Projectmedewerker Projectmanagementbureau

ELLBRU; Rotterdam; On-site; EUR 46,000 - 50,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een projectmedewerker voor het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling. Je ondersteunt projectmanagers met administratieve taken, agendabeheer, notuleren en voortgangsbewaking zodat projecten soepel verlopen.

Je werkt binnen een gedreven team aan uiteenlopende opdrachten, van kleine lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten, met ruimte voor ontwikkeling en samenwerking.

Qualifications

• Minimaal afgeronde MBO4-opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring als projectmedewerker of secretariaire achtergrond.
• Ervaring met notuleren in een projectteam.
• Ervaring met agendabeheer en Microsoft Office.
• Kennis van projectadministratie en documentbeheer.

Responsibilities

• Coördineren van administratieve taken en agendabeheer.
• Notuleren van vergaderingen en voortgang bewaken.
• Ondersteunen van de projectmanager met operationele taken.
• Organiseren van teamactiviteiten en bijeenkomsten.
• Beoordelen van voortgang en afstemming binnen het projectteam.

Skills

Notuleren

Agendabeheer

Projectcoördinatie

Secretariële ondersteuning

Education

MBO4-opleiding

Tools

Excel

Word

Outlook

MS Teams

Job description

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 - 40 uur per week op zoek naar een Projectmedewerker Projectmanagementbureau. Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Organisatie
PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma's in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk. Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel.

De organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm. Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

Functieomschrijving
Als projectmedewerker binnen het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling ben je de steunpilaar voor projectmanagers en teamleden. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van administratieve taken, agendabeheer, notuleren van vergaderingen, en het bewaken van de voortgang van projecten. Je ondersteunt de projectmanager door de nodige operationele en administratieve ondersteuning te bieden, zodat projecten efficiënt en effectief verlopen.

Jouw functie

Als projectmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitaire zaken. Je biedt zelfstandige ondersteuning aan de projectmanager(s) en fungeert als "ontzorger". Jij bent de spin in het web, flexibel en in staat snel te schakelen. Je verzorgt o.a. agendabeheer, het inplannen van afspraken, notuleren en bewaakt de voortgang van acties. Daarnaast pak je ad-hoc taken op en ondersteun je bij de organisatie van teamactiviteiten en bijeenkomsten.

Het werken in projecten is hectisch en veelzijdig. Rotterdam is altijd in beweging en jouw werk ook. Je hebt een brede rol, maar je bent in ieder geval bezig met de volgende werkzaamheden:

• Projectcoördinatie en planning: Je organiseert, plant en bewaakt de voortgang van acties, zorgt voor de uitvoering van projectactiviteiten en maakt efficiënte planning mogelijk.
• Ad-hoc ondersteuning: Van het beheren van complex agenda's tot het organiseren van vergaderingen en teamactiviteiten, je pakt spoedzaken op en zorgt voor naadloze ondersteuning.
• Procesbewaking: Je voert controles uit op de voortgang van projectactiviteiten, signaleert knelpunten en helpt bij het herstructureren van processen indien nodig.
• Omgevingsbewust en proactief: Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en hebt altijd oog voor de context en impact van jouw werk binnen het project en de bredere organisatie.
• Communicatie en rapportage: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor administratieve zaken, met als doel een goede communicatie- en informatiehuishouding binnen het projectteam te waarborgen.

Functie-eisen:

• Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4-niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden (zoals het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van projectoverleggen, het ondersteunen van projectteams bij de opvolging van acties, het plannen van afspraken, het gestructureerd bijhouden van digitale projectdossiers) of een secretariële achtergrond, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, of in een soortgelijke functie;
• Je hebt werkervaring met notuleren in een projectteam;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Officeprogramma's, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een significant verschil hebt gemaakt voor het team. Deze ervaring wordt onderbouwd met een concreet voorbeeld in je CV;
• Je hebt werkervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen hebt ondersteund in een projectomgeving;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen;
• Je hebt werkervaring met het samenwerken met een projectmanager, waarbij je wekelijks overleg hebt en afstemt over de acties en taken;
• Je hebt werkervaring opgedaan als projectmedewerker bij een overheidsorganisatie.

Ons aanbod
Als projectmedewerker projectmanagementbureau voor Gemeente Rotterdam werk je binnen een gedreven team. Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 - 40 uur per week;
• Salarisschaal 8: €4132 - €4499.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 27 september.

Salarisrange: €4132 - €4499