Programmasecretaris powerport (zzp - freelance)

Gemeente Moerdijk; Zevenbergen; On-site; EUR 55,000 - 70,000; Full time

Job summary

Gemeente Moerdijk zoekt een programmasecretaris voor Powerport, die de programmastructuur bewaakt, de stukkenstroom coördineert en zorgt dat afspraken en besluiten worden uitgevoerd. Je werkt nauw samen met de programmamanager en het programmateam, en organiseert ritme en voortgang binnen het programma.

Je werkt in Zevenbergen, als spil in de gemeentelijke organisatie, en bewaakt de planning, deadlines en kwaliteit van de documenten en besluiten in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• Een programmasecretaris met 2–5 jaar werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Sterk in organiseren, structureren en prioriteren.
• Goede pen en schriftelijke vastlegging van besluiten en stukken.

Responsibilities

• Zorgt voor een werkstructuur; bewaakt acties, besluiten en deadlines.
• Ondersteunt het programmateam, de stuurgroep en programmalijnen.
• Organiseert agenda's, stukken en besluitpunten voor vergaderingen.
• Beheert de centraal mailbox en triageert signals en vragen.
• Zorg voor navolgbare programmasdossiers en traceerbaarheidsdocumentatie.
• Zorgt voor samenwerking tussen programmantersteuning en inhoudelijke rollen.

Job description

Programmasecretaris Powerport

Context

Het kan jou als overheidsprofessional bijna niet ontgaan zijn: landelijk was er volop nieuws over de toekomst van het dorp Moerdijk. Het rijk zoekt - samen met provincie, waterschap en gemeenten via de zogenaamde ontwerptafel Powerport - al jaren naar ruimte voor de ontwikkeling van energiesystemen, de zeehaven en circulaire economie. Recent heeft het Rijk haar besluit over een voorkeurscenario uitgesteld.

Voor de komende periode wordt daarom gezocht naar een programmasecretaris. Door de dynamiek en complexiteit van het programma is behoefte aan een stevige programmasecretaris die zorgt voor een goed functionerende werkstructuur, de stukkenstroom coördineert en bewaakt dat afspraken en besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Zo draagt de programmasecretaris eraan bij dat het programma niet alleen wordt ontwikkeld, maar ook succesvol wordt gerealiseerd.

Opdracht

Als programmasecretaris ben je de spil in de gemeentelijke organisatie van het programma Powerport. Je zorgt dat interne overlegstructuren werken, acties worden opgevolgd, besluiten navolgbaar zijn vastgelegd en de programmaplanning haalbaar blijft. Je ondersteunt het programmateam, de interne stuurgroep en programmalijnen, zodat inhoudelijke trekkers kunnen leveren en besluitvorming tijdig en goed voorbereid plaatsvindt.

Je werkt in een tandem met de programmamanager. De programmamanager stuurt het programma integraal aan; jij organiseert het ritme, bewaakt overzicht en opvolging, en houdt het programma \"op de rails\". Je bent iemand die meedenkt, (mee)schrijft waar dat helpt en dingen voor elkaar krijgt.

Taken

• Je helpt de programmamanager met de voorbereiding van de agenda's en stukken voor het programmateam, de stuurgroep en (waar nodig) programmalijnen. Je haalt input op bij de juiste mensen, zet besluitpunten en dilemma's scherp neer.


• Je verzorgt verslaglegging van overleggen (stuurgroep en waar nodig programmalijnoverleggen). Je maakt en beheert actie- en besluitenlijsten. Je legt afspraken vast, bewaakt deadlines en kritieke paden en jaagt opvolging actief aan.


• Je helpt sessies en momenten in het programma organiseren, waaronder ook (samen met communicatie/participatie en de betrokken inhoudelijke rollen) bijeenkomsten en contactmomenten met inwoners. Je regelt de praktische en procesmatige kant.


• Je ondersteunt de programmalijnen procesmatig: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden. Je bewaakt daarbij dat eigenaarschap bij de inhoudelijke trekkers blijft, maar dat producten wél op tijd en in de juiste vorm worden opgeleverd.


• Samen met de programmaondersteuner beheer je de centrale mailbox(en) van het programma en triageert binnenkomende signalen en vragen. Je zet ze uit bij de juiste collega's, bewaakt dat er opvolging komt.


• Je draagt zorg voor een navolgbaar programmadossier (in het zaaksysteem en in de Teams-omgeving): stukken zijn vindbaar, versiebeheer is helder en besluiten/onderbouwingen traceerbaar, passend bij de bestuurlijke gevoeligheid en opvolging van de WOO-vragen die we krijgen.

Waar je terecht komt

Je werkt binnen het programma Powerport bij de gemeente Moerdijk. Je standplaats is het gemeentehuis in Zevenbergen. Je bent onderdeel van het programmateam en werkt dagelijks samen met de programmamanager en de anderen kernrollen in het programmateam (strategie intern/extern, juridisch, communicatie/participatie, financieel, programmalijncoördinatoren).

Profiel

We zoeken een programmasecretaris met een aantal jaar werkervaring (2-5 jaar) die energie krijgt van het bouwen aan een programmaorganisatie in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent sterk in organiseren en prioriteren: je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en deadlines, en zorgt dat acties ook echt worden opgevolgd. Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en niveaus, en je houdt overzicht als er veel tegelijk speelt. Je hebt gevoel voor hoe besluitvorming binnen een gemeente werkt (bestuurlijk, ambtelijk). Je hebt een vlotte pen waardoor je kunt bijdragen aan verschillende stukken die het programmateam produceert. Je krijgt energie van een veelzijdige rol waarin je dicht op het programma en de betrokken partijen zit en bijdraagt aan zowel de inhoudelijke voortgang als de organisatie en uitvoering.

Gesprekken

De gesprekken vinden plaats op maandag 16 november aanstaande van 13.00 uur tot 17.00 uur. De gesprekken worden bij voorkeur live gevoerd in het gemeentehuis in Zevenbergen. Hoewel we nog niet kunnen voorspellen of de kandidaat wordt uitgenodigd, is het prettig als met deze datum alvast rekening kan worden gehouden.