Personal Assistant Soft-IP

JFV Groningen; Netherlands; On-site; EUR 33,480 - 53,568; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

25 vakantiedagen

Zuidas Amsterdam

Vitaliteitsbudget

Lunchfaciliteiten

Teamuitjes

Job summary

Hogan Lovells Cadwalader zoekt een Personal Assistant voor het Soft-IP team in Amsterdam. Je werkt 40 uur per week en levert proactief ondersteuning, signaleert en regelt zaken zelfstandig, zodat de praktijk soepel loopt.

Je werkdagen vinden plaats in een internationale, professionele omgeving op de Zuidas. Je dagelijkse taken variëren van inboxbeheer tot ondersteuning bij administratieve processen en dossiers, met aandacht voor nauwkeurigheid en deadlines.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 niveau.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Ervaring in de advocatuur is niet verplicht; leergierigheid en digitale vaardigheden zijn gewenst.

Responsibilities

• Beheren van mailbox en agenda; proactief acties oppakken.
• Zelf contact opnemen met cliënten bij ontbrekende engagement letters.
• Notificaties van de rechtspraak controleren en direct verwerken.
• Ondersteunen bij mails, stukken en lopende zaken; archiveren en backlogs opruimen.
• Zorg dat aan het eind van de dag alles weer in orde is.

Skills

Proactief denken

Zelfstandig werken

Communicatieve vaardigheden

MS 365

Digitale systemen

Snel systemen eigen maken

Education

MBO-4 niveau

Tools

MS 365

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Ben jij iemand die niet afwacht, maar vooruitdenkt en zelf actie neemt? In deze rol als Personal Assistant binnen ons Soft-IP team ben jij degene die het verschil maakt door zaken te signaleren, op te pakken en af te ronden, zonder dat iemand het hoeft te vragen.

Amsterdam, 40 uur per week

Wij bieden jou:

• een afwisselende functie voor 40 uur per week in een internationale, dynamische omgeving, binnen een gezellig team dat zich bezighoudt met interessante zaken;
• salaris: € 3.000 - € 4.800 bruto per maand op fulltime basis en afhankelijk van ervaring, 13e maand;
• 25 vakantiedagen op fulltimebasis, ieder jaar dat je bij Hogan Lovells Cadwalader werkt krijg je een extra vakantiedag tot max. 5 dagen;
• werken op de Zuidas in Amsterdam, een internationale, professionele omgeving met een informele cultuur en korte lijnen;
• persoonlijk vitaliteitsbudget;
• uitstekende lunchfaciliteiten (het team luncht samen), en regelmatig gezellige borrels en teamuitjes.

Geen dag is hetzelfde. Je werkt in een internationale praktijk rondom, waarin je snel schakelt en resultaten levert. Jij zorgt dat alles doorloopt en pakt dingen zelfstandig op.

Hoe ziet een gemiddelde dag eruit?

Je start de dag met het openen van de praktijk inbox en de agenda. Je ziet direct waar actie nodig is en pakt dat proactief op.

• Je leest mee in de mailbox en plant afspraken in waar nodig
• Je neemt zelf contact op met de cliënt zodra je ziet dat de engagement letter mist
• Je checkt notificaties van de rechtspraak en verwerkt deze direct

Later op de dag verschuift je focus naar administratie en ondersteuning:

• Je combineert informatie uit Word, Excel en PowerPoint tot één overzichtelijk document
• Je ondersteunt bij mails, stukken en lopende zaken
• Je zorgt voor een strak archief en pakt achterstanden in filing op

Aan het einde van de dag zorg je dat alles weer “bij” is en dat niets blijft liggen.

Naast de dagelijkse dynamiek heb je een aantal vaste verantwoordelijkheden:

• Billing: bestaat onder meer uit het opstellen van conceptfacturen, controleren of wijzigingen en klantafspraken goed verwerkt zijn
• Ondersteuning: je leest en denkt actief mee in mailverkeer, plant afspraken wanneer nodig en volgt deze op, je zorgt dat de partner voorbereid naar afspraken gaat
• Administratie: je voert administratieve werkzaamheden uit voor het Benelux merkenbeheer en houdt bij juridische procedures de dossiers bij

Wie zoeken we?

Je bent iemand die werk ziet liggen, vooruitdenkt en zelfstandig werk oppakt. In een dynamische omgeving met een verscheidenheid aan werkzaamheden houd je overzicht en blijf je gestructureerd werken. Je communiceert helder en houdt betrokkenen continu op de hoogte en volgt acties actief op totdat ze zijn afgerond. Daarbij werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal mbo-4 niveau
• Goede beheersing van Nederlands en Engels
• Handig met MS 365 en digitale systemen
• Snel nieuwe systemen eigen maken
• Ervaring in de advocatuur is niet verplicht
  • Heb je dit niet? Dan ben je leergierig en digitaal sterk
• Bij voorkeur ervaring met, of interesse in, (Benelux) merkenbeheer

Waar ga je werken?

Hogan Lovells Cadwalader behoort tot de grootste internationale advocatenkantoren ter wereld. Vanuit ons kantoor in Amsterdam bieden we the best of both worlds: de hoogwaardige internationale praktijk van een wereldwijd kantoor én een open, collegiale werkomgeving met korte lijnen.

Je werkt samen met collega's uit verschillende rechtsgebieden, sectoren en landen aan complexe juridische vraagstukken voor toonaangevende cliënten. Innovation & Inclusion en Responsible Business zijn belangrijke pijlers binnen ons kantoor. Daarom investeren we niet alleen in onze mensen, maar ook in innovatie, pro bono werk en maatschappelijke impact.

Geïnteresseerd?

Klinkt dit als een functie die bij jou past? Solliciteer dan via de ‘apply’ button. Nadat je een account hebt aangemaakt, kan je je gegevens invullen en je stukken uploaden. We ontvangen graag in ieder geval je CV, motivatiebrief en een salarisindicatie (op basis van 1 FTE).