Projectleider verkenning en verbetering MS Teams

Impact Vandaag; Almere; Hybrid; EUR 60,000 - 100,000; Full time

Job summary

Gemeente Almere zoekt een projectleider voor het verbetertraject MS Teams binnen het programma Informatiebeheer. Je start met een verkenning van de huidige situatie, vertaalt de resultaten naar een concreet verbeterplan en stuurt de uitvoering aan. Samenwerking met ICT, IBC en betrokken afdelingen is noodzakelijk.

Hybride werken is mogelijk; fysieke aanwezigheid op locatie Almere is vereist waar samenwerking of besluitvorming dit vraagt.

Responsibilities

• Voer een verkenning uit naar de huidige inrichting, het gebruik en het beheer van MS Teams, SharePoint en OneDrive.
• Stel op basis daarvan een concreet verbeterplan op met maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden.
• Richt governance en beheerstructuur in, inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken.
• Stuur op het wegwerken van achterstanden volgens prioriteit en ontwikkel een adoptieplan en communicatieaanpak.
• Sluit het project af met een eindrapportage en overdracht van beheerverantwoordelijkheid.

Job description

Informatiebeheer is een pijler voor een betrouwbare en transparante overheid. Gemeente Almere streeft ernaar dat informatie steeds meer duurzaam toegankelijk is. Het gaat daarbij om het ontvangen, registreren, verwerken, bewaren, beheren, beschikbaar stellen en vernietigen of overbrengen van informatie. Door meer inzicht en overzicht te creëren wordt informatie gebracht in een betere, meer geordende en toegankelijke staat en daarmee toekomstbestendiger.

Tussen 2019 en eind 2022 heeft een implementatietraject plaatsgevonden van Microsoft Teams, met onderliggend SharePoint en OneDrive. De bijpassende kwaliteitszorg en het beheer zijn echter nog niet goed genoeg ingeregeld. Dit heeft geleid tot de situatie er sprake is van een mismatch tussen wat de gemeente nastreeft en de huidige status met als conclusie dat verbetering op vlak van Informatiebeheer binnen MS Teams nodig is.

De opdracht maakt onderdeel uit van het programma Informatiebeheer onder aansturing van de programmamanager.Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de volledige uitvoering van het verbetertraject MS Teams binnen gemeente Almere. Je start met een gedegen verkenning van de huidige situatie en vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan. Vervolgens stuur je de uitvoering daarvan aan. De projectleider opereert binnen het programma Informatiebeheer en rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep. Nauwe samenwerking met ICT, Adviseurs Informatiebeheer (IBC) en betrokken afdelingen is vereist. Het project maakt gebruik van bestaande project/portfoliostructuren, rapportageformats en besluitvormingsprocedures van de gemeente Almere. Budget en definitieve formatieomvang worden na de verkenningsfase in overleg vastgesteld. Hybride werken is mogelijk; fysieke aanwezigheid op locatie Almere is vereist waar samenwerking of besluitvorming dit vraagt.

Op te leveren resultatenJe voert de verkenning uit naar de huidige inrichting, het gebruik en het beheer van MS Teams, SharePoint en OneDrive. Je brengt achterstanden, wildgroei, risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart. Op basis daarvan stel je een verbeterplan op met concrete maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden. Je richt de governance en beheerstructuur in, inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken. Je stuurt op het wegwerken van achterstanden volgens een vastgestelde prioritering. Je ontwikkelt een adoptieplan en communicatieaanpak om gedragsverandering te borgen. Je sluit het project af met een eindrapportage en overdracht van de beheerverantwoordelijkheid.