Specialist informatie- en archiefbeheer

Gemeente Aalsmeer; Amstelveen; On-site; EUR 43,000 - 63,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderne werkplek in Amstelveen

Onboarding programma

Individueel keuzebudget 17,05%

Pension ABP 70% werkgever

Job summary

Gemeente Amstelveen zoekt een ervaren specialist informatie- en archiefbeheer die de organisatie meeneemt in de wereld van de Archiefwet en een betrouwbare informatiehuishouding realiseert.

Je signaleert knelpunten, verzorgt advisering en coördineert vernietiging en overbrenging van digitale en fysieke archieven, zodat de informatiehuishouding robuust blijft en voldoet aan wet- en regelgeving.

Qualifications

• Afgeronde HBO-opleiding gericht op informatiebeheer of recordmanagement.
• Ervaring met digitaal zaakgericht werken en moderne informatiesystemen.
• Kennis van Archiefwet en relevante wetgeving.
• Bekendheid met gemeentelijke processen of vergelijkbare omgeving.

Responsibilities

• Signaleert knelpunten en adviseert over verbeteringen in informatie- en archiefbeheer.
• Begeleiden en uitvoeren van vernietiging en (digitale) overbrenging.
• Beheren van de (fysieke en digitale) archiefbestanden en centralisatiesystemen.
• Coördineren van kwaliteitscontroles met informatiebeheerders en bijdragen aan beleidsvorming.

Skills

Informatiebeheer

Archiefbeheer

Digitalisering

Samenwerken

Analytisch denken

Education

HBO-opleiding informatiemanagement of recordmanagement

Tools

iNavigator

Suite4SD

Microsoft 365

Job description

Over de vacature

Vind jij het leuk om te zorgen dat informatie veilig, vindbaar en duurzaam toegankelijk is?

Dan is dit jouw baan!

Bij Gemeente Amstelveen krijg je de kans om écht impact te maken: jij helpt ons klaar te zijn voor de nieuwe Archiefwet en tilt onze informatiehuishouding naar een hoger niveau. Je werkt samen met collega's uit de hele organisatie en bent hét aanspreekpunt als het gaat om goed informatie- en archiefbeheer. Jij ziet wat beter kan, pakt door en zorgt dat processen soepel lopen, van vernietiging tot overbrenging en van metadata tot applicatiebeheer.

Dit ga je doen

Signaleren van knelpunten en adviseren over verbeteringen in informatie- en archiefbeheer. Begeleiden én uitvoeren van processen rondom vernietiging, (digitale) overbrenging, informatie- en archiefbeheer. Ondersteunen van de (senior) adviseurs.

Voorbeelden:

• Input geven voor de richtlijnen en beleidskaders op het gebied van duurzaam toegankelijke informatie, (digitaal) informatie- en archiefbeheer
• Adviseren van afdelingen over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en selectielijsten
• Begeleiden van afdelingen bij ordenen, registreren, archiveren en digitaal werken
• Beheren van de zaaktypencatalogus (iNavigator) en het centrale archiefsysteem
• Het ondersteunen en uitvoeren van de vernietiging in applicaties zoals het zaaksysteem, centraal archiefsysteem, Suite4SD, Fixi, Microsoft 365, JKC
• Voorleggen van vernietigingslijsten aan afdelingshoofden en archiefinspecties en deze met hen bespreken
• Samen met de adviseurs opzetten en coördineren van overbrenging van fysieke archieven naar het Noord-Hollands Archief en het Stadsarchief Amsterdam
• Samen met de adviseurs opzetten en coördineren van overbrenging van digitale archieven naar de e-depots
• In overleg met de organisatie en archiefbewaarplaatsen particuliere collecties innemen
• Beheren van het archiefdepot (onder andere klimaathuishouding en toegang)
• Coördineren en uitvoeren wekelijkse kwaliteitscontroles met de informatiebeheerders (metadata, dossiers, documenten, vervuiling in systemen)
• Coördineren en uitvoeren verbeteracties met de informatiebeheerders en organisatie

