Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Maastricht; Presencial; EUR 35.000 - 47.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Maastricht Comprehensive Cancer Center zoekt een proactieve secretaresse ter ondersteuning van het afdelingshoofd Dermatologie in een academische omgeving waar patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek samenkomen.

Je beheert complexe agenda’s, coördineert informatiestromen en bereidt stafvergaderingen voor. Je werkt aan digitalisering van de afdeling met SharePoint en MS Teams en bewaakt deadlines en acties, met focus op klantgerichte service en professionaliteit.

Formación

• Afgeronde MBO-4 of HBO-werk- en denkniveau in managementondersteuning.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met digitale systemen.
• Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid en sterke Engelse communicatie.

Responsabilidades

• Complex agendabeheer: plannen van afspraken en vergaderingen.
• Coördineren van interne en externe informatiestromen en contacten.
• Voorbereiden en notuleren van stafvergaderingen.
• Bewaken van acties en deadlines; ad-hoc opvolging.
• Ondersteunen bij_PRESENTaties en overzichten.
• Draagt bij aan digitalisering via SharePoint en MS Teams.
• Signaleren van knelpunten en ondersteunen bij procesverbeteringen.

Conocimientos

MS Office

AI (co-pilot)

Digitale vaardigheden

Klantgerichtheid

Planmatig werken

Educación

MBO-4 / HBO-werk- en denkniveau managementondersteuning

Herramientas

SharePoint

MS Teams

Descripción del empleo

Wat ga je doen?

Kom jij werken in een dynamische academische omgeving waar patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs samenkomen?
Voor ons afdelingshoofd dermatologie zijn wij op zoek naar een proactieve en servicegerichte secretaresse die zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit en ons afdelingshoofd primair ondersteunt en ontzorgt. Naast de werkzaamheden voor het afdelingshoofd vervul je nog een aantal andere administratieve taken.
Jouw werkzaamheden bestaan ondermeer uit:

• Complex agendabeheer: plannen van afspraken en vergaderingen met collega’s en externen;
• Coördineren van interne en externe informatiestromen: o.a. e-mail, correspondentie en telefoonverkeer. Daarbij onderhoud je eveneens in- en externe contacten;
• Voorbereiden, notuleren en uitwerken van de tweewekelijkse stafvergadering;
• Bewaken van acties, deadlines en afspraken en waar nodig actief en ad-hoc opvolging organiseren;
• Ondersteunen bij het maken van presentaties en/of andere overzichten;
• Actief bijdragen aan de verdere digitalisering van de afdeling Dermatologie door het optimaal benutten van o.a. SharePoint en de volledige functionaliteiten van MS Teams;
• Signaleren van knelpunten in processen en bijdragen aan verbeteringen.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

De afdeling Dermatologie van deze organisatie maakt deel uit van het Maastricht Comprehensive Cancer Center.
De pijlers van de afdeling worden gevormd door patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Dermatologie is een zeer brede specialisme dat raakvlakken heeft met veel facetten in de geneeskunde. De belangrijkste klinische en wetenschappelijke speerpunten van de afdeling liggen bij oncologie en genodermatologie.
Het secretariaat van de afdeling Dermatologie bestaat uit 4 secretaresses en een officemanager.
Teamgeest, veerkracht, inzet, op zijn tijd een dosis gezonde humor en professionaliteit zijn karakteriserend voor dit gemotiveerde team.
Er wordt op het gebied van patiëntenzorg samengewerkt met de collega’s van de poli dermatologie.

Wat vragen wij van jou?

• Je beschikt over een afgeronde MBO-4 opleiding / HBO-werk- en denkniveau op het gebied van managementondersteuning. Enkele jaren relevante werkervaring zijn daarbij een pré;
• Je beschikt over sterke digitale vaardigheden, fungeert als aanspreekpunt voor digitale toepassingen en ondersteunt het secretariaat bij het ontwikkelen van digitale competenties en het effectief gebruik van deze systemen;
• Het MS Officepakket kent voor jou geen geheimen en ook op het gebied van AI (co-pilot) weet je je weg moeiteloos te vinden;
• Je beschikt over inzicht in het functioneren van het rooster van stafleden, o.a. in relatie tot patiëntenzorg, en draagt zelfstandig bij aan het beheer en de actualisatie hiervan;
• Je bent besluitvaardig en in staat om zowel zelfstandig als in teamverband goed te functioneren;
• Je straalt een vriendelijke en klantgerichte houding uit in je samenwerking met anderen;
• Je beschikt over helicopterview en kunt verbanden leggen tussen diverse processen en adequaat hiernaar handelen;
• Je bent zeer accuraat en proactief. Ook weet je goed prioriteiten te stellen. Eigen initiatief, anticiperen, improvisatievermogen en een flexibele instelling worden zeer op prijs gesteld;
• Je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse taal, maar beheerst ook de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent enthousiast, stressbestending en houdt van plannen en organiseren.

Om in aanmerking te komen voor deze functie, is het belangrijk dat je gerechtigd bent om in Nederland te werken (op basis van EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning).
Voldoe jij aan deze functie-eisen en krijg je energie hiervan? Dan maken wij graag kennis met jou!

Salaris

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.126,- en maximaal € 4.182- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 32 uur per week conform artikel 2.4.2 cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 cao umc.

Wat bieden wij

Bij deze organisatie zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.