Programmaondersteuner IJsselmeergebied – Lelystad

Multiselectpubliek; Lelystad; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek in Lelystad zoekt een programma-ondersteuner die als spil fungeert in het programmabureau. Je bereidt bestuurlijke en ambtelijke overleggen voor, legt besluiten vast en zorgt dat verslaglegging exact en tijdig verloopt.

Je ondersteunt meerdere overlegstructuren, plant afspraken, verstuurt uitnodigingen, bewaakt deelnemerslijsten en zorgt dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met het organiseren en verslagleggen van ambtelijke en bestuurlijke overleggen.
• Zelfstandigheid en het vermogen om samen te werken met verschillende organisaties en bestuurlijke lagen.
• Affiniteit met integraal waterbeheer en ruimtelijke ordening is een pré.

Responsibilities

• Voorbereiden van bestuurlijke en ambtelijke overleggen en zorgen voor duidelijke vastlegging van besluiten.
• Notuleren en verslagleggen tijdens vergaderingen en zorgdragen voor tijdige distributie aan betrokkenen.
• Ondersteunen van inhoudelijke teams bij het organiseren van bijeenkomsten en zorgen voor juiste informatie op het juiste moment.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactief werken

Samenwerken

Job description

Als programmaondersteuner ben jij de organisatorische spil binnen het programmabureau. Je zorgt ervoor dat bestuurlijke en ambtelijke overleggen goed worden voorbereid, soepel verlopen en zorgvuldig worden vastgelegd. Van het plannen van afspraken tot het opstellen van verslagen: jij regelt het.

Je ondersteunt verschillende overlegstructuren, waaronder het Bestuurlijk Platform IJsselmeergebied, het Regionaal Overleg, het Directeurenoverleg en het Trinteloverleg. Je organiseert bijeenkomsten, stemt locaties af, verstuurt uitnodigingen en bewaakt de deelnemerslijsten. Tijdens de overleggen ben je aanwezig om de belangrijkste afspraken en besluiten helder vast te leggen.

Daarnaast ondersteun je de inhoudelijke teams bij het organiseren van bijeenkomsten en zorg je dat alle betrokkenen op het juiste moment over de juiste informatie beschikken.

Je werkt samen met professionals vanuit verschillende organisaties, ieder met hun eigen werkwijze en belangen. Dat vraagt om flexibiliteit, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en een proactieve houding. Je hebt geen vaste werkplek en schakelt gemakkelijk tussen fysieke en digitale samenwerking. De meeste overleggen vinden plaats in Lelystad.

Kortom, een veelzijdige ondersteunende functie waarin jouw organisatietalent en zelfstandigheid goed van pas komen

Je bent een zelfstandige en betrokken professional die structuur weet aan te brengen in een dynamische omgeving. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende gesprekspartners, communiceert helder en weet ook onder tijdsdruk het overzicht te bewaren.

• Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren en verslagleggen van ambtelijke en bestuurlijke overleggen. Je bent gewend om zelfstandig te werken en samen te werken met verschillende organisaties, managementlagen en bestuurders.
• Je bent punctueel, proactief en communicatief sterk. Bij voorkeur heb je enkele jaren werkervaring binnen de overheid en affiniteit met integraal waterbeheer en/of ruimtelijke ordening.

Je staat stevig in je schoenen, kunt goed relativeren en voelt je thuis in een omgeving waarin samenwerking en bestuurlijke sensitiviteit belangrijk zijn.