Secretaresse GHOR

VRHM; Netherlands; Remote; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job description

Jouw organisatietalent maakt het verschil bij GHOR Hollands Midden

Een overleg dat tot in de puntjes is voorbereid, afspraken die goed op elkaar aansluiten en collega’s die precies weten waar ze aan toe zijn. Jij houdt het overzicht, ziet wat er nodig is en komt in actie, vaak nog voordat iemand iets hoeft te vragen.

Voor GHOR Hollands Midden zoeken we een ervaren secretaresse die graag regelt, organiseert en mensen met elkaar verbindt. Je werkt zelfstandig, maar staat tegelijkertijd midden in het team. Met jouw gevoel voor structuur én aandacht voor collega’s lever je iedere dag een belangrijke bijdrage aan het werk van de GHOR.

Klinkt dit als een rol waarin jouw talenten goed tot hun recht komen? Dan maken we graag kennis met je!

Wat ga je doen?

Een overleg dat goed is voorbereid, afspraken die logisch op elkaar aansluiten en acties die niet blijven liggen: daar krijg jij energie van. Samen met je collega‑secretaresse vorm je het secretariaat van GHOR Hollands Midden. Jullie zorgen ervoor dat collega’s kunnen rekenen op professionele ondersteuning en dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

Geen dag is hetzelfde. Het ene moment stem je een afspraak af met een partner binnen het zorg‑ en veiligheidsdomein, het volgende moment bereid je een bijeenkomst voor of werk je de actiepunten van een overleg uit. Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet vaak al wat er nodig is voordat iemand erom vraagt.

In de praktijk betekent dit dat je onder andere:

• afspraken plant en afstemt met interne collega’s en externe partners;
• overleggen voorbereidt en notuleert en ervoor zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd;
• bijeenkomsten en teamactiviteiten organiseert en alles tot in de puntjes regelt;
• correspondentie verzorgt en niet‑routinematige vragen zelfstandig afhandelt;
• adressenbestanden, registraties en complexe overzichten zorgvuldig bijhoudt;
• facilitaire en administratieve werkzaamheden voor het team oppakt;
• op basis van globale instructies zelf prioriteiten bepaalt en acties uitzet;
• kansen ziet om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten.

Ook wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen, houd jij het hoofd koel. Je bepaalt wat als eerste aandacht nodig heeft, schakelt gemakkelijk en zorgt ervoor dat niets uit beeld raakt. Daarbij kijk je verder dan je eigen werkzaamheden: je ziet hoe processen met elkaar samenhangen, denkt actief mee over verbeteringen en levert tijdens teamoverleggen graag jouw bijdrage.

Naast overzicht en structuur breng je persoonlijke aandacht. Je weet wat er binnen het team speelt en hebt oog voor attenties, teamactiviteiten en bijzondere momenten. Juist die combinatie van professioneel organiseren en oprechte betrokkenheid maakt jou van grote waarde voor het team.

Kortom: een zelfstandige en afwisselende functie waarin jij achter de schermen zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen.

Waar kom je te werken?

Je gaat werken bij GHOR Hollands Midden: de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio. De GHOR coördineert, regisseert en adviseert over de geneeskundige hulpverlening bij rampen en crises.

Je komt terecht in een enthousiast en zelforganiserend team. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het bepalen en behalen van de resultaten. Dat maakt jouw werkomgeving dynamisch, maatschappelijk relevant en voortdurend in ontwikkeling.

Meer informatie over GHOR Hollands Midden vind je op www.ghorhm.nl.

Wie ben jij?

Jij krijgt er energie van als een volle agenda klopt, een overleg goed is voorbereid en collega’s dankzij jouw ondersteuning verder kunnen. Je ziet wat er moet gebeuren, brengt structuur aan en komt in actie zonder dat iemand je daar steeds om hoeft te vragen. Ook als verschillende verzoeken tegelijk binnenkomen, houd jij het hoofd koel en bepaal je wat als eerste nodig is.

Je werkt zelfstandig, maar doet het nadrukkelijk samen. Je kent het team, voelt aan wat er speelt en hebt aandacht voor zowel het werk als de mensen erachter. Met jouw betrokkenheid, initiatief en gevoel voor samenwerking zorg je ervoor dat collega’s op je kunnen bouwen en het team prettig en professioneel kan werken.

Wat breng je mee?

• een afgeronde, relevante mbo-4-opleiding, bijvoorbeeld in een secretariële richting;
• minimaal vier jaar relevante werkervaring in een secretariële of vergelijkbare ondersteunende functie;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en gevoel voor helder en formeel taalgebruik;
• ervaring met Microsoft Office en Microsoft Teams;
• het vermogen om je nieuwe digitale ontwikkelingen snel eigen te maken en toe te passen in je werk;
• ervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
• affiniteit met het zorg- en veiligheidsdomein.

Wat bieden wij jou?

Naast werk met maatschappelijke impact bieden we een mooiebaan in een organisatie die 24/7 klaarstaat voor de regio en:

• Een jaarcontract, met de intentie tot een vast dienstverband;
• Bij een 36-urige werkweek een salaris vanminimaal€ 2.838,- en maximaal€ 4.098, - brutoper maand (schaal 7), afhankelijk vanopleiding enervaring;
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van het jaarsalaris, bijvoorbeeld om in te zetten voor extra verlof of extra salaris;
• 26 vakantiedagen bijeen36-urige werkweek;
• Pensioenopbouw bij ABP;
• Een moderne werkplek in Leiden-Zuid endemogelijkheidomdeels thuistewerken (per functie checken of dat zo is);
• Laptop, telefoon en thuiswerkfaciliteiten;
• Een vitaliteitsprogramma met o.a. korting op sport en vers fruit op het werk;
• Ruime aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Over Veiligheidsregio Hollands Midden

Samen met gemeenten, brandweer, GHOR, politie en andere partners zorgen we voor een veilige regio voor ruim 800.000 inwoners. Met ongeveer 1.400 betrokken collega’s werken we dagelijks aan het voorkomen en bestrijden van incidenten en crises.Meer informatie vind je oponze website.

Wil je meer weten over deze functie of onze manier van werken? [Naam, functie] beantwoordt graag je vragen. Esther Dekker, afdelingsmanager GHOR beantwoordt graag je vragen. Esther is bereikbaar via [e-mail]

Je bent welkom!

Wij streven naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Denk je dat de functie bij je past en dat je aan de eisenvoldoet?Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond.

Overige informatie

• Voor indiensttreding vragen we een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
• Deze vacature stellen we gelijktijdig intern en extern open.

Wij zoeken graag zelf onze kandidaten, dus deze vacature is géén uitnodiging tot acquisitie.