Secretariaatsmedewerker huurdersraad

Luba Uitzendbureau; IJmuiden; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Uitzendconstructie

Mogelijkheid tot verlenging

Job summary

Luba Uitzendbureau zoekt een georganiseerde secretaresse/administratief medewerker die graag zaken op orde houdt en zelfstandig werkt. Je bewaakt de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat, beheert de mailbox en verwerkt post, archief en relatiebestanden, zodat informatie tijdig klopt en iedereen correct geïnformeerd is.

Je ondersteunt vergaderingen: agenda's opstellen, notulen maken, verslag en actielijsten bijhouden, en zorgen voor zaal, catering en materialen.

Qualifications

• Je hebt ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Je kunt zelfstandig werken maar zoekt ook actief samenwerking op.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Beheer van de mailbox en afhandeling van vragen.
• Zorg voor een ordelijk archief, zowel digitaal als fysiek.
• Verwerken van binnenkomende post, lijsten en relatiebestanden bijhouden.

Skills

Secretariële vaardigheden

Administratieve ervaring

Nederlands taalbeheersing

Job description

Ben jij iemand die graag de zaken op orde heeft, makkelijk contact maakt en energie krijgt van regelen en organiseren? Dan zijn we op zoek naar jou!

Over de vacature:

Jij zorgt ervoor dat de administratie klopt, afspraken worden nagekomen en iedereen op tijd over de juiste informatie beschikt. Geen dag is precies hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo leuk.

Je houdt je onder andere bezig met de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat. Zo beheer je de mailbox, beantwoord je waar mogelijk vragen en stem je met de secretaris af wanneer een bericht wat meer aandacht nodig heeft. Ook houd je het archief netjes en overzichtelijk, zowel digitaal als op administratief gebied. Je verwerkt binnenkomende post, houdt lijsten en relatiebestanden bij en zorgt ervoor dat klachten op de juiste plek terechtkomen en goed worden opgevolgd. Ook beheer je de reserveringen van de vergaderlocatie van de huurdersraad.

Een belangrijk onderdeel van je werk is de ondersteuning rondom vergaderingen. Je helpt bij het voorbereiden van agenda’s voor bestuursvergaderingen, de algemene jaarvergadering, werkgroepen en andere overleggen. Tijdens vergaderingen maak je notulen en zorg je daarna voor een duidelijk verslag en een actuele actielijst. De huurdersraad vergadert één keer per maand, op de eerste maandag van de maand van 19.00 tot 21.00 uur. Daarnaast regel je wanneer nodig de vergader locatie, faciliteiten en catering, bijvoorbeeld voor de algemene jaarvergadering.

Ook op de achtergrond zorg jij ervoor dat alles blijft draaien. Je houdt agenda’s en afspraken bij, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat vergaderstukken op tijd bij de juiste mensen terechtkomen. Kortom: jij bent degene die overzicht houdt en ervoor zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen.

De werktijden zijn op ma t/m do tussen 08:30 - 12:30 uur in overleg. Tussen 10:00 en 11:00 beantwoord je de telefoon.

Wat wij vragen:

• Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking op
• Je hebt ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Wat wij bieden:

• Een prettige werkomgeving met ruimte voor zelfstandigheid en initiatief
• Een tijdelijke aanstelling via een uitzendconstructie, met mogelijkheid tot verlenging
• Een marktconforme salaris, passend bij kennis en ervaring

Over het bedrijf:

Jouw toekomstige werkgever komt op voor de collectieve belangen van huurders. Zij praten regelmatig over cruciale onderwerpen zoals huurprijzen, onderhoud, geplande renovaties en de algehele leefbaarheid in de buurt