Wat je bereikt

• Eind 2027 staan alle aangewezen applicaties op orde met tijdige vernietiging en overbrenging.
• Digitale overbrenging is succesvol opgestart.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur richting informatiemanagement of recordmanagement.
• VVA, SOD I en SOD II afgerond óf de bereidheid om deze te behalen.
• Ervaring met digitaal zaakgericht werken en moderne informatiesystemen.
• Kennis van informatiebeheer en relevante wetgeving, zoals de Archiefwet.
• Bekendheid met gemeentelijke processen of vergelijkbare administratieve omgevingen.
• Ervaring met informatie- en archiefbeheer, inclusief vernietiging en overbrenging.
• Een nauwkeurige, verantwoordelijke werkhouding en scherp oog voor detail.
• Het vermogen om effectief samen te werken met collega's en externe partners.
• Pre: ervaring met digitale overbrengingen.

De ideale kandidaat is een ervaren specialist op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Jij neemt de organisatie mee in de wereld van de Archiefwet en hoe belangrijk onze informatiehuishouding is. Met ruime ervaring op het gebied van digitalisering in een bestuurlijke omgeving met een grote ICT-component. We zoeken iemand die ervaring heeft met digitaal zaakgericht werken en overtuigingskracht heeft, iemand die samen wil werken, analytisch en doortastend is. Een denker en een doener die actief samenwerkt met de adviseurs en beheerders om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden.

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen €3.824,- en €5.624,- bruto per maand (Cao Gemeenten, schaal 10) op basis van een 36-urige werkweek. Inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Boven op je maandelijkse salaris krijg je van ons ook een individueel keuzebudget van 17,05% dat je kunt laten uitbetalen of fiscaal voordelig kunt uitruilen voor de kosten van bijvoorbeeld een sportabonnement. Ook kun je dit gebruiken voor het kopen van extra vakantiedagen.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.
• Een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract.

En wat nog meer?

Een mooi onboarding programma en een moderne werkplek in Amstelveen. Uiteraard hebben wij nog andere aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Of je voorkeur nu uitgaat naar een goed salaris of meer tijd voor jezelf, sport en hobby's. Het kan allemaal.

Wie zijn wij?

De ambtelijke organisatie AA werkt voor de gemeentebesturen van Aalsmeer en Amstelveen. Twee gemeentebesturen voor een totaal van ongeveer 120.000 inwoners, bediend door één ambtelijke organisatie.

Team Informatievoorziening maakt deel uit van de afdeling Automatisering en Informatiemanagement. De andere teams van deze afdeling zijn Advies & projecten, Infrastructuur & Servicedesk, Data en Applicaties. De afdeling is verantwoordelijk voor ICT-beheer en onderhoud, de geo- en basisregistraties, de documentaire informatievoorziening, informatie- en archiefbeheer, informatiebeveiliging en privacy, regie op de kwaliteit van de informatiehuishouding, proces- en projectmanagement en advies.

In team Informatievoorziening zitten specialisten die kennis hebben van informatie, digitalisering en informatieprocessen. Zij houden zich bezig met het brede gebied van informatievoorziening, waaronder het informatiebeheer, archiveren, tijdig vernietigen en overbrengen van informatie, adviseren, vinden van informatie en de vastlegging en optimalisatie van informatieprocessen. Samen met de organisatie stellen we beleid op over het omgaan met informatie. Op basis van het beleid regisseert team Informatievoorziening het meten en verbeteren van de informatiehuishouding. Daarnaast stuurt het team ook het ontwerpen, digitaliseren en inrichten van processen aan. In applicaties, zoals het Microsoft 365 platform, ondersteunen we gebruikers en nemen we het voortouw in de digitalisering van organisatieprocessen voor burgers, bedrijven, maar ook voor de interne organisatie.

Wat verder goed is om te weten

• Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Als ambtenaar leg je aan het begin van de aanstelling een ambtseed/belofte af.
• Een referentiecheck maakt deel uit van onze selectieprocedure.