Programmasecretaris Powerport

Maandag; Zevenbergen; Hybrid; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris

Eindejaarsuitkering

Hybride werken

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Carrière

Job summary

Maandag zoekt een proactieve en georganiseerde programmasecretaris die structuur aanbrengt binnen een complexe programmaorganisatie bij een overheidsopdracht. Je houdt overzicht bij meerdere tegelijk spelende onderwerpen, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken nagekomen worden.

Je neemt initiatief en schakelt tussen betrokkenen om acties te tackelen. Je werkt nauw samen met het programmateam en inwoners bij planning, organisatie en uitvoering en beheert documentstructuur en centrale mailboxen

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau vereist.
• 2–5 jaar relevante werkervaring bij voorkeur.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvorming en overheidsorganisaties.
• Sterke organisatorische vaardigheden en prioriteitstelling.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Proactieve houding en verbindende rol tussen betrokkenen.
• Ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen/ruimtelijke programma's is een pré.

Responsibilities

• Voorbereiden van agenda's, vergaderstukken en besluitpunten voor verschillende programmalijnen.
• Input verzamelen en afstemmen bij betrokken collega's; helder formuleren van dilemma's en besluiten.
• Verslaglegging van overleggen en beheren van acties en besluiten.
• Bewaken van afspraken, deadlines en voortgang; opvolging waar nodig.
• Ondersteunen bij planning, werksessies en bijeenkomsten met inwoners.
• Procesmatige ondersteuning van programmalijnen en tijdige oplevering van producten.

Skills

Proactieve houding

Organisatorische vaardigheden

Prioriteren

Mondelinge communicatie

Schriftelijke communicatie

Verbinden van betrokkenen

Education

HBO-werk- en denkniveau

2–5 jaar relevante werkervaring

Ervaring met bestuurlijke besluitvorming

Ervaring met overheidsorganisatie

Ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen/ruimtelijke programma's

Job description

Over de functie

Wij zoeken een proactieve en georganiseerde programmasecretaris die energie krijgt van het aanbrengen van structuur binnen een complexe programmaorganisatie. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je wacht niet af, maar neemt initiatief en spreekt betrokkenen aan wanneer acties of deadlines dreigen te worden gemist.Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en gesprekspartners en begrijpt hoe bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente werkt. Daarnaast beschik je over een vlotte pen en kun je informatie helder en zorgvuldig vastleggen. Je vindt het prettig om dicht op een programma te werken en zowel inhoudelijk als organisatorisch bij te dragen aan de uitvoering.Verder beschik je over:

• Hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of relevante werkervaring.
• Bij voorkeur 2 tot 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvorming en werken binnen een overheidsorganisatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve houding en het vermogen om verschillende betrokkenen met elkaar te verbinden.

Ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen, ruimtelijke programma's, infrastructurele projecten of interbestuurlijke samenwerking is een pré.

Functie-eisen

Wij zoeken een proactieve en georganiseerde programmasecretaris die energie krijgt van het aanbrengen van structuur binnen een complexe programmaorganisatie. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je wacht niet af, maar neemt initiatief en spreekt betrokkenen aan wanneer acties of deadlines dreigen te worden gemist.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en gesprekspartners en begrijpt hoe bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente werkt. Daarnaast beschik je over een vlotte pen en kun je informatie helder en zorgvuldig vastleggen. Je vindt het prettig om dicht op een programma te werken en zowel inhoudelijk als organisatorisch bij te dragen aan de uitvoering.

Verder beschik je over:

• Hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of relevante werkervaring.
• Bij voorkeur 2 tot 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvorming en werken binnen een overheidsorganisatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve houding en het vermogen om verschillende betrokkenen met elkaar te verbinden.

Ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen, ruimtelijke programma's, infrastructurele projecten of interbestuurlijke samenwerking is een pré.

Wat je gaat doen

Als programmasecretaris Powerport houd je je onder andere bezig met de volgende werkzaamheden:

• Voorbereiden van agenda's, vergaderstukken en besluitpunten voor het programmateam, de stuurgroep en de verschillende programmalijnen.
• Verzamelen en afstemmen van input bij betrokken collega's en zorgen dat dilemma's en besluitpunten helder worden geformuleerd.
• Verslagleggen van overleggen en opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten.
• Bewaken van afspraken, deadlines en de voortgang van acties en betrokkenen actief aanspreken op de opvolging.
• Ondersteunen bij de planning en organisatie van programmaonderdelen, werksessies en bijeenkomsten met inwoners.
• Procesmatig ondersteunen van de verschillende programmalijnen en bewaken dat producten tijdig en in de juiste vorm worden opgeleverd.
• Beheren van de centrale mailbox(en), beoordelen van binnenkomende vragen en signalen en zorgen voor een goede opvolging.
• Beheren van het programmadossier in het zaaksysteem en de Teams-omgeving, inclusief een duidelijke documentstructuur en versiebeheer.
• Zorgen dat besluiten, onderbouwingen en afspraken zorgvuldig worden vastgelegd en terug te vinden zijn.
• Nauw samenwerken met de programmamanager en het programmateam om de werkstructuur en voortgang van het programma te bewaken.

De opdrachtgever

Bij Maandag werk je niet zomaar ergens. Jij kiest voor afwisseling, ontwikkeling en zekerheid in één. Je komt bij Maandag in dienst en gaat aan de slag bij verschillende opdrachtgevers binnen de overheid, zoals gemeenten, provincies, waterschappen en omgevingsdiensten. Zo werk je steeds aan nieuwe projecten, terwijl je profiteert van de stabiliteit van een vaste basis. Wat Maandag anders maakt? Persoonlijke begeleiding staat centraal. Je hebt een vast contactpersoon die met je meedenkt over jouw ontwikkeling, ambities en volgende stappen. Of je nu wilt verdiepen in je vakgebied of juist breder ervaring wilt opdoen: samen maken we een plan dat bij jou past.

Dit bieden we jou

• Salaris

  Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

• Eindejaarsuitkering

  In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

• Hybride werken

  Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

• Pensioenregeling

  Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

• Reiskostenvergoeding

  Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

• Carrière

  Je doet snel werkervaring op bij verschillende opdrachtgevers.

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag te werken.