Projectleider verkenning en verbetering MS Teams

Overheidzzp; Almere; Hybrid; EUR 75,000 - 115,000; Full time

Job summary

Gemeente Almere zoekt een ervaren projectleider voor het verbeteren van INFO-beheer binnen MS Teams, SharePoint en OneDrive. Je start met een gedegen verkenning en vertaalt resultaten naar een concreet verbeterplan en governance-structuur.

Je voert het traject aan, rapporteert aan het programmamanager en coordineert met ICT en betrokken afdelingen. De opdracht vereist minimaal 5 jaar leidinggevende verandertrajecten en sterke ervaring met MS Teams/SharePoint, evenals kennis van de Archiefwet.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten.
• Minimaal 2 afgeronde projecten op MS Teams en/of SharePoint.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet.
• Kennis van en ervaring met gangbare projectmethodieken (PRINCE2, agile/scrum).

Responsibilities

• Verken current situatie en vertaal bevindingen naar een concreet verbeterplan.
• Stuur de uitvoering van het verbetertraject MS Teams aan en bewaak voortgang.
• Richt governance en beheerstructuur in inclusief retentiebeleid en gebruiksafspraken.
• Ontwikkel adoptie- en communicatieplan ter borging van gedragsverandering.
• Lever eindrapportage en overdracht van beheerverantwoordelijkheid.

Skills

PRINCE2

Agile/Scrum

Leiderschap

Veranderingsmanagement

Stakeholdermanagement

Education

HBO of WO opleiding

Tools

MS Teams

SharePoint

OneDrive

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat als projectleider de huidige inzet van MS Teams, SharePoint en OneDrive verkennen, een verbeterplan opstellen, governance en beheer inrichten en de organisatie meenemen in duurzame verbetering van informatiebeheer.

De werkomgeving en opdracht

Informatiebeheer is een pijler voor een betrouwbare en transparante overheid. Gemeente Almere streeft ernaar dat informatie steeds meer duurzaam toegankelijk is. Het gaat daarbij om het ontvangen, registreren, verwerken, bewaren, beheren, beschikbaar stellen en vernietigen of overbrengen van informatie. Door meer inzicht en overzicht te creëren wordt informatie gebracht in een betere, meer geordende en toegankelijke staat en daarmee toekomstbestendiger.

Tussen 2019 en eind 2022 heeft een implementatietraject plaatsgevonden van Microsoft Teams, met onderliggend SharePoint en OneDrive. De bijpassende kwaliteitszorg en het beheer zijn echter nog niet goed genoeg ingeregeld. Dit heeft geleid tot de situatie er sprake is van een mismatch tussen wat de gemeente nastreeft en de huidige status met als conclusie dat verbetering op vlak van Informatiebeheer binnen MS Teams nodig is.

De opdracht maakt onderdeel uit van het programma Informatiebeheer onder aansturing van de programmamanager.

De functie/opdracht

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de volledige uitvoering van het verbetertraject MS Teams binnen gemeente Almere. Je start met een gedegen verkenning van de huidige situatie en vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan. Vervolgens stuur je de uitvoering daarvan aan.

De projectleider opereert binnen het programma Informatiebeheer en rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep. Nauwe samenwerking met ICT, Adviseurs Informatiebeheer (IBC) en betrokken afdelingen is vereist. Het project maakt gebruik van bestaande project/portfoliostructuren, rapportageformats en besluitvormingsprocedures van de gemeente Almere. Budget en definitieve formatieomvang worden na de verkenningsfase in overleg vastgesteld. Hybride werken is mogelijk; fysieke aanwezigheid op locatie Almere is vereist waar samenwerking of besluitvorming dit vraagt.

Op te leveren resultaten

Je voert de verkenning uit naar de huidige inrichting, het gebruik en het beheer van MS Teams, SharePoint en OneDrive. Je brengt achterstanden, wildgroei, risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart. Op basis daarvan stel je een verbeterplan op met concrete maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden. Je richt de governance en beheerstructuur in, inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken. Je stuurt op het wegwerken van achterstanden volgens een vastgestelde prioritering. Je ontwikkelt een adoptieplan en communicatieaanpak om gedragsverandering te borgen. Je sluit het project af met een eindrapportage en overdracht van de beheerverantwoordelijkheid.

