Secretaresse bestuurssecretariaat

Stvoor; Netherlands; Remote; EUR 27,000 - 33,000; Part time

Benefits offered by this job

Scholingsbudget €600

Eindejaarsuitkering en vakantiegeld

Reiskostenvergoeding boven cao

Fiets- en sportregeling

Job summary

Stichting VOOR (Voortgezet Onderwijs Oosterschelde Regio) zoekt een ervaren secretaresse voor het bestuursecretariaat. Je werkt samen met de bestuurssecretaris en ondersteunt bestuur, directieleden en de Raad van Toezicht bij administratieve en secretariële taken.

Je draagt bij aan PR en communicatie en maakt deel uit van het Zeeuwse netwerk van bestuurssecretariates. De functie is 0,8 fte en kent een tijdelijke aanstelling met uitzicht op verlenging.

Qualifications

• Gericht op secretariële ondersteuning van bestuur enRvT
• Goede beheersing van agenda1 en notulen
• Kennis van statuten, reglementen en documenten
• Uiteenlopende PR en communicatie werkzaamheden

Responsibilities

• Beheren van agenda van bestuur en afspraken
• Notuleren en afhandelen van vergaderingen, zowel intern als extern
• Digitaal bijhouden van dossiers en werkarchief
• Zorgen voor tijdige aanlevering van stukken voor bestuur en Raad van Toezicht
• Ondersteunen bij communicatie vanuit het bestuur
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Onderhoud van huisstijl en externe communicatie

Skills

Secretariële ondersteuning

Agenda beheer

Vergaderingen notulen

Communicatie

Digitale archivering

Education

MBO-niveau diploma

Tools

MS Office

Job description

Stichting VOOR (Voortgezet Onderwijs Oosterschelde Regio)

Stichting VOOR is ontstaan uit een bestuurlijke fusie tussen het Ostrea Lyceum en Stichting Scholengroep Pontes.

Secretaresse bestuurssecretariaat 0,8 fte (32 klokuren)

Samen met je direct leidinggevende, de bestuurssecretaris, vorm je het bestuurssecretariaat en val je onder de verantwoordelijkheid van de bestuurder. Het doel van het bestuurssecretariaat is het zorgdragen voor een goed verloop van alle administratieve, secretariële en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de bestuurder, de directieleden en de Raad van Toezicht. Het bestuurssecretariaat speelt tevens een centrale rol met betrekking tot aan de MR, financiën, personeel en externe instanties gerelateerde onderwerpen.

Als bestuurssecretaresse verzorg je reguliere taken zoals agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en bewaken van acties. Daarnaast bied je ondersteuning bij het voorbereiden van de bedrijfsvoering door o.a. het actueel houden van statuten, reglementenen overige documenten. Ook verzorg je een deel van de PR en communicatie en ga je onderdeel uitmaken van het Zeeuwse netwerk van bestuurssecretaresses.

De verschillende taken worden in goed onderling overleg met de bestuurssecretaris verdeeld en waargenomen. Om de continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden van het secretariaat te waarborgen, wordt een gezamenlijke werkwijze gehanteerd en wordt belangrijke informatie gedeeld om inzicht in elkaars werk te hebben en houden.

De werkzaamheden worden momenteel uitgevoerd op Praktiq, Bergweg 14 te Goes, in het voorjaar van 2027 zal het Service Bureau en bestuur verhuizen naar het Ostrea Lyceum aan de Fruitlaan te Goes.

Wat zijn de werkzaamheden?

• Het verlenen vansecretariële ondersteuning aan bestuur, directieleden en RvT
• Het voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen, zowel in- als extern. Denk hierbij aan het samenstellen van de agenda, tijdig verzamelen van vergaderstukken en bewaken van de actiepunten
• Het plannen en bewaken van de agenda van het bestuur
• Het digitaal bijhouden van in-en externe (vergader) dossiers en het werkarchief van het bestuur
• Het zorgen voor de tijdige aanlevering en beschikbaar hebben van vergaderstukken voor het bestuur en RvT
• Het naar eigen inzicht voorbereiden, afhandelen en archiveren van (digitale) correspondentie, zowel in- als extern
• Het onderhouden van telefonische contacten, zowel in- als extern
• Het up-to-date houden van dewebsites, het intranet en socials
• Het bewaken van de huisstijl en verzorgen van in- en externe communicatie vanuit het bestuur
• Het organiseren van in- en externe bijeenkomsten
• Het redigeren van beleidsstukken en het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten
• Het vervullen van een bufferfunctie tussen het bestuur en derden.

