Programmasecretaris Powerport

Flexintens; Zevenbergen; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

FlexIntens zoekt voor de Gemeente Moerdijk een Programmasecretaris Powerport voor 36 uur per week. Je zorgt voor een werkbare structuur, coördineert stukken en bewaakt dat afspraken worden uitgevoerd.

Je werkt samen met de programmamanager en het programmateam in Zevenbergen, organiseert agenda's, bewaakt planning en levert proactief input en verslaglegging. Een politiek-bestuurlijke omgeving vraagt flexibiliteit, nauwkeurigheid en goede communicatieve vaardigheden.

Qualifications

• De kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of relevante werkervaring.
• In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers.
• Ervaring in vergelijkbare rol en/of opdrachten bij meerdere gemeenten en/of provincies.
• Ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen, ruimtelijke programma's of infrastructurele projecten.
• Ervaring met interbestuurlijke samenwerking tussen gemeenten, provincies, Rijksoverheid en andere publieke partners.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Voorbereiden van agenda's en stukken voor programmateam, stuurgroep en programmalijnen; input ophalen en besluitpunten scherp neerzetten.
• Verslaglegging van overleggen en beheer van actie- en besluitenlijsten; afspraken vastleggen en deadlines bewaken.
• Sessies en bijeenkomsten organiseren, met inwoners en interne rollen; praktische en procesmatige kant regelen.
• Programmalijnen procesmatig ondersteunen: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden.
• Beheer van de centrale mailbox en triage van signalen en vragen; opvolging waar nodig.
• Navolgbaar programmadossier in zaaksysteem en Teams; versiebeheer en traceerbaarheid.

Skills

HBO niveau

Ervaring bij gemeenten

Interbestuurlijke samenwerking

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Functiebeschrijving Voor de Gemeente Moerdijk is FlexIntens op zoek naar een Programmasecretaris Powerport voor 36 uur per week.

Programmasecretaris Powerport

Context

Het kan jou als overheidsprofessional bijna niet ontgaan zijn: landelijk was er volop nieuws over de toekomst van het dorp Moerdijk. Het rijk zoekt – samen met provincie, waterschap en gemeenten via de zogenaamde ontwerptafel Powerport – al jaren naar ruimte voor de ontwikkeling van energiesystemen, de zeehaven en circulaire economie. Recent heeft het Rijk haar besluit over een voorkeurscenario uitgesteld.

Voor de komende periode wordt daarom gezocht naar een programmasecretaris. Door de dynamiek en complexiteit van het programma is behoefte aan een stevige programmasecretaris die zorgt voor een goed functionerende werkstructuur, de stukkenstroom coördineert en bewaakt dat afspraken en besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Zo draagt de programmasecretaris eraan bij dat het programma niet alleen wordt ontwikkeld, maar ook succesvol wordt gerealiseerd.

Opdracht

Als programmasecretaris ben je de spil in de gemeentelijke organisatie van het programma Powerport. Je zorgt dat interne overlegstructuren werken, acties worden opgevolgd, besluiten navolgbaar zijn vastgelegd en de programmaplanning haalbaar blijft. Je ondersteunt het programmateam, de interne stuurgroep en programmalijnen, zodat inhoudelijke trekkers kunnen leveren en besluitvorming tijdig en goed voorbereid plaatsvindt.

Je werkt in een tandem met de programmamanager. De programmamanager stuurt het programma integraal aan; jij organiseert het ritme, bewaakt overzicht en opvolging, en houdt het programma “op de rails”. Je bent iemand die meedenkt, (mee)schrijft waar dat helpt en dingen voor elkaar krijgt.

Taken

• Je helpt de programmamanager met de voorbereiding van de agenda's en stukken voor het programmateam, de stuurgroep en (waar nodig) programmalijnen. Je haalt input op bij de juiste mensen, zet besluitpunten en dilemma's scherp neer.
• Je verzorgt verslaglegging van overleggen (stuurgroep en waar nodig programmalijnoverleggen). Je maakt en beheert actie- en besluitenlijsten. Je legt afspraken vast, bewaakt deadlines en kritieke paden en jaagt opvolging actief aan.
• Je helpt sessies en momenten in het programma organiseren, waaronder ook (samen met communicatie/participatie en de betrokken inhoudelijke rollen) bijeenkomsten en contactmomenten met inwoners. Je regelt de praktische en procesmatige kant.
• Je ondersteunt de programmalijnen procesmatig: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden. Je bewaakt daarbij dat eigenaarschap bij de inhoudelijke trekkers blijft, maar dat producten wél op tijd en in de juiste vorm worden opgeleverd.
• Samen met de programmaondersteuner beheer je de centrale mailbox(en) van het programma en triageert binnenkomende signalen en vragen. Je zet ze uit bij de juiste collega's, bewaakt dat er opvolging komt.
• Je draagt zorg voor een navolgbaar programmadossier (in het zaaksysteem en in de Teams-omgeving): stukken zijn vindbaar, versiebeheer is helder en besluiten/onderbouwingen traceerbaar, passend bij de bestuurlijke gevoeligheid en opvolging van de WOO-vragen die we krijgen.

Waar je terecht komt

Je werkt binnen het programma Powerport bij de gemeente Moerdijk. Je standplaats is het gemeentehuis in Zevenbergen. Je bent onderdeel van het programmateam en werkt dagelijks samen met de programmamanager en de anderen kernrollen in het programmateam (strategie intern/extern, juridisch, communicatie/participatie, financieel, programmalijncoördinatoren).

Profiel

We zoeken een programmasecretaris met een aantal jaar werkervaring (2–5 jaar) die energie krijgt van het bouwen aan een programmaorganisatie in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent sterk in organiseren en prioriteren: je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en deadlines, en zorgt dat acties ook echt worden opgevolgd. Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en niveaus, en je houdt overzicht als er veel tegelijk speelt. Je hebt gevoel voor hoe besluitvorming binnen een gemeente werkt (bestuurlijk, ambtelijk). Je hebt een vlotte pen waardoor je kunt bijdragen aan verschillende stukken die het programmateam produceert. Je krijgt energie van een veelzijdige rol waarin je dicht op het programma en de betrokken partijen zit en bijdraagt aan zowel de inhoudelijke voortgang als de organisatie en uitvoering.

Gesprekken

De gesprekken vinden plaats op maandag 16 november aanstaande van 13.00 uur tot 17.00 uur. De gesprekken worden bij voorkeur live gevoerd in het gemeentehuis in Zevenbergen. Hoewel we nog niet kunnen voorspellen of de kandidaat wordt uitgenodigd, is het prettig als met deze datum alvast rekening kan worden gehouden.

Opdrachtgever heeft beoordeeld of de opdracht geschikt is om te worden uitgevoerd door een zelfstandig ondernemer. Hierbij is gekeken naar de aard van de werkzaamheden, aansturing tijdens de uitvoering en inbedding in de organisatie. Daarbij heeft opdrachtgever geconcludeerd dat de (aard van de) opdracht zich niet leent om door een zelfstandig ondernemer te worden uitgevoerd.

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of relevante werkervaring
2. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol en/of vergelijkbare opdrachten bij meerdere gemeenten en/of provincies
2. De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen, ruimtelijke programma's of infrastructurele projecten
3. De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met interbestuurlijke samenwerking tussen gemeenten, provincies, Rijksoverheid en andere publieke partners
4. De kandidaat beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Dit wordt beoordeeld en/of getoetst in een eventueel persoonlijk gesprek

Arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.