Secretaresse Integraal Capaciteitsmanagement

Maastricht UMC+; Maastricht; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Een afwisselende functie

Ruimte voor eigen initiatief

Een functie in het hart van operatione

36 uur per week (1,0 fte)

Inschaling in salarisschaal 7 Cao umc

Ontwikkeling en scholing

Samenwerking met deskundige collega's

Job summary

Maastricht UMC+ zoekt een proactieve secretaresse die de spil vormt van het secretariaat van Integraal Capaciteitsmanagement (ICM). Je ondersteunt de directeur ICM en het team met een breed scala aan organisatorische en administratieve taken.

Je bewaart overzicht, prioriteert en zorgt voor een soepele aansluiting van afspraken en processen. Je beheert een complexe agenda, organiseert vergaderingen, coördineert bezoeken en bewaakt deadlines.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau is vereist of vergelijkbaar.
• Ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Proactieve, servicegerichte en flexibele instelling.
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen.
• Discretie en verantwoordelijkheidsgevoel.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (min. B2).
• Recht om in Nederland te werken (EU/EER-nationaliteit of geldige vergunning).

Responsibilities

• Ondersteunen van de directeur ICM en het team met organisatorische en administratieve taken.
• Beheren en plannen van afspraken en agenda.
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen en overleggen.
• Begeleiden van interne en externe werkbezoeken.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Verzorgen van correspondentie en verwerken van informatie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe relaties.

Skills

Secretariële ervaring

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Proactieve instelling

Discretie

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Job description

Wat ga je doen?

Als secretaresse ben je de spil van het secretariaat van Integraal Capaciteitsmanagement. Je ondersteunt de directeur ICM en het team bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken, acties en processen goed op elkaar aansluiten.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het beheren van een complexe agenda en het plannen en coördineren van afspraken;
• Het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen;
• Het organiseren en begeleiden van interne en externe werkbezoeken;
• Het bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Het verzorgen van correspondentie en het verwerken van inkomende en uitgaande informatie;
• Het onderhouden van contacten met interne en externe relaties;
• Het ondersteunen van het team ICM bij organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• Het beheren, archiveren en toegankelijk houden van documenten en informatie;
• Het signaleren van knelpunten in processen en het doen van verbetervoorstellen;
• Het bijdragen aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden binnen het servicebedrijf.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Het servicebedrijf Integraal Capaciteitsmanagement (ICM) bestaat uit meerdere teams die een centrale rol spelen in de operationele aansturing van het ziekenhuis. Hieronder vallen onder andere het team ICM, de centrale OK-planning, Bureau Opname en het Ziekenhuis Informatie Management.

Samen sturen zij op capaciteit, planning en patiëntenstromen met als doel vraag en aanbod van zorg beter op elkaar af te stemmen en zo bij te dragen aan toegankelijke, veilige en toekomstbestendige zorg.

Voor deze dynamische omgeving zoeken wij een proactieve en zelfstandige secretaresse die structuur brengt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat processen soepel verlopen. Je ondersteunt primair de directeur ICM en daarnaast het team ICM. Dankzij jouw organisatietalent kunnen collega's rekenen op een professionele en efficiënte ondersteuning.

Wat vragen wij van jou?

Je bent een zelfstandige professional die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je houdt het hoofd koel wanneer meerdere zaken tegelijk spelen, werkt nauwkeurig en voelt goed aan wat er nodig is om collega's optimaal te ondersteunen.

Daarnaast beschik je over:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in een secretariële of management ondersteunende functie;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Een proactieve, servicegerichte en flexibele instelling;
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
• Discretie, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheidsgevoel.

Om succesvol te starten in deze rol, is het belangrijk dat je de Nederlandse taal goed beheerst (minimaal B2-niveau) in verband met het contact met onder andere patiënten en collega's. Daarnaast is het een voorwaarde dat je in Nederland mag werken (EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning).

Dan gaan wij voor jou!

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.126,- en maximaal € 4.182,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 36 uur per week conform artikel 2.4.2 van de Cao umc.

Wat bieden wij

• Een afwisselende functie binnen een omgeving die direct bijdraagt aan de patiëntenzorg;
• Een zelfstandige rol met veel ruimte voor eigen initiatief;
• Een functie in het hart van de operationele aansturing van het MUMC+;
• Een dienstverband van 36 uur per week (1,0 fte);
• Inschaling in salarisschaal 7 conform de cao umc;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en scholing;
• Samenwerking met betrokken en deskundige collega's binnen een academische werkomgeving.

Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met Natalie Vriezelaar bereikbaar op tel. [phone] of via e-mail [e-mail]. Een dag meelopen? Ook dat behoort tot de mogelijkheden!

Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

De sollicitatiegesprekken zullen in week 50 worden gehouden.

Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 30 november.

Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.