Planner/ Administratief Medewerker Regiebureau Regio Randstad

Monuta; Voorburg; On-site; EUR 37,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon

Scholings- en ontwikkelingsmogelijk-

Team van ervaren collega’s

Job summary

Monuta zoekt een Planner/Administratief Medewerker voor de Regiebureau Uitvaartzorg Randstad in Voorburg. Je verzorgt planning van acht locaties, regelt aula-diensten en rouwbezoeken, en coördineert medewerkers Hospitality en Uitvaart om een soepele dienstverlening te waarborgen.

Je beheert agenda’s, contacten met leveranciers en de administratieve afhandeling. Het draait om nauwkeurigheid, rust bij drukte en aandacht voor nabestaanden die een afscheid plannen.

Qualifications

• Beschikt over een MBO 4 werk en denkniveau.
• Ervaring met MS Office: Word, Excel, Outlook en Teams.
• Zoekt een baan waar klantcontact, plannen, regelen en administratie centraal staan.
• Woonachtig binnen 50 km van Voorburg.

Responsibilities

• Klantcontact, plannen en administratie beheren als dagelijks hoofdwerk.
• Agendabeheer en contact met leveranciers en nabestaanden.
• Zorg voor volledige en correcte uitvaartdossiers en financiële afhandeling.
• Roostering van collega’s en toezicht op planning en rusttijden.

Skills

MBO 4 diploma

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

Word

Excel

Outlook

Teams

Job description

Je start je werkdag en ziet direct dat er veel overlijdensmeldingen zijn binnengekomen. Aan jou de belangrijke taak om iedere familie te koppelen aan de juiste uitvaartverzorger. Hierbij kijk je niet alleen naar beschikbaarheid, maar vooral naar de persoonlijke match. Jij begrijpt als geen ander hoe belangrijk het is dat nabestaanden zich gehoord, begrepen en geholpen voelen in een moeilijke periode.

Samen met de uitvaartverzorgers leg je dagelijks een complexe puzzel. Je plant uitvaarten zo efficiënt mogelijk, waarbij je rekening houdt met reistijden, woonplaatsen van collega’s en de locaties waar zij werkzaam zijn. Een gestroomlijnde planning staat daarbij centraal. Je voorkomt dat collega’s onnodig van hot naar her rijden en zorgt ervoor dat iedereen op de juiste plek, op het juiste moment aanwezig is.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de planning van acht locaties in de regio. Je plant aula-diensten, rouwbezoeken en vertrekken en zorgt voor een optimale inzet van onze Medewerkers Hospitality en Uitvaart. Daarbij houd je rekening met reis-, voorbereidings- en opruimtijden, zodat iedere dienstverlening soepel verloopt.

Na veel schakelen en puzzelen valt alles op zijn plek. De planning staat, collega’s weten wat er van hen verwacht wordt en nabestaanden kunnen rekenen op een zorgvuldig georganiseerd afscheid. Voordat je de dag afsluit, kijk je nog even of je collega’s ergens mee kunt helpen.

De volgende dag staat er weer iets anders op het programma. Je controleert begrotingen, zorgt dat leveranciers goed geïnformeerd zijn en bewaakt of alle afspraken tijdig zijn bevestigd. Het is soms druk en hectisch, maar dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en organisatietalent merken nabestaanden daar niets van.

En dat is precies waarom jij Planner/ Administratief Medewerker bent geworden. Met jouw werk achter de schermen draag je iedere dag bij aan de missie van Monuta: “Voor iedereen een afscheid met een goed gevoel”

Binnen deze uitdagende baan heb je 3 hoofdtaken: klantcontact, plannen en administratie. Vanaf het eerste moment dat je contact hebt met de nabestaanden, het plannen en coördineren van de uitvaart, het inplannen van collega’s, ervoor zorgen dat alle gegevens volledig en juist in het systeem staan, de tussentijdse controles van deze gegevens tot de financiële afhandeling en de nazorg. Binnen deze functie vervul jij hier een grote rol in. Jij bent dagelijks met verschillende uitvaarten bezig.

• Het eerste contactmoment met de nabestaanden verloopt via de Planner/ Administratief Medewerker.
• Je staat hen telefonisch te woord over allerlei vragen tot de Uitvaartverzorger het contact met de nabestaanden overneemt.
• Je reserveert de beschikbare ruimtes zodat deze zo optimaal mogelijk worden benut.
• Je plant collega’s (Medewerkers Hospitality en Uitvaart) in voor onder meer uitvaarten, aulaplechtigheden, condoleances, catering, vervoer en thuiscontroles. Hierbij zorg je ervoor dat er geen overuren ontstaan.

