Programma Management Assistent

Impuls Open Leermateriaal; Zoetermeer; On-site; EUR 38,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop of device

Thuiswerkvergoeding

Opleidingsbudget

Uitstekende pensioenregeling

Job summary

Impuls Open Leermateriaal zoekt een Management Assistent die het programmasecretariaat aanstuurt en het Programma Management Team (PMT) ondersteunt. Je beheert de agenda en planning, verdeelt werkzaamheden binnen het secretariaat en bewaakt tijdige uitvoering.

Je fungeert als spil tussen PMT, zzp’ers en externe partijen, met uitstekende Nederlandse communicatie en digitale vaardigheden. Formeel in dienst bij Kennisnet, maar je werkt volledig voor het programma IOL.

Qualifications

• Minimaal 3–5 jaar ervaring als managementassistent of directiesecretaresse, bij voorkeur op programma- of directieniveau.
• Sterke organisatorische vaardigheden en autonomie in prioriteitenstelling.
• Proactief, signalerend en initiatiefrijk met planning en deadlines.
• Zelfstandig kunnen regisseren en delegeren waar nodig.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie richting PMT en externen. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Stakeholder-sensitiviteit en vermogen schakelen tussen verschillende belangen.
• Digitale vaardigheid: MS Office/Teams/SharePoint; snel inwerken in Jira en Miro.

Responsibilities

• Regisseren van het werk van het programmasecretariaat.
• Beheren van agenda, planning en vergaderondersteuning voor het PMT.
• Prioriteren van werkzaamheden en duidelijke taakverdeling binnen het secretariaat.
• Toezicht op tijdige en correcte uitvoering van afgesproken taken en bijsturen.
• Contactpersoon voor penvoerder t.a.v. inhuur ZZP’ers en contractverlengingen.
• Bewaken van kwaliteit van werkprocessen binnen PMT en programmaproces.
• Plannen en coördineren van programma brede overleggen en externe afspraken.
• Beheren van communicatiekanalen en interne berichtgeving.
• Ondersteunen bij onboarding van ZZP’ers en medewerkers.
• Beheren van documentbeheer en sjablonen.

Skills

Ervaring managementassistent

Organisatorisch sterk

Proactief signaalerend

Zelfstandig regisserend

Communicatief vaardig

Stakeholder-sensitief

Digitale vaardigheid

MS Office

Teams

SharePoint

Jira

Miro

Tools

MS Office

Teams

SharePoint

Jira

Miro

Job description

Het Nationaal Groeifonds programma Impuls Open Leermateriaal (IOL) streeft naar eenonderwijslandschap waarin leraren toegang hebben tot hoogwaardige, flexibele en kostenefficiënteleermaterialen. Het gebruik van open leermateriaal versterkt de kwaliteit van het onderwijs en maakt onderwijs meer persoonlijk, relevant en aantrekkelijk voor zowel leerlingen als leraren.

Voor het programma IOL zoeken wij een ervaren en proactieve Management Assistent die het programmasecretariaat aanstuurt en het Programma Management Team (PMT) ondersteunt. Het programma werkt met meerdere agile teams, een aanzienlijk aandeel zzp'ers en samenwerkingen met externe partners. Jij zorgt ervoor dat de ondersteuning van het PMT en het programma soepel en overzichtelijk verloopt.

Als Management Assistent ben je de spin in het web: je beheert de agenda en planning van het PMT en zorgt voor goede vergaderondersteuning. Je verdeelt werkzaamheden binnen het secretariaat, stelt prioriteiten en bewaakt dat afgesproken taken tijdig en correct worden uitgevoerd.

Formeel kom je in dienst bij Kennisnet, maar je werkt volledig voor het programma IOL.

Kernverantwoordelijkheden

• Regisseren van het werk van het programmasecretariaat
• Zelfstandig beheren van agenda, planning en vergaderondersteuning voor het PMT
• Prioriteren van werkzaamheden en opstellen van een heldere werkverdeling binnen het secretariaat
• Controleren of afgesproken taken tijdig en correct worden uitgevoerd, en waar nodig bijsturen
• Contactpersoon voor de penvoerder Kennisnet t.a.v. de financiële en administratieve processen zoals inhuur van ZZP’ers en contractverlengingen
• Bewaken van de kwaliteit van werkprocessen binnen het PMT en de bedrijfsvoeringsprocessen van het programma als geheel

Kerntaken van het secretariaat

Naast je eigen verantwoordelijkheden ben je er verantwoordelijk voor dat onderstaande taken op een soepele en nauwkeurige wijze uitgevoerd worden. Hiervoor maak je in overleg een duidelijke taakverdeling.