Wie ben je?

Je bent een projectleider met kennis van en ervaring met gangbare projectmethodieken (PRINCE2, agile/scrum). Je bent bereid volgens de standaarden van Almere projectmanagement uit te voeren. Je bent hierbij gewend te werken in complexe organisaties. Je combineert inhoudelijke kennis van informatiebeheer met een pragmatische aanpak. Je weet hoe je achterstanden en wildgroei omzet in een beheersbaar plan en houdt koers ook als de organisatie in beweging is. Je bent bij voorkeur thuis in de gemeentelijke context en begrijpt wat er nodig is om mensen mee te krijgen in een veranderproces. Je levert niet alleen resultaten op, maar borgt ze ook in de organisatie. Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op. Je hebt een HBO of WO opleiding afgerond die aansluit bij de aard en inhoud van de opdracht. Je beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten, minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint en aantoonbare kennis van de Archiefwet.

Competenties

Leiderschap: richt een projectteam in, stuurt het projectteam effectief aan, geeft richting, creëert duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden, creëert een omgeving waarin samenwerking, professionele inbreng van vakspecialisten en resultaten optimaal tot hun recht komen

Kwaliteits- en compliancegerichtheid: Werkt in lijn met wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en borgt kwaliteit gedurende het hele traject.

Veranderkundig leiderschap: geeft organisatiebreed richting aan verandering, creëert draagvlak en neemt medewerkers mee in de gewenste beweging.

Plannen en organiseren: Stelt realistische planningen op, bewaakt de voortgang en houdt overzicht over meerdere parallelle deeltrajecten en zorgt voor tijdige realisatie van resultaten.

Samenwerken: Werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders van werkvloer tot bestuur en creëert draagvlak voor verandering.

Omgevingssensitiviteit: Heeft inzicht in de formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en weet hier effectief op in te spelen.

Initiatief nemen: Signaleert knelpunten en kansen, pakt deze proactief op en wacht niet af.

Flexibiliteit: Past de aanpak aan op basis van uitkomsten van de verkenning en speelt in op wisselende prioriteiten binnen de organisatie.

Overtuigen: Weet betrokkenen te motiveren voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.

Doener (get-things-done): Combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instelling en zorgt dat plannen ook daadwerkelijk landen in de organisatie.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Je bent een projectleider met kennis van en ervaring met gangbare projectmethodieken (PRINCE2, agile/scrum).
• Je bent bereid volgens de standaarden van Almere projectmanagement uit te voeren.
• Je bent hierbij gewend te werken in complexe organisaties.
• Je combineert inhoudelijke kennis van informatiebeheer met een pragmatische aanpak.
• Je weet hoe je achterstanden en wildgroei omzet in een beheersbaar plan en houdt koers ook als de organisatie in beweging is.
• Je bent bij voorkeur thuis in de gemeentelijke context en begrijpt wat er nodig is om mensen mee te krijgen in een veranderproces.
• Je levert niet alleen resultaten op, maar borgt ze ook in de organisatie.
• Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op.
• Je hebt een HBO of WO opleiding afgerond die aansluit bij de aard en inhoud van de opdracht.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten, minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint en aantoonbare kennis van de Archiefwet.

Wensen

• Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Onbekend

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Almere is een grote gemeente in de provincie Flevoland met ongeveer 210.000 inwoners. De stad Almere bestaat uit meerdere stadsdelen, waaronder Almere Stad, Almere Buiten, Almere Haven, Almere Hout en Almere Poort. Almere staat bekend om zijn moderne architectuur en stedenbouw. De gemeente Almere biedt inwoners een diversiteit aan voorzieningen en activiteiten. Er zijn veel groene gebieden en waterrijke plekken waar inwoners kunnen genieten van de natuur en recreatie. De gemeente zet zich in voor een veilige en leefbare omgeving voor alle bewoners. Naast de ontwikkeling van de stad stimuleert de gemeente ook participatie en betrokkenheid van alle inwoners.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.