications

• Een relevante mbo-4-diploma en bij voorkeur aanvullende HBO-opleiding.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, schriftelijk en mondeling.
• Ervaring met complex agendabeheer en planning.
• Ervaring met bestuurlijke verhoudingen in een ziekenhuisomgeving is een pré.
• Ervaring met werken met medische specialisten is een pré.
• Ervaring of affiniteit met AI-toepassingen (MS Copilot) voor administratieve taken is een pré.

Responsibilities

• Plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen.
• Ondersteunen van bestuurders met agendabeheer en afstemming binnen de organisatie.
• Beheren van mailboxen en onderhouden van contact met de medische staf.
• Begeleiden van benoemingsprocedures voor medisch specialisten.
• Voorbereiden en soms notuleren van vergaderingen.
• Bewaken van acties, besluiten en voortgang.
• Meedenken over en verbeteren van werkprocessen, onder andere met AI-tools.

Skills

Structuur

Agendabeheer

Communicatie

Teamspeler

AI-kennis

Education

MBO 4-diploma

HBO-diploma

Tools

MS Copilot

Job description

Secretaresse Medische Staf

Jouw structuur en vlekkeloze voorbereiding helpt de medische staf van deze organisatie elke dag verder.

Waarom kiezen voor deze baan?

Omdat je werkt in een omgeving waar zorg en organisatie elkaar versterken. Je kiest voor:

• Fijne collega’s met wie je samenwerkt en op wie je kunt terugvallen
• Werk dat ertoe doet, met ruimte om mee te denken en te verbeteren
• Aandacht voor jouw ontwikkeling via o.a. trainingen en workshops
• Goede werk-privébalans in een functie van 32 uur per week

Wat ga je doen?

Met je team van drie support professionals en twee beleidsadviseurs ondersteun je het bestuur van de Medische Staf van deze organisatie. Je bent een vaste steun voor bestuurders en een vertrouwd aanspreekpunt voor de medische staf. Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen verschillende vragen en zorgt dat afspraken, communicatie en processen soepel verlopen. Samen met je collega's denk je mee over slimme oplossingen en werk je aan een moderne, toekomstbestendige secretariële ondersteuning, waarbij ook de inzet van AI steeds meer een plek krijgt.

Jouw taken op een rij:

• Plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen.
• Ondersteunen van bestuurders met agendabeheer en afstemming binnen deze organisatie.
• Beheren van mailboxen en onderhouden van contact met de medische staf.
• Begeleiden van benoemingsprocedures voor nieuwe medisch specialisten.
• Voorbereiden en soms notuleren van vergaderingen.
• Bewaken van acties, besluiten en voortgang.
• Meedenken over en verbeteren van werkprocessen, onder andere met behulp van AI-tools.

Jouw toekomstige werkplek

Je werkplek bevindt zich in het hart van de medische staf. Het bestuur van de Vereniging Medische Staf (VMS) vertegenwoordigt alle medisch specialisten werkzaam in deze organisatie. Het bestuur bestaat uit 7 medisch specialisten die naast hun werk in de patiëntenzorg benoemd zijn tot bestuurder van de medische staf. Je werkt nauw samen met de bestuurders en hebt veel contact met de medisch specialisten die zij vertegenwoordigen. Je werkt direct samen met je twee collega's van het Secretariaat Medische Staf en de twee beleidsadviseurs Medische Staf. Daarnaast schakel je veel met het secretariaat van de Raad van Bestuur, secretariaten en managers van vakgroepen en maatschappen en vele andere collega's binnen en onze organisatie.
Je werkt voornamelijk op onze locatie Nieuwegein en in overleg ook een of enkele dagen vanuit huis. Met name de maandag en donderdag zijn dagen dat we graag met z’n allen op kantoor zijn. Met het hele bestuur en ondersteuning werken een dag per maand op locatie Utrecht.

Dit bieden wij jou

• Een salaris tussen € 3.228 - € 4.346,- bruto p/m (FWG-schaal 45 cao Ziekenhuizen), op basis van 36 uur per week. Je salaris stemmen we af op je opleiding en werkervaring.
• Een jaarcontract voor 32 uur per week, met zicht op een vast dienstverband.
• 8,33% eindejaarsuitkering in december en 8,33% vakantiegeld.
• Een pensioenregeling bij PFZW, waarbij deze organisatie 50% van de pensioenpremie betaalt.
• Jaarlijks 57 uur Persoonlijk Levensfasebudget bij een 36-urige werkweek, dat je kunt inzetten op een manier die past bij jouw levensfase.
• Fiscaal voordeel via ons Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden. Hiermee kun je een deel van je brutoloon inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, fitness en sport, studiekosten, extra reiskosten of een device.
• Veel ruimte om je vakinhoudelijk en persoonlijk te ontwikkelen via ons uitgebreide leerplatform met live trainingen en e-learnings.
• Via Epassi, Benefits at Work en Tickets for Good krijg je toegang tot activiteiten, workshops, evenementen en culturele uitjes, vaak tegen alleen administratiekosten.
  

Jouw talenten

Je brengt structuur, denkt vooruit en weet wat er nodig is om alles goed te laten verlopen. Je hebt oog voor je omgeving en voelt aan waar extra aandacht nodig is. Je bent een teamspeler die makkelijk verbinding legt en je draagt graag actief bij aan het continu verbeteren van je werk. Daarnaast breng je mee:

• Een relevant mbo 4-diploma en meerjarige werkervaring aangevuld met of relevant hbo-diploma
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Ervaring met complex agendabeheer en planning
• Ervaring met (bestuurlijke) verhoudingen in een ziekenhuisomgeving is een pré
• Ervaring met werken met medisch specialisten is een pré
• Ervaring of affiniteit met de toepassing van AI (MS Copilot) voor het ondersteunen bij administratieve taken is een pre

Werken bij deze organisatie - met gezonde ambitie

Bij deze organisatie werk je aan (hoog)complexe zorg met het hart op de juiste plek. We zijn een topklinisch opleidingsziekenhuis waar patiëntenzorg, opleiding en onderzoek hand in hand gaan. Dankzij onze grootte maken we echte impact, maar blijven we wendbaar én persoonlijk.

Onze klinische speerpunten zijn hart & vaat, longen en kanker. Daarnaast zijn we één van de koplopers in Nederland op het gebied van waardegedreven zorg. Dat betekent dat we niet alleen kijken naar wat medisch mogelijk is, maar vooral naar wat écht het verschil maakt voor de individuele patiënt. Door de belangrijkste uitkomsten structureel te meten en samen te leren, ook met de andere Santeon-ziekenhuizen, maken we de zorg elke dag een stukje beter. Bij ons maakt iedere medewerker, ook jij, het verschil voor de patiënt.