• Plannen en coördineren van programma brede overleggen, evaluatiegesprekken en afspraken met derden buiten de IOL-organisatie
• Bewaken van overlap in afspraken en prioriteiten; tijdig signaleren van conflicten in de planning
• Beheren van de programma brede agenda, inclusief het inplannen van programma brede (Teams-) overleggen zoals lunch & learn-sessies, reviews en I&A-bijeenkomsten

Programma brede communicatie

• Opstellen en verspreiden van interne programma brede berichtgeving
• Beheren van communicatiekanalen (o.a. Teams, SharePoint, intranet)
• Beheren van algemene mailboxen en doorzetten van acties naar de juiste medewerker
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor algemene vragen over het programma

Organisatie van programma brede events

• Coördineren van de organisatie van programma brede bijeenkomsten (in -en extern)
• Ondersteunen bij de uitvoering van bijeenkomsten

Documentbeheer

• Beheren en archiveren van PMT-documenten, besluiten en rapportages
• Bijhouden van een centrale documentenstructuur, inclusief versiebeheer van belangrijke programmadocumenten

Financiële en administratieve ondersteuning

• Ondersteunen bij het inkoop- en facturatieproces (relevant vanwege het hoge aandeel zzp'ers)
• Bewaken van contractoverzichten en verlengingen
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe zzp'ers en medewerkers (toegang, praktische zaken, introductie in het programma)
• Beheren van contactgegevens en teamoverzichten
• Signaleren van verbetermogelijkheden in de werkprocessen van het PMT en het programma als geheel
• Bijhouden van sjablonen en standaarden voor documentatie en documentbeheer

Vereiste kennis en ervaring

• Werkervaring: Minimaal 3–5 jaar ervaring als managementassistent of directiesecretaresse, bij voorkeur op programma- of directieniveau
• Organisatorisch sterk: Kunt zelfstandig prioriteiten stellen en meerdere agenda's en belangen naast elkaar managen
• Proactief & signalerend: Houdt overzicht, ziet knelpunten aankomen (planning, deadlines, conflicten) en onderneemt actie zonder dat dit gevraagd wordt
• Zelfstandig & regisserend vermogen: Kunt zelfstandig keuzes maken over prioriteiten, het voortouw nemen en durft te delegeren
• Communicatief vaardig: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden richting PMT, programmateams en externen. LET OP: uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is een vereiste.
• Stakeholder-sensitief: Kunt schakelen tussen verschillende belangen en rollen (management, coördinatoren, zzp'ers, externe partijen)
• Digitale vaardigheid: Ervaren met MS Office/Teams/SharePoint; kunt snel inwerken in projecttools zoals Jira, Miro

Wat wij bieden

• Een uitdagende, verantwoordelijke rol in het hart van een dynamisch en ambitieus programma, met veel ruimte voor eigen regie en initiatief. Je werkt nauw samen met het PMT in een organisatie met korte lijnen en volop ruimte om processen te verbeteren.
• Een functie voor 32 tot 40 per week.
• 25 vakantiedagen en eenbruto maandsalaristussen €3.437,84en €4.201,80bij een 40-urige werkweek. Het exacte salaris hangt af van je ervaring en kwaliteiten.
• 8% vakantiegeld én eenflexbudgetvan 10% van je maandsalaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofdagen (maximaal 26) of kunt laten uitkeren.
• Jaarcontract met uitzicht op verlenging passend bij de duur van het programma.
• Flexibele werktijden. En je kiest zelf de werkplek die het beste bij je werkzaamheden past.
• Een uitstekende pensioenregeling.
• Een opleidingsbudget van gemiddeld € 2.475 per jaar.
• Een goede reiskostenvergoeding.
• Een bijdrage aan je aanvullende zorgverzekering.
• Een thuiswerkvergoeding van € 80,- netto per maand, ongeacht het aantal uren dat je (thuis)werkt.
• Een laptop of bijdrage voor een eigen device naar keuze.

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je de spil worden in de organisatie van programma IOL?

Reageren kan tot en met 30 september. Sollicitaties worden echter doorlopend beoordeeld. Wanneer wij vóór de sluitingsdatum een passende kandidaat hebben gevonden, kunnen wij de vacature eerder sluiten. Heb je interesse? Dan ontvangen wij je sollicitatiebrief incl CV graag zo snel mogelijk via een mail aan Wendy Matthijsen: [e-mail]

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Wendy, zij is bereikbaar via [e-mail]

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.