Secretaresse Afdelingshoofd Dermatologie

Maastricht UMC+; Maastricht; Vor Ort; EUR 35.000 - 47.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Maastricht UMC+ zoekt een proactieve secretaresse ter ondersteuning van het afdelingshoofd Dermatologie. Je beheert agenda's, coördineert informatiestromen en bereidt stafvergaderingen voor.

Daarnaast help je bij presentaties, digitaliseer je workflow met SharePoint en MS Teams, en signaleer je knelpunten voor verbeteringen. Vereist HBO/MAO niveau, sterke taal- en digitale vaardigheden en klantgerichte houding.

Qualifikationen

• Afgeronde MBO-4 of HBO-werk- en denkniveau op managementondersteuning.
• Sterke digitale vaardigheden en aanspreekpunt voor digitale toepassingen.
• Kennis van MS Office en AI-co-pilot.
• Inzicht in roosters van stafleden en patiëntenzorg.
• Besluitvaardig, zelfstandig en teamgericht.
• Klantgerichte houding en helicopterview.
• Zeer accuraat en proactief met goed prioriteren.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk).

Aufgaben

• Complex agendabeheer: plannen van afspraken en vergaderingen.
• Coördineren van informatiestromen via e-mail en telefoon.
• Notuleren en uitwerken van stafvergadering.
• Actief opvolgen van acties en deadlines.
• Ondersteunen bij presentaties en overzichten.
• Digitalisering van de afdeling via SharePoint en MS Teams.
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan verbeteringen.

Kenntnisse

Digitale vaardigheden

MS Office

AI-co-pilot

Roosterinzicht

Besluitvaardig

Klantgericht

Analytisch denken

Taalvaardigheid NL/EN

Stressbestendig

Plannen & organiseren

Ausbildung

MBO-/HBO-denkniveau managementondersteuning

Tools

MS Teams

SharePoint

AI co-pilot

Jobbeschreibung

Wat ga je doen?

Kom jij werken in een dynamische academische omgeving waar patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs samenkomen? Voor ons afdelingshoofd dermatologie zijn wij op zoek naar een proactieve en servicegerichte secretaresse die zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit en ons afdelingshoofd primair ondersteunt en ontzorgt. Naast de werkzaamheden voor het afdelingshoofd vervul je nog een aantal andere administratieve taken. Jouw werkzaamheden bestaan ondermeer uit:

• Complex agendabeheer: plannen van afspraken en vergaderingen met collega’s en externen;
• Coördineren van interne en externe informatiestromen: o.a. e-mail, correspondentie en telefoonverkeer. Daarbij onderhoud je eveneens in- en externe contacten;
• Voorbereiden, notuleren en uitwerken van de tweewekelijkse stafvergadering;
• Bewaken van acties, deadlines en afspraken en waar nodig actief en ad-hoc opvolging organiseren;
• Ondersteunen bij het maken van presentaties en/of andere overzichten;
• Actief bijdragen aan de verdere digitalisering van de afdeling Dermatologie door het optimaal benutten van o.a. SharePoint en de volledige functionaliteiten van MS Teams;
• Signaleren van knelpunten in processen en bijdragen aan verbeteringen.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

De afdeling Dermatologie van het Maastricht UMC+ maakt deel uit van het Maastricht Comprehensive Cancer Center. De pijlers van de afdeling worden gevormd door patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Dermatologie is een zeer breed specialisme dat raakvlakken heeft met veel facetten in de geneeskunde. De belangrijkste klinische en wetenschappelijke speerpunten van de afdeling liggen bij oncologie en genodermatologie. Het secretariaat van de afdeling Dermatologie bestaat uit 4 secretaresses en een officemanager. Teamgeest, veerkracht, inzet, op zijn tijd een dosis gezonde humor en professionaliteit zijn karakteriserend voor dit gemotiveerde team. Er wordt op het gebied van patiëntenzorg samengewerkt met de collega’s van de poli dermatologie.

Wat vragen wij van jou?

• Je beschikt over een afgeronde MBO-4 opleiding / HBO-werk- en denkniveau op het gebied van managementondersteuning. Enkele jaren relevante werkervaring zijn daarbij een pré;
• Je beschikt over sterke digitale vaardigheden, fungeert als aanspreekpunt voor digitale toepassingen en ondersteunt het secretariaat bij het ontwikkelen van digitale competenties en het effectief gebruik van deze systemen;
• Het MS Officepakket kent voor jou geen geheimen en ook op het gebied van AI (co-pilot) weet je je weg moeiteloos te vinden;
• Je beschikt over inzicht in het functioneren van het rooster van stafleden, o.a. in relatie tot patiëntenzorg, en draagt zelfstandig bij aan het beheer en de actualisatie hiervan;
• Je bent besluitvaardig en in staat om zowel zelfstandig als in teamverband goed te functioneren;
• Je straalt een vriendelijke en klantgerichte houding uit in je samenwerking met anderen;
• Je beschikt over helicopterview en kunt verbanden leggen tussen diverse processen en adequaat hiernaar handelen;
• Je bent zeer accuraat en proactief. Ook weet je goed prioriteiten te stellen. Eigen initiatief, anticiperen, improvisatievermogen en een flexibele instelling worden zeer op prijs gesteld;
• Je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse taal, maar beheerst ook de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent enthousiast, stressbestending en houdt van plannen en organiseren.

Om in aanmerking te komen voor deze functie, is het belangrijk dat je gerechtigd bent om in Nederland te werken (op basis van EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning). Voldoe jij aan deze functie-eisen en krijg je energie hiervan? Dan maken wij graag kennis met jou!

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.126,- en maximaal € 4.182- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 32 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.

Wat bieden wij

Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met Mariëlle Vinken, officemanager dermatologie, bereikbaar via telefoonnummer 043-3875290, of via e-mail [e-mail]. Een dag meelopen? Ook dat behoort tot de mogelijkheden! Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment. De sollicitatiegesprekken zullen in week 48 en 49 worden gehouden. Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 22 november. Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.