Secretarieel Medewerker

De Woonplaats; Enschede; On-site; EUR 37,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris in schaal F (€ 3.322,- tot € 4

Job summary

De Woonplaats zoekt eenSecretarieel Medewerker die zorgt voor soepele processen, planning en administratieve ondersteuning binnen Team Strategie & Beleid en Team Klant & Wijken.

Je werkt 24 uur per week, organiseert vergaderingen, bewaakt planningen en budgetten, en onderhoudt contact met leveranciers. Je houdt overzicht, denkt mee en faciliteert effectief overleg en verslaglegging.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een rol waarin organiseren en ondersteunen centraal staan.
• Digitale vaardigheden en bekendheid met Microsoft Office.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Inzicht in agenda- en vergaderbeheer.

Responsibilities

• Ondersteunen van meerdere teams en teamleiders.
• 24 uur per week werken in een veelzijdige ondersteunende functie.
• Afspraken plannen en zorgen dat deelnemers voorbereid zijn.
• Notuleren en uitwerken van gespreksverslagen en actiepunten.

Skills

Organisatievermogen

Overzicht bewaren

Teamcoördinatie

Proactief handelen

Communicatieve vaardigheden

Education

Minimaal mbo werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Outlook

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Ben jij een organisatietalent dat graag zaken regelt, overzicht houdt en collega's ontzorgt? Vind je het leuk om veel contacten te hebben binnen een organisatie en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

• Je bent een organisatietalent en zorgt er graag voor dat alles soepel verloopt
• Je bent zelfstandig en houdt gemakkelijk overzicht.
• Je schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en teams.
• Je denkt vooruit en ziet wat er nodig is.

Functie-informatie

• Je ondersteunt meerdere teams en teamleiders binnen de organisatie.
• Je werkt 24 uur per week in een veelzijdige ondersteunende functie.
• Je krijgt ruimte om zelfstandig zaken te organiseren en mee te denken over hoe het slimmer en beter kan.
• Je zorgt dat afspraken worden nagekomen en houdt actiepunten goed in beeld.

Vandaag staat er een overleg van een werkgroep op de planning. Jij zorgt dat alles goed is voorbereid: de juiste mensen zijn uitgenodigd, de agenda en stukken zijn compleet en de ruimte is geregeld. Tijdens het overleg houd je de actiepunten goed bij en na afloop zorg je dat de afspraken worden uitgewerkt en opgevolgd. Zo houd jij het overzicht van begin tot eind.

Als Secretarieel Medewerker ben jij diegene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bent een echte aanpakker: je zegt liever ‘ja’ dan ‘nee’ en gaat vol enthousiasme uitdagingen aan. Of het nu gaat om het organiseren van een overleg, het ondersteunen van een werkgroep of het coördineren van een bijeenkomst: jij zorgt dat het geregeld wordt.

In deze functie ondersteun je verschillende teams en teamleiders van de afdelingen Beleid & Organisatie en Klant & Wijken. Je plant afspraken en vergaderingen en zorgt ervoor dat deelnemers goed voorbereid aan tafel zitten. Ook zit je vaak zelf bij de overleggen om gespreksnotities te maken. Deze werk je nadien uit en je bewaakt de actiepunten. Af en toe kan het zijn dat je de agenda van een teamleider beheert. Bij organisatiebrede bijeenkomsten wordt jouw hulp en kennis ook gevraagd.

Daarnaast ondersteun je bij het organiseren van teambijeenkomsten. Je regelt bijvoorbeeld een locatie, catering en technische voorzieningen, onderhoudt contact met leveranciers en houdt zicht op de praktische uitvoering en eventuele budgetten. Ook de administratieve ondersteuning hoort bij jouw werk. Je houdt planningen en overzichten bij en helpt bij het opstellen, verzenden en archiveren van correspondentie en documenten in onze systemen. Daarom is het belangrijk dat je digitaal vaardig bent en gemakkelijk werkt met Microsoft Outlook en andere programma’s van MS Office, zoals Word, Excel en PowerPoint.

Je hebt veel contact met collega’s uit de hele organisatie en weet goed te schakelen tussen uiteenlopende vragen en prioriteiten. Je signaleert knelpunten, denkt mee over hoe zaken slimmer kunnen en neemt initiatief. Omdat je voor meerdere teams werkt, is het belangrijk dat je goed kunt organiseren, overzicht houdt en aanvoelt waar ondersteuning op dat moment het hardst nodig is.

Kortom: jij zorgt ervoor dat teams goed voorbereid zijn, afspraken worden nagekomen en praktische zaken soepel verlopen. Jij brengt structuur en overzicht, zodat anderen hun werk goed kunnen doen.

Als Secretarieel Medewerker werk je vanuit het team Strategie & Beleid. Een veelzijdig team met 14 collega’s die zich bezighouden met onder andere strategie, beleid, assetmanagement, programmamanagement en informatiemanagement. Je valt onder teamleider Jack en ondersteunt verschillende teams.

