Recordmanager

NWO; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,33%

Ruime verlofregeling

ABP pensioen

Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsve

Korting op ziektekostenverzekering

Ruime opleidingsmogelijkheden

Hybride werken

Thuiswerkvergoeding

Laptop en mobiele telefoon beschikbaar

Job summary

NWO zoekt een Recordmanager die de kwaliteit van informatiehuishouding bewaakt en verbetert. Je werkt aan archivering, metadata, en digitaal beheer binnen ENW, met focus op compliance en procesverbetering.

Je hebt ervaring met SharePoint/Alfresco, change-management en moet wijzigings- en wetgevingstrajecten kunnen begeleiden. Hybride werken en ontwikkeling staan centraal in dit veelzijdige vakgebied.

Qualifications

• Ervaring met projectmatig opschonen, migreren en beheren van archieven.
• Beheren van informatiesystemen en inrichten van de informatiehuishouding.
• Kennis van metadata, selectielijsten, bewaartermijnen en digitale archivering.
• Bekend met relevante wet- en regelgeving zoals Archiefwet en Wet open overheid.

Responsibilities

• Inrichten en optimaliseren van informatiesystemen zoals zaaksystemen, CMS en DMS.
• Richtlijnen, procedures en wetgevingstrajecten actualiseren en implementeren.
• Knelpunten signaleren en hierop actie ondernemen in processen en systemen.
• Coördineren van opschoning, selectie en tijdige overbrenging van informatie.
• Advies geven aan leidinggevenden en collega’s over informatiehuishouding en wetgeving.

Skills

Informatiebeheer

Archivering

Change management

Communicatie

Education

MBO+/HBO werk- en kniveau

Tools

SharePoint

Alfresco

Job description

Wil je bijdragen aan een toekomstbestendige informatiehuishouding in een wereld waar het belang van duurzaam toegankelijke informatie belangrijker is dan ooit? Dan zijn wij op zoek naar jou!

NWO is dé nationale wetenschapsfinancier en vervult als verbinder een brugfunctie tussen onderzoek en samenleving. Het domein Exacte en Natuurwetenschappen (ENW) draagt bij aan een sterke positionering van ENW-onderzoek in Nederland. Binnen ENW zoeken wij een Recordmanager (m/v/x) die actief meewerkt aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding en de naleving van wet- en regelgeving.

AlsRecordmanagerhebjeeenbelangrijkerolinhetbeheren,verbeterenen bewaken van de kwaliteit van de fysieke en digitale informatiehuishouding binnen de organisatie. Je vervult een ambassadeursrol die het belang uitdraagt van een goede informatiehuishouding, begeleidt verandertrajecten en helpt bij de implementatie van archiveren by design, zodat informatie vanaf het ontstaan goed wordt beheerd en duurzaam toegankelijk blijft.

Jewerkzaamhedenbestaanonderandere uit:

• Het inrichten en optimaliseren van informatiesystemen, zoals het zaaksysteem, CMS, DMS, en procesapplicaties, waarbij je toeziet op een juiste inrichting van metadata, bewaartermijnen en archiveringsprocessen;
• Meewerkenaanhetopstellen,actualiserenenimplementerenvanrichtlijnen,procedures en wetgevingstrajecten, waaronder de Archiefwet en de Wet open overheid;
• Signalerenvanknelpunten,afwijkingenenontwikkelingen(bijvoorbeeldinsystemen, processen of wetgeving) en hierop acteren;
• Coördinerenvanopschoning,selectieentijdigeoverbrengingvaninformatie op basis van geldende selectielijsten en bewaartermijnen,waaronder de overdracht naar het Nationaal Archief;
• Het adviseren van leidinggevenden, proceseigenaren en collega’s over vraagstukken rondom informatiehuishouding, archivering en wet- en regelgeving.

Dit breng je mee

Je bent een informatieprofessionalmet ervaring en ambitie om te zaken op orde te brengen én houden. Je gaat graag de uitdaging aan om je te verdiepen in het informatielandschap van NWO en met anderen in dit vakgebied concrete resultaten tot stand te brengen.

