Secretaresse Raad van Bestuur

InteraktContour; Hilversum; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris FWG 45 (maandelijkse brutoloon

Vakantiegeld & eindejaarsuitkering 8,3

144 vakantie-uren

PLB-uren

Reiskostenvergoeding

Pensioen PFZW

Merem Academie toegang

Job summary

Merem Medische Revalidatie in Hilversum zoekt een secretaresse Raad van Bestuur die met proactieve en discrete ondersteuning de top van de organisatie versterkt. Je beheert complexe agenda’s, verwerkt mail en telefoonberichten, en bereidt directie- en bestuursvergaderingen voor.

Je werkt nauw samen met de directeur financiën & informatisering en de bestuurssecretaris, biedt zelfstandig signaal en opvolging van acties, en draagt bij aan een professionele administratieve workflow binnen een

Qualifications

• eerdere ervaring met ondersteuning op bestuurlijk niveau.
• organisatiesensitiviteit en discretie.
• affiniteit met complexe organisaties en bestuurlijke processen.
• veerkracht en overzicht in een dynamische werkomgeving.
• flexibiliteit en gevoel voor werken in een organisatie die zich verder ontwikkelt.

Responsibilities

• complex agendabeheer waarbij veel wordt geschoven en opnieuw gepland
• het filteren en afhandelen van mail en telefoontjes waar mogelijk
• het organiseren en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen
• het voorbereiden van stukken, presentaties en (formele) in- en externe correspondentie
• het bewaken van acties en informatiestromen
• contact hebben met interne en externe partijen, waaronder toezichthouders
• het beheren van documenten en contractinformatie
• werken met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie
• zelfstandig beslissingen nemen binnen afgesproken kaders

Skills

Ondersteuning op bestuurniveau

Organisatiesensitiviteit

Discretie

Complexe organisaties

Veerkracht en overzicht

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Ben jij die energieke en enthousiaste secretaresse die echt het verschil kan maken in de zorg? Wil jij werken in het hart van de bestuurlijke organisatie en een sleutelrol spelen in de ondersteuning? Als je proactief en betrouwbaar bent en een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen hebt, is deze vacature jou op het lijf geschreven.

Secretaresse Raad van Bestuur

32 – 36 uur per week, locatie Hilversum

Even voorstellen

Wij zijn Merem Medische Revalidatie. Een wereld waarin iedereen meedoet, dat is onze uitdaging. Voor onze patiënten en voor onze medewerkers. We bieden medisch specialistische revalidatie bij kinderen, jongeren en volwassenen. Onze organisatie draait op experts met een groot zorghart: gedreven specialisten die onze patiënten met aandacht bijstaan. Hoe complex een revalidatievraagstuk ook is, we doen altijd alles om de patiënt op de best passende manier weer mee te laten draaien in de maatschappij. Op onze revalidatiecampus in Hilversum en in onze vestigingen in Almere en Lelystad werken verschillende disciplines samen onder één dak. Kijk op www.merem.nl voor meer informatie over onze mooie organisatie.

Merem Medische Revalidatie is een organisatie die volop in ontwikkeling is. Er wordt gewerkt aan verdere professionalisering in een nieuwe organisatiestructuur en er zijn plannen voor nieuwbouw. Dat betekent dat er op bestuurlijk niveau veel speelt en dat het tempo hoog ligt en prioriteiten regelmatig verschuiven. Merem heeft een eenhoofdige raad van bestuur die ondersteund wordt door de bestuurssecretaris en samen met de recent benoemde directie leidinggeeft aan de organisatie. De directie bestaat uit een Directeur Financiën en Informatisering, een Medisch Directeur en een Operationeel Directeur.

