Coördinator Project-Portfoliomanagement

NWO (Dutch Research Council); Den Haag; Hybrid; EUR 54,516 - 75,017; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,33% eindejaarsuitkering

Ruime verlofregeling

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Een onderzoeksinstelling in Nederland is op zoek naar een Coördinator Project-Portfoliomanagement. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opzetten, beheren en verbeteren van processen binnen project- en portfoliomanagement. Je ondersteunt projectteams met relevante informatie en analyses, en zorgt ervoor dat besluiten goed worden voorbereid. Wij zoeken iemand met een HBO+/WO-achtergrond en minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, die sterk is in analytisch denken en heldere communicatie.

Qualifications

• Minimaal 4 jaar ervaring in project-, PMO- of portfoliomanagement.
• Ervaring met inrichten van processen en standaardiseren van werkwijzen.
• Goed in plannen en organiseren met duidelijke prioriteiten.

Responsibilities

• Opzetten en verbeteren van het PPM-proces.
• Ondersteunen van projecteigenaren met projectvoorstellen.
• Verzamelen en analyseren van project- en portfoliodata.

Skills

Analytisch vermogen

Communicatie

Organisatie

Teamwork

Education

HBO+/WO in bedrijfskunde of informatiemanagement

Job description

Wil jij een sleutelrol spelen in het versterken van project‑ en portfoliomanagement (PPM) binnen onze organisatie? Ben jij diegene die PPM zo inricht dat het past op wat NWO nodig heeft? Dan zoeken wij jou.

Als Coördinator Project‑Portfoliomanagement (m/v/x) bouw en beheer je het fundament van ons Project‑Portfoliomanagement (PPM). Je richt processen in, bewaakt deze, en zorgt dat projectleiders, opdrachtgevers en het Portfolioboard goed worden ondersteund.

Bij jou komt alle relevante informatie samen en je zorgt ervoor dat deze informatie juist, kwalitatief hoogwaardig en tijdig beschikbaar is. Je bent de vraagbaak voor projectteams en senior management als het gaat om PPM, en geen opdrachtgever of projectleider kan een project laten goedkeuren zonder overleg met jou. Jij helpt, coördineert en adviseert.

Je bent geen besluitnemer, maar je bent wél degene die zorgt dat besluiten goed voorbereid worden, en genomen kunnen worden: met heldere analyses, correcte data, goede rapportages en uniforme werkwijzen.

Je staat stevig genoeg om te sturen op kwaliteit, data en proces — altijd vanuit een onafhankelijke, faciliterende rol.

Concrete voorbeelden van de taken die op je liggen te wachten zijn onder andere

Procesinrichting en procesbewaking

• Opzetten, onderhouden en verbeteren van het PPM‑proces (werkintake, prioritering, fase‑gates, planning, portfolioanalyse);
• Bewaken dat projectteams en besluitvormers volgens de afgesproken processen werken, en het signaleren van knelpunten in proces, juistheid van aangeleverde (project)informatie of governance.

Operationele ondersteuning & begeleiding

• Ondersteunen van projecteigenaren bij het indienen van projectvoorstellen;
• Ondersteunen van het Portfolioboard door zorgvuldige en complete voorbereiding van het te prioriteren portfolio;

Portfoliobeheer & rapportage

• Verzamelen, valideren en analyseren van project‑ en portfoliodata;
• Opstellen van dashboards, overzichten en portfoliorapportages;
• Vertalen van data naar inzichten voor het portfolioboard en managementteams;
• Monitoren van capaciteit, afhankelijkheden, voortgang en risico’s op portfolioniveau.

Sturing op projectmanagementstandaarden:

• Ontwikkelen, beheren en verbeteren van templates, formats en rapportagestructuren;
• Aanscherpen van verwachtingen richting projectleiders over rapportagekwaliteit en ritmes;
• Adviseren over professionalisering van projectmanagement binnen de organisatie.

Dit breng je mee

Je hebt een scherp analytisch vermogen en voelt je thuis in een omgeving waar data, dashboards en rapportages essentieel zijn voor goede besluitvorming. Je weet complexe informatie te doorgronden, te structureren en te vertalen naar inzichten die ertoe doen, zodat er overzicht en voorspelbaarheid in het portfolio ontstaat. Je laat je niet snel van de wijs brengen en weet overzicht te houden, ook in een organisatie die nog in ontwikkeling is.

Je werkt energiek, nieuwsgierig en met overtuiging. Je bent een verbinder: je neemt collega’s mee in uniforme werkwijzen en zorgt ervoor dat de juiste informatie aangeleverd wordt om besluiten te kunnen nemen. Je bent duidelijk in verwachtingen, biedt houvast in procesbewaking en creëert draagvlak door goed te luisteren, helder te communiceren en mensen op een natuurlijke manier mee te krijgen. Je spreekt gemakkelijk met collega’s op alle niveaus en beweegt soepel tussen operatie, tactiek en strategie. Je weet wanneer je moet verdiepen en wanneer je moet abstraheren om tot de kern van een vraagstuk te komen.

Verder is dit je basis:

• Een HBO+/WO werk- en denkniveau: bij voorkeur met een achtergrond in bedrijfskunde, informatiemanagement, projectmanagement of vergelijkbaar;
• Minimaal 4 jaar ervaring in project-, PMO- of portfoliomanagement, of een vergelijkbare procesmatige en analytische functie;
• Ervaring met inrichten van processen, standaardiseren van werkwijzen en begeleiden van projectleiders in kwaliteit van rapportages en datavolwassenheid;
• Goed in plannen en organiseren en weet de juiste prioriteiten te stellen en structuur aan te brengen;

Aanvullende opleidingen / certificeringen zijn een pré, geen must;

• Agile certificeringen (Scrum, SAFe);
• Portfolio‑ of PMO‑gerelateerde trainingen (bijv. Portfolio Management Professional, MoP Foundation).

Daarnaast herken je jezelf in de kernwaarden van NWO: betrokken, betrouwbaar, verbindend en grensverleggend.

Hier kom je te werken

NWO bevindt zich midden in een transitie naar een volledig gedigitaliseerde en informatiegedreven organisatie. Inspirerende en veelbelovende tijden! In 2025 is de afdeling Informatiemanagement, Security en Compliance (ISC) geformeerd: een excellence center waarin de volledige breedte van kennis op het gebied van informatiemanagement is gebundeld. Momenteel zijn we nog met 12 collega's en werken we onder andere aan de NWO‑brede informatiestrategie en informatieplanning, de beleidsontwikkeling op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, compliance en risicomanagement.

Verder adviseren en ondersteunen we de organisatie op het gebied van informatiearchitectuur, bestuurlijke informatievoorziening, data‑management, regie op het projectenportfolio voor informatie en digitalisering, informatiebeheer en naleving van wet‑en regelgeving. Ook stelt de afdeling de informatie via een data‑portaal beschikbaar voor interne medewerkers en externe stakeholders.

Dit bieden wij jou

Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan voor 32 tot 38 uur in een enthousiast team met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsovereenkomst Onderzoeksinstellingen (Cao-OI (NL) - WVOI).

• Het betreft een arbeidsovereenkomst voor een periode van 1 jaar die bij goed functioneren in beginsel wordt omgezet naar een vast dienstverband.
• Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 4.885,- en € 6.722,- bruto per maand (schaal 11, CAO Onderzoeksinstellingen).

Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op de aanvullende ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor in Den Haag en deels thuis), bieden een vergoeding voor het thuiswerken en bieden we je een NS business kaart voor het reizen met het openbaar vervoer en stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar. Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan in een enthousiaste afdeling met uitstekende arbeidsvoorwaarden.