Secretarieel administratief medewerker afdeling Interne Geneeskunde

Erasmus MC; Rotterdam; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

13th month salary

Travel allowance

ABP pension

Sport facilities at Erasmus MC

Bike repair service

Job summary

Erasmus MC in Rotterdam is seeking a secretarial administrative assistant for the Internal Medicine department. You support the staff bureau with secretarial, administrative and organizational tasks to keep daily work processes running smoothly.

Your duties include managing agendas, organizing meetings, preparing correspondence and minutes, HR admin tasks (AFAS, onboarding, terminations), Teams and intranet management, and supporting audits and quality processes within a collaborative team.

Qualifications

• A relevant education at least MBO level 4, preferably with HBO-level experience or training.
• Experience with Microsoft 365.
• A proactive, client-focused and service-oriented mindset.
• Attention to detail, discretion and handling confidential information.
• Ability to prioritise and multitask.
• Good verbal and written communication skills.

Responsibilities

• Manage calendars and schedule work meetings, staff meetings and congresses.
• Prepare correspondence, meeting documents, minutes and action lists, and archive documents.
• Perform HR administrative tasks (AFAS changes, vacancies, onboarding, exits, employee records).
• Manage Teams environments, distribution groups and intranet pages; process declarations and orders.
• Support audits, visits, research, education and quality processes and Trial Bureau activities.
• Collaborate with the secretary and colleagues to ensure smooth daily operations.

Skills

Organisational skills

Communication skills

Prioritization

Discretion

Education

MBO-4 diploma

Experience or HBO-level training

Tools

Microsoft 365

Job description

Functie inhoudAls Secretarieel administratief medewerker bij de afdeling Interne Geneeskunde ondersteun je het stafbureau bij secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkprocessen soepel verlopen.Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:Het beheren van agenda’s en het plannen en organiseren van werkoverleggen, stafvergaderingen, jaargesprekken, congressen en andere bijeenkomsten.Het verzorgen van correspondentie, vergaderstukken, notulen en actielijsten en het verwerken en archiveren van documenten.Het uitvoeren van HR-administratieve werkzaamheden, zoals AFAS-mutaties, vacatureadministratie, onboarding, uitdiensttredingen en het bijhouden van medewerkersgegevens.Het beheren van Teams-omgevingen, contactgroepen en intranetpagina’s en het verwerken van declaraties, bestellingen en inkoopordernummers.Het ondersteunen van audits, visitaties, onderzoeks-, onderwijs- en kwaliteitsprocessen en het Trial Bureau, inclusief de administratieve ondersteuning van bijbehorende processen.Je werkt zelfstandig binnen de met de secretaris afgestemde kaders en bewaakt deadlines en de actualiteit van informatie. Daarbij werk je nauw samen met de secretaris en andere collega’s om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen.WerkomgevingJe komt te werken binnen de afdeling Interne Geneeskunde, één van de grootste afdelingen van het Erasmus MC. Binnen de afdeling werken zorg, onderwijs, onderzoek en innovatie nauw samen. Het stafbureau ondersteunt het afdelingshoofd en het dagelijks bestuur bij de organisatie, ontwikkeling en uitvoering van afdelingsbrede activiteiten.Je werkt nauw samen met het stafbureau, HR, leidinggevenden en medewerkers vanuit verschillende onderdelen van de afdeling. De sfeer binnen het team is betrokken en professioneel, waarbij samenwerken en collegiale ondersteuning centraal staan.ProfielJe blijft rustig en doelgericht, ongeacht de situatie. Je bent communicatief vaardig en je kan goed overzicht houden. Daarnaast heb je:Een relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4, bij voorkeur aangevuld met ervaring of scholing op hbo-niveau.Ervaring met Microsoft 365.Een proactieve, klantgerichte en servicegerichte instelling.Nauwkeurigheid, discretie en gevoel voor vertrouwelijke informatie.Het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere werkzaamheden tegelijk te organiseren.Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.Wat bieden wijWij bieden een veelzijdige functie binnen een academische omgeving waarin geen dag hetzelfde is.Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.Een bruto maandsalaris tussen de € 2.772,- en € 3.807,- (schaal 6) volledige werkweek van 36 uur.Een cao-salarisverhoging van 3,5% per mei 2027.Een afwisselende functie met veel contacten binnen de afdeling.Een 13e maand die we in november uitkeren en een reiskostenvergoeding.Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij betalen 70% van je pensioenpremie waardoor je netto salaris hoger uitvalt dan je misschien denkt.Sportfaciliteiten in het Erasmus MC. En heb je een lekke band? Onze fietsenmaker repareert deze graag.Meer informatieMaak van deze vacature jouw nieuwe baan en solliciteer via de sollicitatiebutton. Het begint met doen. Inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Gerdien den Haan, via: 06-537 405 14Wil je eerst ervaren hoe het is om bij onze afdeling te werken? Dan behoort een dagdeel meelopen tot de mogelijkheden. Neem hiervoor contact op met Gerdien den Haan.De eerste selectiegesprekken staan gepland in de week van 9 november 2026. Houd hier bij je sollicitatie alvast rekening mee.