Je hebt ervaring met het projectmatig opschonen, migreren en beheren van archieven en met het inrichten van de informatiehuishouding binnen een complexe organisatie. Daarnaast heb je ervaring in het beheren van documentmanagementsystemen zoals SharePoint of Alfresco en kennis van metadata, selectielijsten, bewaartermijnen en digitale archivering. Daarnaast ben je op de hoogte van relevantewet-enregelgeving(zoalsdeArchiefwetenWoo) en volg je ontwikkelingen op dit gebied.

Jehoudtoverzichtenwerktzorgvuldigmeteenorganisatiebrede blik. Je bent gericht op het verbeteren van de kwaliteit in het belang van goede informatiehuishouding en met jouw analytisch vermogen vertaal je complexe wet- en regelgeving naar heldere adviezen en werkbare oplossingen.

• HebjeMBO+/HBOwerk-endenkniveau,bijvoorkeurinderichtingvaninformatiebeheer, archief, documentmanagement of informatiemanagement;
• Heb je affiniteit met processen en ervaring met verandertrajecten;
• Steljehetgezamenlijkeresultaatvooropenzoekjeactiefde samenwerking;
• BeschikjeovergoedecommunicatievevaardighedeninhetNederlandsenEngels,zowel mondeling als schriftelijk;
• Werkje nauwkeurig,kwaliteitsgericht en integer.

Hier kom je te werken

BijhetNWO-domeinExacteenNatuurwetenschappen(ENW)werkenwijmet171enthousiaste en gedreven collega’s met diverse achtergronden in gender, cultuur en leeftijd. Jij komt te werken in het team Project- en Informatiebeheerdersteam (PIT), een team met 12medewerkers binnen de afdeling Procesvoering en Beheer ENW. Je werkt vooral samen binnen ENW met de andere specialisten zoals de informatiemanager en de data steward.

Binnen de context van de bredere NWO I-organisatie werk je veel samen met collega’s specialisten uit andere organisatieonderdelen, onder andere in het Vakberaad Informatiebeheerders

Het ENW-domeinheefttweelocaties:DenHaagenUtrecht.Wehebbeneenopen, inclusieve eninformelesfeer, zijn ambitieus, kwaliteit gedreven en voelen ons verbonden met ons werk voor de wetenschap. Meer informatie over ons kun je vinden op de NWO website .

Dit bieden wij jou

Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan in een enthousiast team met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Onderzoeksinstellingen (Cao-OI (NL) - WVOI ) en de NWO uitvoeringsregelingen .

Kom je bij ons werken, dan bieden we je een arbeidsovereenkomst voor de periode van een jaar. Bij wederzijdse tevredenheid over de samenwerking en als de omstandigheden het toelaten, kan dit worden verlengd of omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband minimaal€3.802,-tot€5.241brutopermaand(schaal9,CAOOnderzoeksinstellingen).Deformele functiebenaming is Medewerker Informatiehuishouding B. Het betreft een dienstverband van 0,8 tot 1,0 fte. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkeringvan8,33%eneenzeerruimeverlofregeling.VerderisNWOaangeslotenbij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor en deels thuis), bieden een vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer en stellen een laptop enmobieletelefoon vanNWObeschikbaar.

• 8% vakantiegeld
• eindejaarsuitkering van 8,33%
• ruime verlofregeling
• NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof
• korting op onze collectieve ziektekostenverzekering
• ruime opleidingsmogelijkheden
• werken hybride (deels op kantoor en deels thuis)
• vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer
• laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact, oftewel het succes van NWO, valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkershuntalentenkunnenontwikkelenenzichgewaardeerdenbetrokkenvoelen.Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Kom jij samen werken voor wetenschap?

Wil je bijdragen aan een toekomstbestendige informatiehuishouding in een wereld waar het belang van duurzaam toegankelijke informatie belangrijker is dan ooit? Dan zijn wij op zoek naar jou!