Procescoördinator

ProRail; Utrecht; Hybrid; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Vast contract

IKB budget 13,61%

Pensioen Rail & OV

NS-Business Card & TreinVrij

Reiskostenvergoeding 0,25 €/km

Hybride werken

Thuiswerkvergoeding 2,35 €/dag

Job summary

ProRail zoekt eenPROCESS-coördinator capaciteitsmanagement die structuur brengt in bestuurlijke stukken en de kloof tussen realiteit en planning verkleint. Je werkt nauw samen met de directieadviseur structuur en verzorgt tijdige besluitvorming door heldere agendavoorbereidingen en verslaglegging.

Je beheert de communicatie binnen CM, coördineert documenten en draagt bij aan een toekomstbestendige organisatie. Verwachte taken omvatten het leveren van overzicht, voortgang en concrete acties.

Qualifications

• Je hebt HBO-niveau en ervaring met structureren van complexe processen.
• Je bewaakt afspraken, planningen en tijdige oplevering van stukken en besluiten.
• Je kunt samenwerken met directieadviseur en managers en vertaalt informatie naar heldere agenda’s en teksten.

Responsibilities

• Je brengt structuur in bestuurlijke stukkenstroom richting ExCo, RvB en RvC.
• Je coördineert correspondentie met het ministerie via het brievenspreekuur.
• Je versterkt communicatie binnen CM en organiseert kwartaalbijeenkomsten en jaarborrel.
• Je zorgt dat clusteragenda staat en notulen correct vastlegt.
• Je beheert jaaroverzicht en bewaakt jaarplan en kwartaalrapportages.

Skills

HBO-niveau

Processtructuur

Voortgang bewaken

AI en digitale hulpmiddelen

Education

HBO-werk- en denkniveau

Tools

AI-software

Job description

Breng jij structuur en overzicht in de processen rond capaciteitsmanagement en bestuurlijke besluitvorming?

Werk om trots op te zijn

Het Nederlandse spoor is druk, complex en constant in beweging. Het cluster Capaciteitsmanagement zorgt ervoor dat we voor alle reizigers, verladers en omgeving de spoorse capaciteit ontwikkelen, aanbieden en verdelen. Vanuit het cluster CM wordt sturing gegeven aan de hoofdprocessen Definiëren, Ontwikkelen en Verdelen, het Domein CM en Accountmanagement.

Als procescoördinator werk je direct samen met de directieadviseur structuur. Samen zorgen jullie voor overzicht en rust in de bestuurlijke en organisatorische processen van het cluster. Je houdt zicht op wat er speelt, denkt vooruit en zorgt dat onderwerpen, stukken en acties op het juiste moment op de juiste plek komen. Zo help je het cluster om zorgvuldig, tijdig en toekomstgericht te werken.

Daarbij kijk je continu waar het slimmer, eenvoudiger of sneller kan. Je benut AI en digitale tools om informatie beter te ordenen, processen efficiënter te ondersteunen en collega’s sneller te helpen met heldere overzichten, agenda’s, acties en conceptteksten. Daarmee draag je bij aan een moderne en toekomstbestendige manier van werken binnen Capaciteitsmanagement.
Samen met de directieadviseur geef je invulling aan vijf belangrijke taken:

• Je brengt structuur in de bestuurlijke stukkenstroom richting ExCo, RvB en RvC. Je bewaakt de planning, legt verbanden tussen onderwerpen en helpt behandelvoorstellen helder en compleet aan te leveren, zodat besluitvorming goed voorbereid en zorgvuldig kan plaatsvinden.
• Je coördineert de correspondentie met het ministerie van IenW via het brievenspreekuur. Je begeleidt het proces van aanmelden, voorbereiden, reviewen en aanleveren, stemt af met betrokken collega’s en zorgt dat vragen, reacties en stukken tijdig worden opgevolgd.
• Je versterkt de communicatie binnen het cluster Capaciteitsmanagement. Je organiseert kwartaalbijeenkomsten en de jaarlijkse borrel, stemt af met het communicatieteam, signaleert nieuwswaardige onderwerpen en houdt de CM-portal actueel, zodat collega’s goed geïnformeerd en verbonden blijven.
• Je zorgt dat de tweewekelijkse clusteragenda staat als een huis. Je maakt de agendamap en agenda gereed, zet behandelvoorstellen uit, bereidt het notulenformat voor en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd en opgevolgd.
• Je beheert het jaaroverzicht voor het cluster CM. Je houdt zicht op belangrijke ProRail-brede momenten zoals het jaarplan, kwartaalrapportages en MT-clusterdagen, zodat het cluster tijdig kan aanhaken en afspraken, deadlines en afhankelijkheden inzichtelijk blijven.

In deze veelzijdige rol krijg je de ruimte om echt verschil te maken. Met jouw organisatietalent, procesgevoel, digitale nieuwsgierigheid en daadkracht zorg je dat de dagelijkse samenwerking soepel verloopt én dat het cluster vooruit kan kijken.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken binnen het team Domein Beleid CM. Dit team werkt voor het hele cluster Capaciteitsmanagement aan beleid, kaders en strategisch advies. Collega’s vertalen wet- en regelgeving naar toepasbaar beleid, adviseren over clusterbrede vraagstukken en ondersteunen de koers en ontwikkeling van CM. Binnen dat team vorm jij samen met de directieadviseur CM een hecht duo voor de Directeur en de landelijk managers. Jullie trekken dagelijks samen op: de directieadviseur brengt richting, inhoud en bestuurlijke advisering; jij zorgt voor structuur, overzicht, voortgang en een soepel proces. Zo versterken jullie elkaar en zorgen jullie samen dat het management goed voorbereid keuzes kan maken.

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou.
• Een bruto maandsalaris tussen € 4.467,- en € 6.258,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 8.
• Daarbovenop 13,61% van jouw bruto salaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering.
• Een goed pensioen bij Rail & OV: een sterk fonds dat vooroploopt in duurzaam beleggen.
  Zit je nu in een ander fonds? Houd er rekening mee dat Rail & OV op 1 januari 2026 al overstapte op het nieuwe pensioenstelsel.
• Een NS-Business Card met TreinVrij (en een NS-Businesscard Daluren voor directe gezinsleden). Of een kilometervergoeding van € 0,25/km onbelast bij maximaal 120 kilometer per dag.
• Wij werken hybride, waardoor jij, samen met je team, bepaalt wanneer je thuis of op kantoor werkt. Bij thuiswerken krijg je een vergoeding van € 2,35 per dag.

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wiejijbent.

Voor deze functie breng je sowieso mee:

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met het aanbrengen van structuur, overzicht en voortgang in complexe processen en het bewaken van gemaakte afspraken.
• Je voelt aan wat nodig is in een bestuurlijke omgeving en schakelt soepel met de directieadviseur, managers en collega’s.
• Je ordent informatie en vertaalt deze naar heldere agenda’s, acties en teksten.
• Je signaleert knelpunten, denkt vooruit en benut AI en digitale hulpmiddelen om processen slimmer en efficiënter te maken.

Jouw sollicitatie

Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Joost van der Wende via [e-mail].

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Liselotte van Heemstra via [e-mail].

Snel na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. De gesprekken vinden plaats op 10 november in de ochtend. Uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek? Dan vragen we je mogelijk thuis een online assessment te maken als aanvulling op je cv en motivatie. Het opvragen van een referentie kan onderdeel zijn van jouw sollicitatieproces.

Voor externen: Word jij onze nieuwe collega? Dan hoort het aanvragen van een VOG tot de indiensttredingsprocedure. De kosten voor de VOG krijg je terug nadat je bent gestart.