Personal Assistant Soft-IP

Hogan Lovells; Amsterdam; On-site; EUR 33,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

Extra vakantiedagen

Zuidas Amsterdam

Vitaliteitsbudget

Lunchfaciliteiten

Teamuitjes

Job summary

Hogan Lovells zoekt een Personal Assistant voor ons Soft-IP team in Amsterdam. Je werkt 40 uur per week en onderhoudt de inbox en agenda proactief, schakelt snel en levert resultaten in een internationale omgeving met een informele cultuur.

Je bent zelfstandig, hebt mbo-4 niveau en sterke Nederlands/Engelse vaardigheden. Verder bieden wij een aantrekkelijk pakket met 25 vakantiedagen, 13e maand, en diverse kantoorfaciliteiten.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 niveau
• Goede beheersing van Nederlands en Engels
• Handig met MS 365 en digitale systemen
• Snel nieuwe systemen eigen maken
• Ervaring in de advocatuur is niet verplicht

Responsibilities

• Geen dag is hetzelfde; je werkt in een internationale praktijk en schakelt snel, levert resultaten.
• Je zorgt dat alles doorloopt en pakt zaken zelfstandig op.
• Je opent de inbox en agenda en pakt directe acties proactief op.
• Je leest mee in de mailbox en plant afspraken waar nodig.
• Je neemt contact op met cliënten als de engagement letter ontbreekt.
• Je controleert rechtspraak-notificaties en verwerkt deze.
• Je combineert informatie uit Word, Excel en PowerPoint tot een overzichtelijk document.
• Je ondersteunt bij mails, stukken en lopende zaken.
• Je zorgt voor een strak archief en pakt achterstanden aan.
• Aan het eind van de dag zorg je dat alles bij is.

Skills

MS 365

Nederlands

Engels

Education

MBO-4 diploma

Tools

MS 365

Job description

Keen to become part of a truly global, collaborative team of professionals? Your journey begins here. Ben jij iemand die niet afwacht, maar vooruitdenkt en zelf actie neemt? In deze rol als Personal Assistant binnen ons Soft-IP team ben jij degene die het verschil maakt door zaken te signaleren, op te pakken en af te ronden, zonder dat iemand het hoeft te vragen.

Personal Assistant Soft-IP Amsterdam, 40 uur per week

Wij bieden jou: een afwisselende functie voor 40 uur per week in een internationale, dynamische omgeving, binnen een gezellig team dat zich bezighoudt met interessante zaken; salaris: € 3.000 - € 4.800 bruto per maand op fulltime basis en afhankelijk van ervaring, 13e maand; 25 vakantiedagen op fulltimebasis, ieder jaar dat je bij Hogan Lovells Cadwalader werkt krijg je een extra vakantiedag tot max. 5 dagen; werken op de Zuidas in Amsterdam, een internationale, professionele omgeving met een informele cultuur en korte lijnen; persoonlijk vitaliteitsbudget; uitstekende lunchfaciliteiten (het team luncht samen), en regelmatig gezellige borrels en teamuitjes.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Je werkt in een internationale praktijk rondom, waarin je snel schakelt en resultaten levert. Jij zorgt dat alles doorloopt en pakt dingen zelfstandig op.

Hoe ziet een gemiddelde dag eruit?

Je start de dag met het openen van de praktijk inbox en de agenda. Je ziet direct waar actie nodig is en pakt dat proactief op.

Je leest mee in de mailbox en plant afspraken in waar nodig.

Je neemt zelf contact op met de cliënt zodra je ziet dat de engagement letter mist.

Je checkt notificaties van de rechtspraak en verwerkt deze direct.

Later op de dag verschuift je focus naar administratie en ondersteuning: Je combineert informatie uit Word, Excel en PowerPoint tot één overzichtelijk document.

Je ondersteunt bij mails, stukken en lopende zaken.

Je zorgt voor een strak archief en pakt achterstanden in filing op.

Aan het einde van de dag zorg je dat alles weer "bij" is en dat niets blijft liggen.

Naast de dagelijkse dynamiek heb je een aantal vaste verantwoordelijkheden:

• Billing: bestaat onder meer uit het opstellen van conceptfacturen, controleren of wijzigingen en klantafspraken goed verwerkt zijn
• Ondersteuning: je leest en denkt actief mee in mailverkeer, plant afspraken wanneer nodig en volgt deze op, je zorgt dat de partner voorbereid naar afspraken gaat
• Administratie: je voert administratieve werkzaamheden uit voor het Benelux merkenbeheer en houdt bij juridische procedures de dossiers bij

Wie zoeken we?

• Minimaal mbo-4 niveau
• Goede beheersing van Nederlands en Engels
• Handig met MS 365 en digitale systemen
• Snel nieuwe systemen eigen maken
• Ervaring in de advocatuur is niet verplicht

Bij voorkeur ervaring met, of interesse in, (Benelux) merkenbeheer

Waar ga je werken?

Hogan Lovells Cadwalader behoort tot de grootste internationale advocatenkantoren ter wereld. Vanuit ons kantoor in Amsterdam bieden we the best of both worlds: de hoogwaardige internationale praktijk van een wereldwijd kantoor én een open, collegiale werkomgeving met korte lijnen. Je werkt samen met collega's uit verschillende rechtsgebieden, sectoren en landen aan complexe juridische vraagstukken voor toonaangevende cliënten. Innovation & Inclusion en Responsible Business zijn belangrijke pijlers binnen ons kantoor. Daarom investeren we niet alleen in onze mensen, maar ook in innovatie, pro bono werk en maatschappelijke impact.

Voor vragen kan je contact opnemen met onze HR-afdeling via telefoonnummer 020 553 3668 of per mail: [e-mail].

Hogan Lovells Cadwalader brings together more than 3,100 lawyers across 36+ worldwide offices, combining global reach with deep sector expertise. Strategically placed at the intersection of business, finance, and government. Working seamlessly across practice areas and borders. Our combination marks a new chapter. Prepare to join teams of people that want you to succeed, where ideas move quickly, support is shared freely, and colleagues help each other grow, creating an inclusive culture where everyone can belong. You’ll be challenged to perform at the highest level in an environment shaped by precision, judgement, and exceptional standards. It’s a culture that expects excellence and gives you the opportunity to develop in every moment. Hogan Lovells Cadwalader is a global law firm with offices in many jurisdictions and countries. Some of the information displayed may not be applicable to the region in which you are applying, your individual situation or the local legal framework. The system uses standard terminology that applies irrespective of whether you are/will be an employee, partner or self-employed.