Portfolio Management Ondersteuner

1UPPLY; Utrecht; Hybrid; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

1UPPLY is op zoek naar een interim PMO-ondersteuner in Utrecht. Je brengt structuur en voorspelbaarheid aan door voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke overleggen en governance.

Je werkt twee dagen per week op een vaste locatie in Utrecht en beheert portfolio-administratie, planningen en rapportages met ervaren stakeholders. Vereist zijn HBO-niveau en ervaring in publieke organisaties.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, met HBO-diploma of minimaal drie jaar PMO-/portfolio-/projectondersteuning in publieke organisaties.
• Minimaal één jaar ervaring met voorbereiden en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen.
• Ervaring met Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbare tooling.
• Minimaal één jaar ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie en waar nodig zelfstandig overzicht en structuur aanbrengen.

Responsibilities

• Je bereidt portfolio- en governance-overleggen voor, ondersteunt deze en verzorgt opvolging; soms vervul je de rol van secretaris.
• Je zorgt voor tijdige en correcte agenda’s, besluitvormingsstukken, notulen, besluitenlijsten en actielijsten.
• Je bewaakt de opvolging van afspraken en besluiten.
• Je beheert portfolio-administratie, overzichten, planningen en rapportages.
• Je signaleert knelpunten en informatie-tekorten en adviseert over mogelijke oplossingen.
• Je ondersteunt bij voortgangsrapportages en afhankelijkhedenoverzichten.
• Je werkt samen met portfoliomanagers, projectmanagers, productmanagers, business owners en business-architecten.
• Je draagt bij aan het verbeteren van werkwijzen, formats en governance-afspraken.

Skills

PMO-ondersteuning

Portfoliomanagement

Detailgericht

Zelfstandig werken

Education

HBO Diploma

Tools

Microsoft Office

Azure DevOps

Job description

Over de opdracht

Als interim PMO-ondersteuner help je structuur, overzicht en voorspelbaarheid aan te brengen in een dynamische omgeving waarin portfoliosturing en governance verder worden ontwikkeld.

Wat je gaat doen

• Je bereidt portfolio- en governance-overleggen voor, ondersteunt deze en verzorgt de opvolging. Soms vervul je daarbij de rol van secretaris.
• Je zorgt voor tijdige en correcte agenda’s, besluitvormingsstukken, notulen, besluitenlijsten en actielijsten.
• Je bewaakt de opvolging van afspraken en besluiten.
• Je beheert portfolio-administratie, overzichten, planningen en rapportages.
• Je signaleert knelpunten, ontbrekende informatie, afhankelijkheden en onduidelijkheden in eigenaarschap. Je adviseert betrokkenen over mogelijke oplossingen.
• Je ondersteunt bij het opstellen van voortgangsrapportages, afhankelijkhedenoverzichten en besluitvormingsstukken.
• Je werkt samen met portfoliomanagers, projectmanagers, productmanagers, business owners en business architecten.
• Je draagt bij aan het verbeteren van processen, werkwijzen, formats en governance-afspraken.

Wat je meebrengt

• Je hebt minimaal hbo-werk- en denkniveau, aangetoond met een hbo-diploma of minimaal drie jaar ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties.
• Je hebt minimaal één jaar ervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbare tooling.
• Je hebt minimaal één jaar ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, en hebt daarin zelfstandig overzicht en structuur aangebracht.
• Je spreekt Nederlands als moedertaal.
• Je bent zelfstandig, hebt oog voor detail en kunt effectief werken in een bestuurlijke en veranderende omgeving.

Pré

• Ervaring met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning.
• Ervaring met werken in een bestuurlijke omgeving.
• Vermogen om portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden gestructureerd te beheren en te verbeteren.
• Ervaring met effectief samenwerken met verschillende stakeholders en daarin een verbindende rol vervullen.
• Ervaring met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken, met aantoonbare resultaten.

Werklocatie

Je werkt gemiddeld twee dagen op een vaste locatie in Utrecht. Af en toe bezoek je afdelingen op andere locaties in het land.

Eisen

• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk-en denkniveau, blijkend middels HBO diploma of minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met tooling, waarvan in ieder geval Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbaar
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, waarbij de kandidaat zelfstandig overzicht en structuur heeft aangebracht

Gunningscriteria

• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met werken in een bestuurlijke omgeving
• De mate waarin kandidaat in staat is portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden op een gestructureerde wijze te beheren en te verbeteren
• De mate waarin de kandidaat effectief samenwerkt met verschillende stakeholders, zoals portfoliomanagers, productmanagers, business owners en architecten, en hierin een verbindende rol vervult
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken en hiervan concrete resultaten kan aantonen