Personal Assistant/ Management Assistant

sQout; Rotterdam; On-site; EUR 46,872 - 58,032; Full time

Benefits offered by this job

Salaris 4200–5200 euro bruto/maand

32–40 uur per week

1 dag per week thuiswerken

5% vaste gratificatie

8% vakantiegeld

Pensioenregeling, deels premievrij

28 vakantiedagen

DSV Academy en trainingen

Fiscfree programma

Fietsplan en personeelsvereniging

Job summary

DSV Rotterdam zoekt een Personal Assistant/Management Assistant die de Managing Director Air & Sea direct ondersteunt. Je bewaakt zijn agenda, bereidt MT-vergaderingen voor en coördineert regionale bijeenkomsten. Daarnaast lever je zelfstandig rapportages en organogrammen richting DSV Group.

Je werkt in een snelle commerciële omgeving, bent digitaal vaardig en houdt van korte lijnen. Het werk biedt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en een proactieve aanpak in een dynamische logistieke

Qualifications

• Ruime ervaring als directiesecretaresse/Executive assistant op directieniveau.
• Commerciële omgeving met tempo, bv retail of vergelijkbaar.
• Digitaal vaardig en inzet van automatisering en slimme tools.
• Nederlands moedertaal, Engels vloeiend in gesprek en schrift.
• Proactief, nauwkeurig en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Voorbereiden wekelijkse MT-vergadering en coördineren Extended MT-bijeenkomsten.
• Ondersteunen en zelfstandig projecten oppakken richting DSV Group (organogrammen, managementinformatie).
• Zorgen voor overzicht in agenda, afspraken en documentatie van de Managing Director Air & Sea.
• Verbinding met verschillende vestigingen en zorgen voor korte lijnen en persoonlijk contact.

Skills

Directiesecretaresse ervaring

Executive assistant

Management assistant

Job description

Profiel Personal Assistant/ Management Assistant

Als Personal Assistant / Management Assistant ben je de rechterhand van de Managing Director Air & Sea in Rotterdam. Je ontzorgt hem in zijn dagelijkse agenda en zorgt dat hij zich op de business kan richten, terwijl jij het overzicht bewaakt over afspraken, prioriteiten en de bijbehorende documentatie.

Je bereidt de wekelijkse MT-vergadering voor, die elke woensdagochtend via Teams plaatsvindt, en je organiseert het Extended MT waar de managers van de verschillende vestigingen een paar keer per jaar twee dagen op locatie samenkomen. Daar komt de nodige coördinatie bij kijken en dat maakt het een afwisselende taak. Notuleren hoef je niet, want dat wordt automatisch vastgelegd.

Naast de ondersteuning pak je zelfstandig projecten op. Dat kunnen langduriger projecten zijn, maar net zo goed kortere opdrachten waarbij je informatie aanlevert richting DSV Group, zoals organogrammen en managementinformatie.

Juliën is een snelle denker die graag veel vraagt en het contact persoonlijk houdt. Hij hecht aan een goede klik, dus naast het werk is er ruimte voor het echte gesprek over hoe het met je gaat en waar je tegenaan loopt.

Gevraagd Personal Assistant/ Management Assistant

• Ruime ervaring als directiesecretaresse, executive assistant of management assistant op directieniveau
• Je werkte in een commerciële omgeving met tempo, bijvoorbeeld in retail of een vergelijkbare sector
• Je bent digitaal vaardig en zet automatisering en slimme tools vanzelfsprekend in
• Nederlands is je moedertaal en in het Engels red je je uitstekend, in gesprek en op schrift
• Je werkt proactief en nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Je haalt voldoening uit het ondersteunen van iemand en zoekt een rol waarin je dat langdurig kunt doen
• Je legt makkelijk een persoonlijke klik en houdt van korte lijnen

Bedrijfsprofiel Personal Assistant/ Management Assistant

DSV verbindt bedrijven en sectoren over de hele wereld met transport en logistiek. Het is een internationale organisatie met een indrukwekkende groeigeschiedenis, opgebouwd uit drie divisies: Contract Logistics, DSV Road en DSV Air & Sea. Die laatste staat voor transport door de lucht en over zee, en dat is de divisie waar jij aan de slag gaat, op de vestiging in Rotterdam. In Nederland werken duizenden collega’s, verspreid over ruim 40 vestigingen.

De sfeer is commercieel en er wordt snel geschakeld. Beslissingen worden op elk niveau vlot genomen en ambitie en teamwerk gaan hand in hand. DSV is een organisatie die verandering omarmt en volop in beweging blijft, dus je werkt tussen mensen die dingen graag voor elkaar krijgen. Wie zelf ook graag doorpakt en van korte lijnen houdt, voelt zich hier al snel thuis.

Elke divisie heeft haar eigen ondersteuning en werkt vrij zelfstandig. Binnen Air & Sea ben jij de enige in deze rol, dus je hebt je eigen plek en veel eigen verantwoordelijkheid.

Wat het werken hier prettig maakt, is de menselijke kant. Er is oog voor de persoon achter de professional en ruimte voor een echt gesprek over hoe het met je gaat. Dat is geen bijzaak, want je werkplezier hangt voor een groot deel samen met een goede band met de mensen om je heen. Je krijgt bovendien de ruimte om jezelf te blijven ontwikkelen en mee te groeien met een organisatie die dat zelf ook doet.

Arbeidsvoorwaarden Personal Assistant/ Management Assistant

• 32 tot 40 uur per week
• Standplaats Rotterdam
• Een salaris tussen € 4200 en € 5200 bruto per maand op basis van 40 uur
• Daarbovenop 5% vaste gratificatie en 8% vakantiegeld
• Een gunstige pensioenregeling, deels premievrij met een eigen bijdrage van 5%
• 28 vakantiedagen op fulltime basis
• Eén dag per week thuiswerken
• Persoonlijke groei via de DSV Academy en externe trainingen
• OpenUp voor je mentale weerbaarheid, laagdrempelig en online
• Extra’s zoals het fiscfree programma, een fietsplanregeling en activiteiten van de personeelsvereniging