Proactieve Managementassistent | Planning & Procesverbetering

Leiden University Medical Center; Leiden; Hybrid; EUR 34,886 - 46,671; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Fietsregeling

Sportbudget

Thuiswerkvergoeding

Reiskostenregeling

Job summary

Leiden University Medical Center zoekt een ervaren managementassistent die als spil fungeert en rechterhand is van meerdere managers en een afdelingshoofd. Je beheert complexe agenda's, bereidt vergaderingen voor en signaleert knelpunten om processen te verbeteren.

Samenwerking met twee collega-managementassistenten staat centraal in een dynamische omgeving. Je hebt een proactieve houding, uitstekende organisatorische vaardigheden en affiniteit met digitale systemen zoals Microsoft 365 en

Qualifications

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar.
• Enkele jaren ervaring als management- of directie-assistent binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen meerdere processen tegelijkertijd te bewaken.
• Proactieve werkhouding: je ziet werk liggen en handelt voordat daarom wordt gevraagd.
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een professionele, servicegerichte houding.
• Ervaring met Microsoft 365 en andere digitale systemen. Affiniteit met AI in deze ondersteunende rol.
• Discretie, zelfstandigheid, flexibiliteit en een gezonde dosis humor.
• Flexibiliteit in werkplek; mogelijk op locatie in Oegstgeest, LUMC of deels vanuit huis.

Responsibilities

• Proactief beheren van complexe agenda’s en plannen op basis van prioriteiten.
• Voorbereiden van vergaderingen en overleggen, inclusief stukken verzamelen en actiepunten bewaken.
• Notuleren van diverse overleggen.
• Coördineren van organisatorische processen en voortgang bewaken.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Verzorgen van post- en e‑mailafhandeling.
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen.
• Zorgen voor efficiënte informatievoorziening en soepel verloop van dagelijkse werkzaamheden.

Skills

Organisatievaardigheden

Proactieve werkhouding

Organisatiesensitiviteit

Communicatieve vaardigheden

Microsoft 365

AI-affiniteit

Discretie

Zelfstandigheid

Flexibiliteit

Flexibel werken

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau met afgeronde opleiding tot managementassistent

Enkele jaren ervaring als management-/directie-assistent

Tools

Microsoft 365

Job description

Leiden University Medical Center zoekt een ervaren managementassistent die als spil fungeert en rechterhand is van meerdere managers en een afdelingshoofd. Je beheert complexe agenda's, bereidt vergaderingen voor en signaleert knelpunten om processen te verbeteren.

Samenwerking met twee collega-managementassistenten staat centraal in een dynamische omgeving. Je hebt een proactieve houding, uitstekende organisatorische vaardigheden en affiniteit met digitale systemen zoals Microsoft 365 en