Administratie

• Agendabeheer, contacten onderhouden met leveranciers en het doen van bestellingen, controle van de inkoopfacturen en het verzorgen van de overige (financieel) administratieve werkzaamheden die komen kijken op de uitvaartcentra.
• Je zorg ervoor dat alle gegevens van de uitvaart in het dossier staan. Je controleert de volledigheid van het dossier op vaste momenten, bijvoorbeeld na 48 uur, op volledigheid. Ook controleer je of de gemaakte financiële afspraken kloppen met de financiële afhandeling achteraf.

Jouw werkplek, het regiebureau, bevindt zich in het uitvaartcentrum aan de Rodelaan in Voorburg. Het team bestaat uit 10 collega’s. Je wordt aangestuurd door Loes Goudkamp, Teamleider Regiebureau Uitvaartzorg Regio Randstad.

Het Regiebureau is dagelijks, dus ook in de weekenden en feestdagen, geopend van 8.00 – 21.00 uur. Er wordt gewerkt volgens een rooster die 6 weken van tevoren bekend is waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met je wensen. Ongeveer één keer in de drie weken word je in het weekend en op feestdagen ingeroosterd. Het rooster wordt opgesteld volgens de wettelijke regels omtrent werk- en rusttijden.

Wie ben jij?

Je bent de Planner/ Administratief Medewerker als je:

• Beschikt over een MBO 4 werk en denkniveau.
• Ervaring hebt met MS Office applicaties; we werken met Word, Excel, Outlook en Teams.
• Op zoek bent naar een baan waar de taken klantcontact, plannen, regelen en administratie centraal staan.
• Binnen een straal van 50 km van onze uitvaartlocatie in Voorburg woonachtig bent.

Als je ons team wilt komen versterken, vinden wij het ook belangrijk dat je:

• Een echte multitasker bent met een flexibele en oplossingsgerichte instelling. Bij onverwachte situaties bewaar je de rust en het overzicht op de afdeling.
• Stressbestendig bent; tussen het moment van overlijden tot aan de dag van de uitvaart zit een week. De planning en coördinatie van de uitvaart moet ook onder tijdsdruk foutloos gaan.
• Positief kritisch bent en kwaliteit belangrijk vindt. Je verbetert jezelf continu en spreekt ook anderen aan om samen tot een optimaal resultaat te komen.
• Je thuis voelt in een organisatie en binnen een afdeling die continu in beweging is. Je komt niet terecht in een gespreid bedje. Je vindt het een uitdaging om zelf actief een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de afdeling.
• Goed om kunt gaan met emotionele en verdrietige omstandigheden van de nabestaanden.

Hoe gaat Monuta om met diversiteit in werving en selectie?

Monuta wil een afspiegeling zijn van de samenleving, binnen alle lagen van onze organisatie. We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt, herkent en gerespecteerd voelt. In onze werving en selectie kijken we of iemands persoonlijkheid en kwaliteiten matchen met de vereisten voor de functie. Het maakt niet uit wat je gender, seksuele geaardheid, religie, arbeidsvermogen of culturele achtergrond is.

Als jij als Planner/ Administratief Medewerker aan het werk gaat, krijg je:

• Een startsalaris tussen € 3.295,- en € 3.849,- bruto per maand op basis van 40 uur per week (inschaling afhankelijk van ervaring met doorgroei tot maximaal € 4.396,- bruto per maand op basis van 40 uur). Op basis van een contract van 32 uur betekent dit een startsalaris tussen €2.636,- en €3.079,- bruto per maand (met doorgroei tot maximaal €3.516,- bruto per maand);
• Een tijdelijk contract van 12 maanden voor 32 uur met kans op een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Het Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% van je brutosalaris (vakantiegeld en 13e maand). Dit kun je (in delen) laten uitbetalen wanneer jij dit wilt. Of je koopt extra vakantiedagen of gebruikt het voor bijvoorbeeld het volgen van een studie voor je persoonlijke ontwikkeling.
• 27,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• Een moderne pensioenregeling via Be Frank. Het is een beschikbare premieregeling (PPI) met een vlakke premie van 18,85% waarvan je zelf 1/3e aan bijdraagt.
• Een laptop en telefoon tot je beschikking.
• Goede scholings- en ontwikkelingsmogelijkheden om verder te groeien in jouw vakgebied.
• Een warm welkom binnen een team ervaren collega’s.