Kennis en ervaring:

• Je hebt een passende opleiding minimaal op MBO niveau met ruimeaantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie
• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift
• Je bent digitaal vaardig en kunt 'lezen en schrijven' met het MS Office pakket
• Je hebt vaardigheid met het logisch opbouwen en onderhouden van digitalearchieven.

Profiel:

• Je hebt een professionele houding en draagt de visie, waarden en ambities van de stichting uit
• Je bent discreet en bent je bewust van de vertrouwelijkheid van de informatie waar je mee werkt
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen bij bestuurlijke en overige zakelijke contacten
• Je staat sterk in je schoenen en je bent proactief, enthousiast en flexibel en kunt samenwerken
• Je bent organisatiegevoelig, zelfwerkzaam, nauwgezet, gestructureerd, servicegericht en benaderbaar
• Je kunt inspelen op,en je voegen naar omstandigheden van de bestuurs- of directieleden
• Je bent stabiel enkunt zaken overzien, relativeren en prioriteren.

We zoeken een ervaren secretaresse die het klappen van de zweep kent en zich de structuur van de functie en organisatie snel eigen kan maken. Aangezien de functie per direct ontstaat word je meteen in het diepe gegooid en zul je jezelf wegwijs moeten maken. Uiteraard word je daarbij zoveel mogelijk geholpen door je leidinggevende!

We vragen heel wat, maar bieden je ook een aantrekkelijk pakket

• Het betreft een boeiende functie in een volop in beweging zijnde organisatie, conform het functieprofiel van Secretaresse CvB. Een volledige functiebeschrijving is op te vragen bij de afdeling HRM
• Het betreft een tijdelijke functie voor 1 jaar, met kans op een verlenging en uitzicht op een vast contract
• Salariëring conform cao-vo, schaal 6, afhankelijk van opleiding en ervaring
• Scholingsmogelijkheden, waaronder een persoonlijk professionaliseringsbudget van € 600,-
• Eindejaarsuitkering en vakantiegeld
• Reiskostenvergoeding boven cao
• Een aantrekkelijke fiets- en sportregeling.

Stichting VOOR (Voortgezet Onderwijs Oosterschelde Regio) is een scholengroep die sinds 1 januari 2025 is gevormd. In Zeeland is ‘St. VOOR’ de enige combinatie van middelbare scholen die alle opleidingsvormen in huis heeft: lwoo, vmbo (basisberoeps, kaderberoeps, gemengd, theoretisch), havo, vwo, tweetalig vwo (Engels), gymnasium, kunst- en cultuurklassen, technasium en sportklassen.

St. VOOR heeft meerdere scholen: Het Goese Lyceum en Ostrea Lyceum, beide M/H/V/G te Goes en het Pieter Zeeman te Zierikzee, pro, vmbo, M/H/V.

Daarnaast zijn de vmbo afdelingen van Het Goese Lyceum en het Ostrea Lyceum samengegaan in één vmbo met de naam Praktiq.

In Goes zijn alle opleidingen te volgen, in Zierikzee evenzo, minus tweetalig vwo en gymnasium. Het Bedrijfsbureau is in Goes gevestigd. De contacten tussen de locaties zijn optimaal.

Onze kijk op het onderwijs:

Een krachtige, uitdagende en veilige leeromgeving voor de leerlingen met aandacht voor hoofd, hart en handen. Goede examenresultaten en doorstromingsmogelijkheden. Het gebruik van moderne leermiddelen. Aandacht voor sociale, culturele en creatieve vaardigheden.

Een gemengde scholengroep:

St. VOOR is er voor iedereen; het maakt niet uit welke godsdienst of levensovertuiging een leerling heeft. Niet alleen de leerlingen, ook de medewerkers verschillen van achtergrond. In zo'n omgeving leert een leerling respect te hebben voor de ideeën, normen en waarden van de ander.

Een veilige school:

Een schoolklimaat dat gekenmerkt wordt door orde, rust en structuur. Een warme sfeer en betrokkenheid.

Een zorgzame school:

Veel tijd en aandacht voor de ontwikkeling van de individuele leerling. Loopbaanoriëntatie en loopbaan-begeleiding. Een team van gespecialiseerde docenten voor een gedegen en professionele leerlingbegeleiding. Hulp- en ondersteuningslessen, faalangstreductie en examentraining.

Een school voor uitdagend onderwijs:

st. VOOR houdt rekening met de interesses en capaciteiten van leerlingen.