Personal Assistant Employment & Pensions

Houthoff group; Amsterdam; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding OV

Fiets-/loop-kostenvergoeding

Ontbijt en lunch

Sportabonnementen

Kantoorevenementen/activiteiten

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Houthoff zoekt een ervaren personal assistant (PA) voor de afdeling Employment & Pensions. Je werkt voor twee partners en één counsel en dient als aanspreekpunt voor diverse teams en stafafdelingen.

Je biedt topniveau organisatorische en administratieve ondersteuning en behoudt rust in een dynamische omgeving. Een proactieve houding, uitstekende communicatie en vloeiend Nederlands en Engels zijn vereist.

Qualifications

• Minimaal HBO-werk- en denkniveau.
• Proactief handelen: zelfstandig signaleren wat er nodig is en dit afstemmen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, ook in het Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Complex agendabeheer en voorbereiding van meetings voor partners en counsels.
• E-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.
• Coördineren van het maandelijkse declaratieproces en tijdige verwerking van declaraties.
• Samen met compliance: verantwoordelijkheid voor KYC-proces.
• Administratieve taken rondom dossier- en procesbeheer.
• Controleren van uitgaande documenten op spel- en stijlfouten volgens huisstijl.
• Initiëren van verbetering van administratieve processen binnen de praktijkgroep.
• Organiseren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Skills

Proactieve houding

Uitstekende communicatieve

Stressbestendig

Education

HBO-werk- en denkniveau

Job description

Voor onze praktijkgroep Employment & Pensions zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je voor 2 partners en 1 counsel en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geadviseerd, onderhandeld en cliënten worden begeleid bij uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken, is geen dag hetzelfde en maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Ook zorg je voor een adequate overdracht van informatie.

De volgende verantwoordelijkheden horen ook bij deze veelzijdige rol:

Complex agendabeheer, voorbereiding van meetings, e-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.

Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces, waarbij je zorgdraagt voor een tijdige, correcte en zorgvuldige verwerking van declaraties.

Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.

Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.

Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.

Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.

Het bijdragen aan een goed georganiseerde en betrokken praktijkgroep, onder meer door het coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat om zelfstandig en pragmatisch vragen en opdrachten van onze partners en counsels effectief te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

Minimaal hbo-werk- en denkniveau.

Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsels of brengt punten tijdig onder de aandacht.

Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.

Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wat kun je van ons verwachten?

Naast het maandelijkse salaris bieden wij jou:

Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en een pensioenregeling.

26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.

De mogelijkheid in overleg een officiële feestdag te ruilen voor een andere feestdag die voor jou van persoonlijk belang is.

Volledige reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je hiervoor ook een kilometervergoeding.

Dagelijks ontbijt, lunch en (gezonde) snacks tegen een kleine vergoeding.

Collectieve regelingen voor diverse sportabonnementen.

Regelmatig leuke evenementen, zoals kantoorevenementen en sportactiviteiten zoals padel, voetbal, yoga, hockey en hardlopen.

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Een organisatie waar je door groeit

Met ruim 600 medewerkers, waaronder 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. Wij zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus, met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die hoge eisen stellen en inventieve oplossingen verwachten.

Bij Houthoff vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Je krijgt de ruimte om hier zelf ook een steentje aan bij te dragen. Lees hier meer over onzediversiteit- en inclusiviteitsinitiatievenen onzemaatschappelijke betrokkenheid.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 assistants ((notarial) business assistants en personal assistants) bij Houthoff. Op de werkvloer word je inhoudelijk aangestuurd door de partner/counsel van een praktijkgroep en de overall begeleiding vindt plaats door een teamlead practice group support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken zij hoe jij je verder kunt ontwikkelen, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Als PA binnen de sectie Employment & Pensions maak je deel uit van een hecht team van ongeveer 12 collega’s, waar samenwerking, kwaliteit en collegialiteit centraal staan. Je ondersteunt een dynamische arbeidsrechtpraktijk die cliënten in binnen- en buitenland adviseert.

Wij zijn benieuwd naar jou!

Ben jij enthousiast geworden na het lezen van bovenstaande tekst? Wil je graag meer weten over de vacature of over het team? Laat ons het weten!

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.

Zodra wij je sollicitatie hebben ontvangen en een positieve indruk hebben van je cv en motivatiebrief, nodigt onze recruiter je uit voor een telefonisch interview.

Stap 2
Sollicitatiegesprek

Je bespreekt de functie en jouw motivatie met twee collega's van practice group support op ons kantoor.

Als het sollicitatiegesprek voor beide partijen positief is verlopen, bespreken wij tijdens het selectiegesprek de laatste onderwerpen en resterende vragen.

Bij een aanbod vindt er een pre-employment screening plaats.