Programma Management Assistent Wetenschappelijke Instelling

StudiJob; Amsterdam; On-site; EUR 26,794 - 34,798; Part time

Job summary

Bij NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies, een onderzoeksinstituut van de KNAW, krijg je als Programma Management Assistent de kans om mee te werken aan het Afghanistan-onderzoek.

Je werkt vanuit Amsterdam, ondersteunt de programmamanager en het onderzoeksteam, bewaakt deadlines en regelt agenda's, reizen en praktische zaken. Een proactieve houding en sterke taalvaardigheid zijn essentieel.

Qualifications

• Minimaal een MBO-diploma of relevante secretariële kwalificaties.
• Ervaring in een administratieve of ondersteunende functie.
• Uitstekende beheersing van computers, online conferentietools, web-services en Microsoft Office (met name Excel en Access).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift.

Responsibilities

• Plan projectoverleggen en maak notulen.
• Beheer dossiers, deadlines en het relatiebeheersysteem.
• Beheer de agenda van de programmamanager en organiseer interne bijeenkomsten.
• Boek reizen en ondersteun het onderzoeksteam bij praktische zaken.
• Voer overige facilitaire taken uit zoals locaties, catering en presentjes.
• Bied redactionele ondersteuning en fungeer als ICT-contactpunt.

Skills

Office skills

Organisational skills

Dutch & English

Proactive

Education

MBO-diploma / secretariële kwalificaties

Tools

Excel

Access Database

Web services

Online conferencetools

Job description

Programma Management Assistent Wetenschappelijke Instelling

Ben jij goed in plannen, regelen en overzicht houden? Lijkt het je interessant om mee te werken aan een groot wetenschappelijk onderzoek met maatschappelijke impact? En wil jij jouw organisatietalent inzetten binnen een onderzoeksinstituut aan de Amsterdamse grachten?

Werken bij de KNAW, het NIOD

Je gaat aan de slag bij het NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies, één van de onderzoeksinstituten van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW). Het NIOD doet onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek naar oorlog, massaal geweld en genociden en deelt deze kennis met de samenleving.

Voor deze functie werk je mee aan het Afghanistan-onderzoek dat het NIOD samen met het Nederlands Instituut voor Militaire Historie uitvoert in opdracht van de Nederlandse regering. Je werkt vanuit een monumentaal pand aan de Amsterdamse grachten en maakt deel uit van het secretariaat waarbij je nauw samenwerkt met de programmamanager en het projectteam van het onderzoek.

Wat ga je doen als Programma Management Assistent?

Je ondersteunt de programmamanager en het onderzoeksteam bij de dagelijkse organisatie van het Afghanistan-project. Je zorgt ervoor dat afspraken, administratie en communicatie goed geregeld zijn, zodat onderzoekers zich kunnen richten op hun werk. Je houdt overzicht, bewaakt deadlines en denkt actief mee wanneer er iets geregeld moet worden. Dit zijn je taken:

• Je plant projectoverleggen in, bereidt deze voor en maakt notulen. Mocht je zelf inhoudelijke ideeën willen delen dan staan zij daar zeker voor open;
• Je beheert dossiers, houdt deadlines bij en werkt het relatiebeheersysteem bij;
• Je beheert de agenda van de programmamanager en organiseert interne bijeenkomsten;
• Je boekt reizen en ondersteunt het onderzoeksteam bij praktische zaken;
• Je helpt bij overige facilitaire taken zoals het zoeken van geschikte locaties, het regelen van de catering en het bestellen van presentjes;
• Je biedt redactionele ondersteuning, helpt bij publieke evenementen en bent het aanspreekpunt voor ICT.

Dit heb jij in huis

Je gaat energiek te werk, je kunt met deadlines en veranderende situaties omgaan en je werkt accuraat. Met jouw verantwoordelijkheidsgevoel en positieve instelling kunnen stafleden en onderzoekers op je bouwen. Je kunt snel denken en schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet goed prioriteiten te stellen en deze te bewaken.

• Je beschikt tenminste over een MBO-diploma of relevante secretariële kwalificaties;
• Je hebt ervaring in een administratieve of ondersteunende functie;
• Je bent bovengemiddeld handig met computers, online conferencetools, web‑services en Microsoft Office (met name Excel en Access Database);
• Je bent gemotiveerd en denkt pro‑actief mee;
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal in woord en geschrift.

Dit biedt de KNAW

Jij kunt per 1 september aan de slag als Programma Management Assistent voor 16‑24 uur per week en een periode van maximaal 18 maanden (tot mei 2028). De functie valt in schaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteiten, wat betekent dat jij minimaal een uurloon zal gaan verdienen van €19,45. Dit uurloon kan oplopen tot €25,26, afhankelijk van jouw opleidingsniveau en relevante werkervaring.