Je staat er natuurlijk niet alleen voor. Je hebt contact met andere secretarieel medewerkers, managementsecretaresses en de directiesecretaresse. Ook buiten je eigen team weten collega’s jou snel te vinden. Juist die afwisseling maakt jouw werk leuk: geen dag is hetzelfde en samen zorgen jullie ervoor dat alles goed geregeld is.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Je start met het bekijken van je agenda en mailbox. Er staan verschillende vragen en afspraken voor je klaar: een overleg voorbereiden, een afspraak verzetten en de laatste praktische zaken regelen voor een teambijeenkomst.

Je zorgt dat een overleg goed kan verlopen. De agenda en stukken zijn compleet, de deelnemers weten waar ze moeten zijn en jij hebt de praktische zaken geregeld. Je sluit zelf ook aan bij dit overleg want een verslag is wenselijk. Daarna pak je meteen de actiepunten op.

Tijd voor de lunch: even gezellig bijpraten in de kantine onder het genot van een kop soep.

Je bent bezig met de organisatie van een teambijeenkomst. Locatie geregeld, catering afgestemd en de technische voorzieningen gecontroleerd. Je hebt contact met een leverancier en houdt ondertussen de planning en het budget in de gaten.

Je werkt de laatste administratie bij en kijkt vooruit naar morgen. Nog snel een afspraak verzetten? Geen probleem. Jij zorgt ervoor dat alles weer netjes geregeld is en gaat met een gerust gevoel naar huis.

Wie ben jij?

Enthousiast over deze functie? Dat is mooi! Jij bent een organisatorische aanpakker die graag dingen regelt en ervoor zorgt dat afspraken worden nagekomen. Je houdt gemakkelijk overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en schakelt moeiteloos tussen verschillende vragen en teams. Je neemt zelfstandig initiatief en wacht niet af als je ziet dat iets geregeld moet worden. Collega’s en externe partijen voelen zich bij jou gehoord, terwijl jij zorgt dat alles op tijd en soepel verloopt.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring in een rol waarin organiseren, ondersteunen en schakelen centraal staan, bijvoorbeeld als secretaresse, office manager, managementassistent of in een vergelijkbare functie;
• Talent voor organiseren, samenwerken en verbinden;
• Digitaal vaardig en handig met Microsoft Office en andere digitale systemen;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Wat wij bieden

De belangrijkste arbeidsvoorwaarden:

• Een salaris in schaal F (€ 3.322,- tot € 4.151,- bruto per maand op basis van 36 uur per week) binnen de CAO Woondiensten;
• 8% vakantiegeld én een eindejaarsuitkering van 4%;
• Een werkweek van 24 uur;
• Uitzicht op een vast contract. Je krijgt eerst een dienstverband voor één jaar. Bevalt het van beide kanten goed? Dan nemen we je graag vast in dienst!;
• Wel zo fijn: vergoeding van reiskosten (€ 0,23 per kilometer) én thuiswerkdagen (€ 2,45 per dag).

Waarom werken bij De Woonplaats?

• Wij hebben oog voor jouw ontwikkeling! Je hebt een persoonlijk opleidingsbudget die je écht naar eigen wens kunt invullen. Ga jij op cursus om je communicatieve vaardigheden te vergroten of spreekt een vakinhoudelijke opleiding jou meer aan?
• We worden blij van flexibel werken en een goede werk-privébalans! Middag vanuit huis werken omdat dat beter uitkomt? Zeker doen. Lekker op vakantie? Je kunt 197 vrije uren per jaar inzetten én hebt de mogelijkheid om vrije uren bij te kopen.
• Wij zetten ons in voor duurzaamheid, voor huurders en voor jou! Medewerkers kunnen tot maar liefst € 2.400,- per jaar bruto loon uitruilen voor bijvoorbeeld duurzaamheid of vitaliteit. Lekker in je vel met een sportabonnement of leasefiets? Heb jij een studieschuld die je nog moet aflossen? Of een duurzamer thuis met zonnepanelen en warmtepomp? Wij betalen er graag aan mee!
• Aan vitamines geen tekort! Op kantoor is er dagelijks vers fruit en twee keer per week een verse soep bij de lunch.

De Woonplaats

De Woonplaats is een woningcorporatie die een thuis biedt aan meer dan 30.000 mensen. Vooral in de gemeenten Aalten, Oost Gelre, Winterswijk en Enschede. Met zo’n 260 medewerkers zetten wij ons dagelijks in voor de huurders.

Een thuis is een goede en betaalbare woning. In een buurt waar je fijn woont en leeft. De Woonplaats kijkt daarom verder dan alleen woningen. En daar investeren we ook in. Hoe? We zijn gek op innovatie, maar houden in alles rekening met de impact op de maatschappij. Dat betekent vooruitdenken, slim beslissen en tegelijkertijd lef hebben. Het zit in ons DNA.

De Woonplaats is door PSO gecertificeerd als sociaal ondernemer. Wij benutten onzeinkoopkracht om werkgelegenheid te creëren, bieden ruimte voor stagiairs en medewerkers die vanuit een kwetsbare arbeidspositie in dienst zijn. Met onze sociale impact halen we de hoogste trede van de PSO-ladder! Met recht zijn we dus een maatschappelijke werkgever.