Projectmedewerker secretariaat

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Uitzendovereenkomst

Pensioen via StiPP

Snelle terugkoppeling

Job summary

All About Work zoekt een projectmedewerker voor het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijk Ontwikkeling. Je ondersteunt meerdere teams en bewaakt dagelijkse processen, dossiers en planningen met een proactieve, gestructureerde aanpak.

Je bent accuraat, planmatig en klantgericht, met sterke communicatieve vaardigheden; ervaring met notuleren en vergaderingen is gewenst. Er wordt een detacheringsoplossing aangeboden richting een dynamische gemeenteomgeving.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Minimaal 1 jaar werkervaring met notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Responsibilities

• Je maakt deel uit van het secretariaat van het Clusterondersteuning Maatschappelijk Ontwikkeling.
• Je werkt samen met collega’s om de ondersteuning van veertien teams binnen de afdeling te waarborgen.
• Je fungeert als vraagbaak voor bedrijfsvoering en secretariaatszaken.
• Je pakt werkzaamheden op vanuit de secretariaatsmailbox en handelt zelfstandig af.
• Je beheert de agenda van twee of meer teammanagers.
• Je ondersteunt bij het opstellen van (jaar)planningen en het reserveren van vergaderzalen.
• Je zorgt voor een up-to-date digitaal archief en rapportages.
• Je helpt bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen.

Skills

Proactieve instelling

Accuraat

Planmatig werken

Stressbestendig

Teamwork

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid

Education

MBO-niveau 4

Tools

Excel

Digitaal archiefsysteem

Job description

Over de functie

0085626

Je gaat aan de slag als projectmedewerker binnen het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijk Ontwikkeling. In deze rol ondersteun je meerdere teams binnen een dynamische en veranderende omgeving en zorg je dat de dagelijkse processen soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel voor de afdeling en pakt zelfstandig uiteenlopende secretariële en bedrijfsvoeringsgerichte werkzaamheden op. Met jouw proactieve en gestructureerde aanpak houd je overzicht, ondersteun je teammanagers en zorg je dat dossiers, planningen en rapportages op orde zijn.

Wat ga je doen

• Je maakt deel uit van het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijk Ontwikkeling.
• Je werkt samen met een aantal collega’s om de ondersteuning van de veertien teams binnen de afdeling in goede banen te leiden.
• Je fungeert als vraagbaak voor de afdeling, waar het gaat om bedrijfsvoering en secretariaat gerelateerde zaken.
• Je pakt werkzaamheden op vanuit de secretariaatsmailbox en neemt hierop zelfstandig actie.
• Je beheert de agenda van twee of meer teammanagers.
• Je ondersteunt de teams bijvoorbeeld door het opstellen van (jaar)planningen, het boeken van vergaderzalen en het verzorgen van inkooporders.
• Je zorgt ervoor dat de verschillende, interne portefeuilles op rolletjes loopt.
• Je bent verantwoordelijk voor het up-to-date houden van dossiers in ons digitaal archief en de nodige rapportages.
• Je vindt het leuk om te helpen bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen.

Over jou

• Je hebt een proactieve instelling.
• Je bent accuraat, zelfredzaam en omgevingsbewust.
• Je weet het overzicht te bewaken en gaat moeilijke situaties niet uit de weg.
• Je bent stressbestendig.
• Je werkt planmatig, gestructureerd en klantgericht.
• Je steekt graag de handen uit de mouwen.
• Je bent resultaatgericht en bezit een flexibele werkhouding.
• Samenwerken is voor jou geen probleem, maar juist de standaard.
• Je mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is uitstekend.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met Excel;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archivering systeem;
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken specifiek met de portefeuille HR;
• Je hebt werkervaring met Oracle.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

0085626

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.