Dit ben jij

In deze functie speel je een cruciale en actieve ondersteunende rol in de strategische, organisatorische en communicatiebehoeften van de top van de organisatie. Dit vereist niet alleen uitstekende organisatorische vaardigheden en discretie, maar ook de mogelijkheid om effectief te communiceren met verschillende stakeholders op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie. Je stelt de juiste prioriteiten door structuur aan te brengen in de dag en speelt daarbij in op ad-hoc situaties. Tot slot heb je een proactieve en flexibele instelling. Concreet houdt dat onder meer in:

• complex agendabeheer waarbij veel wordt geschoven en opnieuw gepland;
• het filteren en afhandelen van mail en telefoontjes waar mogelijk;
• het organiseren en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen;
• het voorbereiden van stukken, presentaties en (formele) in- en externe correspondentie;
• het bewaken van acties en informatiestromen;
• contact hebben met interne en externe partijen, waaronder toezichthouders;
• het beheren van documenten en contractinformatie;
• werken met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie.

Je moet snel kunnen schakelen en tegelijk zorgvuldig blijven. De verwachting is dat je relatief snel zelfstandig meedraait en actief meedenkt.

Dit ga jij doen

Je werkt direct voor de directeur financiën & informatisering en de bestuurssecretaris. Voor hen fungeer je als een echte sidekick fungeert die actief meedenkt, vooruitwerkt en inhoudelijk aanhaakt. Het gaat nadrukkelijk niet om een afwachtende rol, maar om iemand die zelf signaleert wat nodig is, werk naar zich toetrekt en het bestuur ontzorgt in de volle breedte.

Ook werk je nauw samen met de secretaresse van de raad van bestuur. Je zit in de informatiestroom, hebt toegang tot mailboxen en agenda’s en weet wat er speelt binnen de organisatie. Je zorgt dat afspraken, overleggen en dossiers goed voorbereid zijn en dat acties worden opgevolgd. Dat vraagt om overzicht, prioriteitsgevoel en het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen binnen de afgesproken kaders.

Je komt terecht in een organisatie waar veel tegelijk gebeurt. De directeur financiën & informatisering en de bestuurssecretaris zijn toegankelijk en verbindend, maar verwachten ook dat de ondersteuning stevig staat en werk uit handen wordt genomen. Het secretariaat is in ontwikkeling. Dat betekent dat er ruimte is om zaken te verbeteren, maar ook dat nog niet alles volledig is uitgekristalliseerd.

Dit breng jij mee

• ervaring met ondersteuning op bestuurlijk niveau;
• organisatiesensitiviteit en discretie;
• affiniteit met complexe organisaties en bestuurlijke processen;
• veerkracht en overzicht in een dynamische werkomgeving;
• flexibiliteit en gevoel voor werken in een organisatie die zich verder ontwikkelt.

Je beschikt verder over:

• een HBO werk- en denkniveau
• bij voorkeur minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• accuraatheid en een scherp oog voor details
• ervaring met MS Office (Word, Excel, Power Point)

Dit krijg jij

Een afwisselende baan in een enthousiast team waar je je snel thuis zult voelen. Bij Merem heerst een leuke, betrokken werksfeer waar hard wordt gewerkt, maar waar zeker ook ruimte is voor gezelligheid.

Verder krijg je:

• een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• een salaris, afhankelijk van je werkervaring, conform cao Ziekenhuizen en ingedeeld in FWG-schaal 45: €3.228 - €4.346 bruto p.m. op basis van een 36-urige werkweek;
• vakantiegeld én een eindejaarsuitkering van beide 8,33%;
• 144 vakantie-uren en 57 persoonlijk levensfase budget uren (PLB-uren) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week;
• reiskostenvergoeding conform de cao Ziekenhuizen;
• deelname aan het pensioenfonds PFZW;
• diverse leuke werknemersregelingen; toegang tot de online Merem Academie, gevuld met verschillende trainingen en e-learnings van onder andere GoodHabitz, omdat persoonlijke ontwikkeling zeer wordt gestimuleerd.

Voor interne sollicitanten blijven bestaande arbeidsvoorwaarden, zoals een contract voor onbepaalde tijd, van toepassing.