Procesregisseur Aanbestedingen

Gemeente Den Haag; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

36-urige werkweek

12 maanden contract

IKB 17,05%

Job summary

Gemeente Den Haag zoekt een Procesregisseur Aanbestedingen binnen Facilitair & Huisvesting. Je regisseert uiteenlopende aanbestedingstrajecten, van kantoormeubilair tot schoonmaak en catering, en stuurt projectteams van behoeftebepaling tot gunde overeenkomst.

Je bewaakt voortgang, levert inhoudelijke feedback en zorgt voor heldere aanbestedingsstukken. Een veelzijdige functie met samenwerking over meerdere teams en afdelingen in een dynamische gemeentelijke organisatie.

Qualifications

• Regie houden over aanbestedingsprocessen en projectteams.
• Inzicht in aanbestedingstrajecten en documentatie.
• Sterke schriftelijke en communicatieve vaardigheden bij het opstellen van stukken.

Responsibilities

• Beheren van vraag- en behoeftebepaling en besluitvorming binnen aanbestedingstrajecten.
• Lezen en beoordelen van aanbestedingsdocumenten en input leveren.
• Startnotities en aanbestedingsstukken opstellen en afstemmen met inkoop en stakeholders.

Skills

Planen en organiseren

Stakeholder management

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Heb jij een passie voor het facilitaire werkveld en ervaring met aanbestedingen? Zoek jij een veelzijdige rol waarin jouw organisatietalent en kennis van aanbestedingen direct impact hebben op de dagelijkse werkomgeving van honderden collega’s? Als Procesregisseur Aanbestedingen binnen Facilitair & Huisvesting neem jij de strakke regie over uiteenlopende aanbestedingstrajecten, van de aanschaf van nieuw kantoormeubilair tot grootschalige contracten voor schoonmaak of catering. Jij bent de verbindende schakel die projectteams door het hele proces loodst, van eerste behoeftebepaling tot een geslaagde gunde overeenkomst.

Wat ga je doen?

Je speelt een belangrijke rol binnen het proces van vraag en behoefte bepaling, interne opdrachtverlening en besluitvorming en aanbestedingstrajecten binnen het facilitaire domein. Je bewaakt de voortgang, draagt actief bij en zorgt er mede voor dat alle processtappen zorgvuldig en volgens afspraak worden uitgevoerd binnen deze trajecten. Daarnaast lees je mee met aanbestedingsdocumenten en bied je inhoudelijke ondersteuning en feedback om de kwaliteit van de stukken te waarborgen. Bij sommige aanbestedingen vervul je ook de rol van projectleider. In die gevallen start je met de behoeftebepaling je onderzoekt wat er ingekocht moet worden, wat de scope en omvang van het project is en welke gemeentelijke doelstellingen hierbij een rol spelen, zoals beleidsdoelen en duurzaamheid. Je betrekt stakeholders, stelt een projectteam samen en werkt de behoefte uit in een startdocument. Na goedkeuring meld je de aanbesteding aan bij Inkoop en werk je nauw samen met de inkoopadviseur. Jij schrijft mee aan de aanbestedingsstukken en de behoeftebepaling en levert inhoudelijke input voor het traject, de materiedeskundigheid komt uit het team waar de aanbesteding voor loopt. De aanbestedingen kunnen variëren van groot tot klein en hebben betrekking op facilitaire diensten en producten, zoals schoonmaakdienstverlening, vloerbedekking, koffieautomaten en bureaustoelen. Deze functie is veelzijdig en projectmatig elke aanbesteding heeft een duidelijk begin en einde en je werkt steeds naar een concreet resultaat toe. Je doorloopt verschillende fases binnen de aanbestedingen en werkt telkens aan een ander onderwerp. Je werkt samen met veel verschillende collega’s en stakeholders binnen de organisatie en bent gekoppeld aan materiedeskundigen uit verschillende teams, zoals Beveiliging, Eten & Drinken en de Servicedesk.

Wat bieden wij?

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €3.777,- en maximaal €5.554,- bruto per maand (schaal 10), op basis van een volledige (36-urige) werkweek
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of afbetaling studieschuld
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wat vragen wij?

In deze rol draait alles om regie houden, overzicht bewaren en mensen verbinden. Als procesregisseur aanbestedingen werk je aan trajecten die vaak lang lopen, meerdere fases kennen en waarbij je continu schakelt tussen verschillende belangen en stakeholders. Daarom ben jij sterk in plannen en organiseren en weet je altijd het einddoel scherp voor ogen te houden. Je bent resultaatgericht en houdt grip op het proces, ook wanneer de dynamiek toeneemt. Je beweegt je makkelijk binnen een complexe organisatie met jouw omgevingsbewustzijn en communicatieve vaardigheden weet je precies wie je wanneer moet betrekken en hoe je verschillende belangen samenbrengt. Of het nu gaat om het ophalen van input, het afstemmen van keuzes of het creëren van draagvlak, jij zorgt dat het gebeurt. Daarnaast ben je schriftelijk sterk je vertaalt input van inhoudelijke experts naar heldere, gestructureerde aanbestedingsdocumenten en startnotities.

Ook vragen wij

• hbo werk- en denkniveau
• aantoonbare affiniteit met of kennis van het facilitaire werkveld
• je hebt vanuit je werkervaring kennis van aanbestedingstrajecten en bij voorkeur ervaring met het begeleiden of uitvoeren van aanbestedingen.

Wie zijn wij?

Jij komt te werken bij de afdeling Strategie, Kaders en Advies (SKA). Het ontwikkelen van beleid en kaders voor de verschillende onderwerpen van Facilitair en Huisvesting vindt plaats in deze afdeling. Er werken beleidsadviseurs, business partners en contract- en leveranciersmanagers. Het team bestaat uit ongeveer 20 medewerkers.

Sollicitatieproces

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Diana Kuppens, Afdelingsmanager Strategie, Kaders & Advies, via 06-34057674.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Vragen over de procedure? Neem contact op met

Mieke van der Vlis Recruiter Bestuur & Bedrijfsvoering Mail Mieke van der Vlis WhatsApp mij

Extra informatie

• De gesprekken vinden plaats in de week van 26 oktober.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.