Projectassistent civiele projecten

Van Dijk Employment Services; Wieldrecht; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Part time

Job summary

Van Dijk Employment Services zoekt een projectassistent voor de gemeente Hardenberg. Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders, regelt vergaderingen, bewaakt acties en beheert dossiers.

Daarnaast ondersteun je de financiële administratie en organiseer je inwonersbijeenkomsten en projectcommunicatie, zodat de inhoudelijke aansturing en realisatie centraal blijven staan. Locatie Hardenberg, hybride werken beperkt mogelijk.

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau 4 afgeronde opleiding.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als projectassistent/ondersteuner binnen de publieke sector.
• Minimaal 2 jaar ervaring met zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen (notulen, acties en dossierbeheer).

Responsibilities

• Meerdere civiele projectleiders gelijktijdig ondersteunen bij dagelijkse projectorganisatie.
• Overleggen organiseren en acties en afspraken bewaken; notulen en aktielijsten opstellen.
• Projectdossiers en informatie actueel en vindbaar houden; documenten, besluiten en correspondentie vastleggen.
• Ondersteuning PMC-werkwijze; documentatie en bijeenkomsten organiseren.
• Financiële administratie ondersteunen; verplichtingen, opdrachten en facturen bijhouden; tijdig signaleren.
• Communicatie met bewoners; inwonersbijeenkomsten organiseren en bewonersbrieven voorbereiden.
• Projectstukken voorbereiden en controleren; informatie beschikbaar voor overleg en besluitvorming.

Skills

Organisatie

Communicatie

Samenwerken

Education

MBO-opleiding niveau 4

Tools

PMC (Projectmatig Creëren)

Job description

Bij de gemeente Hardenberg ondersteun je als projectassistent meerdere civiele projectleiders tegelijk. Jij zorgt voor overzicht en structuur, zodat zij zich volledig kunnen richten op de inhoud van hun projecten.

Waar kom je terecht?
De gemeente Hardenberg groeit en inmiddels telt de gemeente meer dan 62.935 inwoners. Hardenberg ontwikkelt zich tot een moderne stad in een landelijke omgeving, met een sterke regio, een aantrekkelijk buitengebied en goede voorzieningen. Dat doen ruim 550 collega's samen, vanuit de kernwaarden vriendelijkheid, betrouwbaarheid en een goede samenwerking, met de aanpak "de Kracht van Gewoon Doen".

Binnen het cluster (Civiele) Projecten werk je aan uiteenlopende projecten in de openbare ruimte, zoals reconstructies van wegen en riolering, het bouw- en woonrijp maken van nieuwe woonwijken en de inrichting van de openbare ruimte. De civiele projectleider stuurt deze projecten aan op onder meer planning, financiën, kwaliteit en risico’s. Voor dit cluster zoeken we een projectassistent die mee helpt om de projecten georganiseerd, voorspelbaar en zorgvuldig te laten verlopen.

Als projectassistent ondersteun je meerdere civiele projectleiders en projecten tegelijkertijd. Je regelt onder andere de vergaderorganisatie, bewaakt acties en besluiten, beheert projectdossiers en ondersteunt administratief bij financiële verplichtingen. Ook het organiseren van inwonersbijeenkomsten hoort bij je rol. Zo geef je de projectleiders de ruimte om zich volledig te richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van hun projecten. Je hebt daarbij contact met collega's, adviesbureaus, aannemers en nutsbedrijven, en je denkt actief mee over slimmere werkwijzen.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders tegelijk bij de dagelijkse organisatie van hun projecten.

• Je organiseert overleggen en bewaakt acties en afspraken: je plant bijeenkomsten, verzorgt agenda's en stukken en maakt notulen of heldere actielijsten.

• Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en vindbaar en zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van stukken, besluiten en correspondentie.

• Je ondersteunt de projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren), bijvoorbeeld bij het organiseren van documentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten.

• Je ondersteunt de financiële administratie van projecten: je houdt gegevens en overzichten bij, ondersteunt bij verplichtingen, opdrachten en facturen en signaleert tijdig als iets aandacht vraagt.

• Je ondersteunt de communicatie met inwoners, bijvoorbeeld door inwonersbijeenkomsten te organiseren, uitnodigingen te versturen, een projectmailbox bij te houden en bewonersbrieven voor te bereiden.

• Je bereidt projectstukken voor en controleert ze, zodat informatie op tijd en compleet beschikbaar is voor overleg en besluitvorming.

Wat breng je mee?

Eisen

• afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4

• minimaal 2 jaar werkervaring als projectassistent, projectondersteuner en/of vergelijkbaar binnen de publieke sector

• minimaal 2 jaar werkervaring met het zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen van werkzaamheden, waaronder verslaglegging, actie- en afsprakenbewaking en dossierbeheer

Wensen

• werkervaring met het ondersteunen van civieltechnische en/of infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving

• werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten, waarbij je zelfstandig verantwoordelijk was voor de organisatorische en administratieve ondersteuning

• minimaal 2 jaar werkervaring met financiële projectadministratie, bijvoorbeeld het bijhouden van verplichtingen, opdrachten, facturen of financiële projectoverzichten

• werkervaring met het organiseren van inwonersbijeenkomsten, participatiemomenten en/of projectcommunicatie

• werkervaring met de projectmatige werkwijze Projectmatig Creëren (PMC)

Kenmerken
Parttime / Fulltime: 32 uur
Verwachte looptijd: zo snel mogelijk voor 12 maanden
Locatie: Hardenberg, hybride werken beperkt mogelijk
Gesprek: maandag 2 november

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp'er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Waarom kiezen voor Van Dijk?
Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.