Project management ondersteuner (zzp - freelance)

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 68,000; Full time

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een Project Management Ondersteuner binnen Subdomein COC2 (Civiel Operationele Command & Control en Inlichtingen & Veiligheid IT). Je werkt nauw samen met de projectmanager, teamleiders en SAFe-collega’s en ondersteunt een AgileSAFe-omgeving.

Belangrijke taken zijn het bijhouden van planning en risico’s, het verzamelen en vertalen van projectinformatie naar stuurinformatie, het voorbereiden van rapportages en besluitvorming, en het organiseren van bijeenkomsten

Qualifications

• Verzamelen, analyseren en vertalen van projectinformatie naar stuurinformatie.
• Ondersteunen van project- en programmamanagers bij beheersing en uitvoering.
• Voorbereiden van rapportages en besluitvorming in project- en stuurgroepen.

Responsibilities

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam.
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden.
• Houd toezicht op de projectvoortgang.
• Coördineer en bewaak kwaliteit en levering volgens afspraken.
• Distribueer informatie van de projecteigenaar en treed op als contactpunt.
• Zorg dat projecten bijdragen aan bredere organisatiedoelen.
• Voldoe aan budgetten en levertijden en pas bij veranderende omstandigheden aan.

Skills

Projectmanagement

Analytische vaardigheden

Communicatievaardigheden

Job description

Opdrachtbeschrijving

Als project management ondersteuner binnen het Subdomein COC2 (Civiel Operationele Command & Control en Inlichtingen & Veiligheid IT) ben je een spil in het web en lever je ondersteuning aan en verantwoording af aan de projectmanager. Je werkt samen met de teamleiders en SAFe-collega’s van de betrokken deelprojecten. In een bestaande PPM omgeving en een AgileSAFe omgeving in wording.

Werkzaamheden

De Project Management Ondersteuner ondersteunt de project- en de programmamanager bij de beheersing en uitvoering van complexe projecten en programma’s. De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• bewaken en actualiseren van planning, voortgang, risico’s, issues en afhankelijkheden;
• verzamelen, analyseren en vertalen van projectinformatie naar bruikbare management- en stuurinformatie;
• voorbereiden van rapportages, besluitvorming en project- en stuurgroep overleggen;
• proactief signaleren van knelpunten en adviseren over mogelijke beheersmaatregelen;
• bewaken van acties, besluiten en afspraken en bijdragen aan een professionele en gestructureerde projectorganisatie;
• ondersteunt en organiseert diverse bijeenkomsten, PI-sessies en overleggen met externe partijen.

Prestatiedoelstelling

De Project Management Ondersteuner draagt aantoonbaar bij aan een voorspelbare, transparante en beheerste uitvoering van het project of programma. De belangrijkste prestatiedoelstellingen zijn:

• actuele en betrouwbare project- en managementinformatie is tijdig beschikbaar;
• risico’s, afwijkingen en afhankelijkheden worden tijdig gesignaleerd en geadresseerd;
• acties, besluiten en mijlpalen worden aantoonbaar bewaakt en opgevolgd;
• besluitvorming wordt inhoudelijk goed en tijdig voorbereid;
• de projectmanager wordt aantoonbaar ontlast en ondersteund bij de integrale beheersing van het project.

Achtergrond opdracht

Je komt te werken binnen het Subdomein COC2 - Civiel Operationele Command & Control en Inlichtingen & Veiligheid IT, dat werkt aan het vernieuwen en verbeteren van IT (wapen)systemen voor de KMar. Het project BRK draait in een PI-cadans en heeft diverse sparringpartners intern en extern.

Eisen

eCF-profiel:Project Manager

Referentie Gebied:E.02 Project- en portfoliomanagement

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de kandidaat vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
• Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's

Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken.Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden