Ombudsfunctionaris (zzp - freelance)

Universiteit van Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 26,000 - 29,000; Part time

Job summary

HvA zoekt een ombudsfunctionaris die medewerkers en studenten informeel en vertrouwelijk helpt bij problemen en signalen. Je werkt onafhankelijk, onpartijdig en rapporteert aan het College van Bestuur, met de taak om meldingen te behandelen, onderzoeken in te richten en organisatiebrede aanbevelingen te doen.

Je signaleert patronen en knelpunten, verwijst door, bemiddelt waar nodig en levert jaarlijks verslag.

Responsibilities

• Je geeft zelfstandig vorm aan de wijze waarop meldingen worden behandeld, onderzoeken worden ingericht en signalen worden vertaald naar organisatiebrede aanbevelingen.
• Je signaleert terugkerende patronen en knelpunten en adviseert medewerkers en studenten over het aangedragen signaal, dilemma, probleem, melding of klacht.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor meldingen conform de klokkenluidersregeling en verwijst waar nodig door naar de juiste instanties.
• Je bemiddelt waar mogelijk en stelt jaarlijks verslag op over werkzaamheden, signalen en aanbevelingen.

Job description

Opdrachtomschrijving

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) staat voor een inclusieve, veilige en professionele leer- en werkomgeving. Als ombudsfunctionaris speel je hierin een onafhankelijke en zichtbare rol. Je biedt medewerkers en studenten een laagdrempelig aanspreekpunt bij complexe situaties en helpt de HvA door patronen zichtbaar te maken, dilemma’s bespreekbaar te maken en het College van Bestuur (CvB) gevraagd en ongevraagd te adviseren over structurele verbeteringen.

De omvang van de opdracht bedraagt gemiddeld 12 uur per week. De HvA verwacht dat deze inzet aansluit bij de huidige omvang en ontwikkeling van de ombudsfunctie. De omvang kan in de toekomst worden herzien op basis van het aantal meldingen, ontwikkelingen binnen de organisatie en de behoefte aan advisering.

Zo maak jij het verschil

Elke medewerker en student kan bij jou terecht om informeel en vertrouwelijk een signaal, dilemma, probleem, melding of klacht te bespreken gerelateerd aan de HvA of een van haar medewerkers. Je werkt onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk. Je luistert naar de medewerker of student en adviseert over de aanpak van een bepaalde kwestie, verwijst waar nodig door naar de juiste instantie (bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, klachtencommissie, leidinggevende of afdeling HR), ondersteunt betrokkenen bij het verkennen van mogelijke routes en kunt, indien passend, een bemiddelende rol vervullen. Ook kun je, gevraagd of uit eigen beweging, onderzoek doen naar situatie hierover rapporteren en aanbevelingen doen. Als ombudsfunctionaris doe je aanbevelingen gericht op herstel, het voorkomen van ongewenste gevolgen en het voorkomen van herhaling in de toekomst. Je werkt hierin nauw samen met andere functionarissen binnen de meld-, hulp- en klachtstructuren van de HvA.

Je hebt rechtstreeks toegang tot het CvB en legt zelfstandig verantwoording af over de uitvoering en de ontwikkeling van de functie.

Jouw taken en werkzaamheden

Je geeft zelfstandig vorm aan de wijze waarop meldingen worden behandeld, onderzoeken worden ingericht en signalen worden vertaald naar organisatiebrede aanbevelingen.

• Het signaleren van en adviseren over terugkerende patronen, structurele knelpunten en systematische tekortkomingen in regelgeving, processen, organisatie-inrichting of onderlinge verhoudingen binnen de HvA.
• Adviseren van medewerkers en studenten over het aangedragen signaal, dilemma, probleem, melding of klacht.
• Fungeren als aanspreekpunt voor meldingen van misstanden conform de klokkenluidersregeling, voor zover passend binnen de onafhankelijke rol van de ombudsfunctionaris.
• Adequaat door- of terugverwijzen naar de juiste instanties, primair binnen de HvA, maar waar nodig daarbuiten.
• Bemiddelen en weer in gesprek brengen van partijen binnen daartoe geëigende organisatiestructuren, al dan niet door middel van mediation.
• Opstellen van een jaarlijks verslag over werkzaamheden, signalen, patronen en aanbevelingen.
• Bijdragen aan het jaarverslag sociale veiligheid en welzijn van de HvA.
• Kortom: je luistert, signaleert, adviseert, bemiddelt, verwijst door, onderzoekt, rapporteert en doet aanbevelingen op verzoek van een medewerker of student of uit eigen beweging over structurele problemen en verbetermogelijkheden binnen de HvA. Je bent in staat zorgvuldig te handelen in situaties waarin zowel medewerkers als studenten betrokken zijn en hebt oog voor mogelijke belangenconflicten of de schijn daarvan.
• Vanuit de HvA word je gefaciliteerd met ambtelijke ondersteuning. Deze ondersteuning werkt onder jouw verantwoordelijkheid en draagt bij aan bereikbaarheid, procesondersteuning, registratie en continuïteit van de ombudsfunctie.
• Je bent op de hoogte van ontwikkelingen op het vakgebied van het ombudswerk en bent bereid blijvend te investeren in professionalisering door middel van bijscholing, intervisie en kennisdeling.

Om het vertrouwen in de onafhankelijkheid van de functie te waarborgen, vervul je geen andere functie binnen de HvA en heb je geen huidige of recente verantwoordelijkheden gehad binnen de HvA die een onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.