Portfolio Management Ondersteuner

Belastingdienst Non -ICT; Utrecht; On-site; EUR 38,000 - 62,000; Full time

Job summary

Belastingdienst Non -ICT zoekt een interim PMO-ondersteuner om structuur, overzicht en voorspelbaarheid aan te brengen in een dynamische omgeving waar portfoliosturing en governance verder worden ontwikkeld. Je werkt grotendeels op locatie in Utrecht en verzorgt voor- en nabespreking van governance-overleggen.

Je maakt duidelijke agenda’s, notulen en besluitenlijsten, bewaakt vervolgstappen en ondersteunt bij voortgangsrapportages en planningen.

Qualifications

• Je hebt minimaal HBO-werk- en denkniveau, aangetoond met een HBO-diploma of minimaal drie jaar PMO-/portfolio-/projectondersteuning.
• Je hebt minimaal één jaar ervaring met bestuurlijke of governance-overleggen.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbare tooling.
• Je hebt minimaal één jaar ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie.
• Je spreekt Nederlands als moedertaal.

Responsibilities

• Je bereidt portfolio- en governance-overleggen voor en verzorgt de opvolging.
• Je zorgt voor tijdige agenda’s, besluitstukken, notulen en actielijsten.
• Je bewaakt de opvolging van afspraken en besluiten.
• Je beheert portfolio-administratie, overzichten en rapportages.
• Je werkt samen met portfoliomanagers, project- en productmanagers en business owners.

Skills

PMO-ondersteuning

Portfoliomanagement

Governance-ondersteuning

Microsoft Office

Azure DevOps

Nederlands (moedertaal)

Education

HBO-diploma

Tools

Microsoft Office

Azure DevOps

Job description

Als interim PMO-ondersteuner help je structuur, overzicht en voorspelbaarheid aan te brengen in een dynamische omgeving waarin portfoliosturing en governance verder worden ontwikkeld.

Wat je gaat doen

• Je bereidt portfolio- en governance-overleggen voor, ondersteunt deze en verzorgt de opvolging. Soms vervul je daarbij de rol van secretaris.
• Je zorgt voor tijdige en correcte agenda’s, besluitvormingsstukken, notulen, besluitenlijsten en actielijsten.
• Je bewaakt de opvolging van afspraken en besluiten.
• Je beheert portfolio-administratie, overzichten, planningen en rapportages.
• Je signaleert knelpunten, ontbrekende informatie, afhankelijkheden en onduidelijkheden in eigenaarschap. Je adviseert betrokkenen over mogelijke oplossingen.
• Je ondersteunt bij het opstellen van voortgangsrapportages, afhankelijkhedenoverzichten en besluitvormingsstukken.
• Je werkt samen met portfoliomanagers, projectmanagers, productmanagers, business owners en business architecten.
• Je draagt bij aan het verbeteren van processen, werkwijzen, formats en governance-afspraken.

Wat je meebrengt

• Je hebt minimaal hbo-werk- en denkniveau, aangetoond met een hbo-diploma of minimaal drie jaar ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties.
• Je hebt minimaal één jaar ervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbare tooling.
• Je hebt minimaal één jaar ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, en hebt daarin zelfstandig overzicht en structuur aangebracht.
• Je spreekt Nederlands als moedertaal.
• Je bent zelfstandig, hebt oog voor detail en kunt effectief werken in een bestuurlijke en veranderende omgeving.

Pré

• Ervaring met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning.
• Ervaring met werken in een bestuurlijke omgeving.
• Vermogen om portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden gestructureerd te beheren en te verbeteren.
• Ervaring met effectief samenwerken met verschillende stakeholders en daarin een verbindende rol vervullen.
• Ervaring met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken, met aantoonbare resultaten.

Werklocatie

Je werkt gemiddeld twee dagen op een vaste locatie in Utrecht. Af en toe bezoek je afdelingen op andere locaties in het land.

Eisen

• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk-en denkniveau, blijkend middels HBO diploma of minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met tooling, waarvan in ieder geval Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbaar
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, waarbij de kandidaat zelfstandig overzicht en structuur heeft aangebracht

Gunningscriteria

• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met werken in een bestuurlijke omgeving
• De mate waarin kandidaat in staat is portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden op een gestructureerde wijze te beheren en te verbeteren
• De mate waarin de kandidaat effectief samenwerkt met verschillende stakeholders, zoals portfoliomanagers, productmanagers, business owners en architecten, en hierin een verbindende rol vervult
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken en hiervan concrete resultaten kan aantonen