Recordmanager/Ondersteuner Zaakgericht werken (ZGW)

Gemeente Heerde; Heerde; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Individueel Keuze Budget (IKB) 17,05%

Personeelsvereniging

Job summary

Gemeente Heerde zoekt een Recordmanager/Ondersteuner Zaakgericht werken (ZGW) voor 28-32 uur per week. Je bewaakt de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie en ondersteunt medewerkers bij Zaakgericht Werken. Je verbetert processen en zorgt voor correcte vernietiging van digitale documenten volgens wet- en regelgeving.

Wij bieden hybride werken, een marktconform salaris en ruimte voor professionele groei binnen een betrokken gemeentelijke organisatie.

Qualifications

• HBO-niveau vereist.
• Ruime ervaring met archiefbeheer en kwaliteitsborging.
• Certificering als (aankomend) recordmanager is een plus.

Responsibilities

• Zorgt voor kwaliteit, toegankelijkheid en duurzame bewaring van informatie in het zaaksysteem en digitale systemen.
• Voert kwaliteitscontroles uit op registraties en bewaart vernietiging volgens regels.
• Ondersteunt Zaakgericht Werken en signaleert knelpunten op de werkvloer.

Skills

Analytisch vermogen

Communicatieve vaardigheden

Dienstverlenend

Procesoptimalisatie

Education

HBO-niveau

Recordmanager certificering

Job description

Recordmanager/Ondersteuner Zaakgericht werken (ZGW)

Zoek jij structuur in je werk en schep je graag orde in digitale chaos? Maak jij informatie makkelijk vindbaar en help je collega's Zaakgericht Werken toe te passen? Met jouw oog voor kwaliteit, procesoptimalisatie en de juiste balans maken we impact.

Wat houd de functie in?

Heerde │ 28-32 uur per week| Startdatum: zo spoedig mogelijk | hbo

Als recordmanager zorg je voor een goede kwaliteit, toegankelijkheid en duurzame bewaring van informatie binnen het zaaksysteem en andere digitale systemen. Je voert kwaliteitscontroles uit op de registraties en houdt toezicht op het correct bewaren en vernietigen van digitale informatie. Daarnaast heb je een actieve rol in het ondersteunen en verbeteren van Zaakgericht Werken. Je ondersteunt medewerkers en teams bij de toepassing ervan, signaleert knelpunten en denkt mee over een goede inrichting van zaakgerichte werkprocessen. Daarbij verbind je de dagelijkse praktijk met informatiebeheer en de inrichting van het zaaksysteem.

• Je ziet toe op het maken en borgen van verbeterslagen in de kwaliteit van de documentaire informatievoorziening.
• Je bewaakt de juiste ordening van documentatie en zorgt dat de overdracht naar het archief volgens de voorschriften verloopt.
• Je draagt zorg voor het tijdig en correct vernietigen van documenten in digitale systemen conform wet- en regelgeving.
• Je ondersteunt medewerkers gevraagd en ongevraagd bij het Zaakgericht Werken (ZGW), zowel individueel op de werkvloer als via trainingen en instructies.
• Je denkt actief mee over de inrichting en verbetering van Zaakgerichtewerkprocessen en weet de verschillende belangen hierin succesvol te verbinden.

Wat vragen wij?

• Je beschikt over een werk- en denkniveau op hbo-niveau.
• Je hebt ruime ervaring met archiefbeheer en kwaliteitsborging, aangevuld met een certificering als (aankomend) recordmanager.
• Je bent in staat kaders en randvoorwaarden, zoals wet- en regelgeving, te vertalen naar de uitvoering van het informatiebeheer en de praktische toepassing van Zaakgericht werken.
• Je bent dienstverlenend ingesteld en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een sterk analytisch vermogen, doorgrondt processen snel en weet knelpunten te vertalen naar werkbare oplossingen.

Werkgeluk vinden wij heel belangrijk

Omdat we een kleine organisatie zijn, kent iedereen elkaar en zijn de lijntjes kort. De sfeer op de werkvloer is fijn en we helpen elkaar graag. We hebben ook oog voor jouw situatie thuis en je privéleven. Waar nodig ondersteunen we je daarin. We werken op basis van vertrouwen en geven elkaar échte aandacht. Kortom: bij de gemeente Heerde krijg je veel vrijheid en werk je in een prettig team!

Bij ons kun je rekenen op een boeiende werkomgeving met verschillende taken

Daarnaast bieden wij, op basis van relevante werkervaring, een salaris van minimaal € 3.568,- en maximaal € 5.096,- bruto per maand op basis van 36 uur (in schaal 9 van de cao-gemeenten). Om je privé en werk zo goed mogelijk in balans te houden kun je bij ons hybride werken (thuis én op kantoor). Je krijgt veel eigen verantwoordelijkheid en vrijheid om je werk zelf in te richten. Uiteraard wel in overleg met je directe collega’s.

Boven op je maandelijkse salaris krijg je een Individueel Keuze Budget (IKB) van17,05%. Dit is een extra geldbedrag dat je opbouwt. Jij kiest zelf wat je hiermee doet: laten uitbetalen, extra vrije dagen kopen of gebruiken voor een opleiding. Daarnaast hebben we ook een actieve personeelsvereniging waar je leuke, ontspannen en verbindende activiteiten van kan verwachten. Ten slotte werk jij op een plek waarin je direct het verschil maakt voor de inwoners en de leefomgeving van onze mooie gemeente!

Meer informatie, contact informatie

De duur van deze functie is in eerste instantie voor één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Carlo Cloosterman (Regisseur Organisatie Domein) via 0578 – 69 94 94.

Je kunt solliciteren tot en met 6 oktober. De gesprekken staan gepland op 13 oktober in de ochtend. Houd hier alvast rekening mee in je agenda.

De gemeente Heerde is omgevingsbewust en ondernemend. Wil je meer weten over werken bij de gemeente Heerde? Kijk dan op onze website: werkenbijheerde.nl . Samen zijn wij Heerde.