Officemanager | Jij hebt het al geregeld

Vibber; Rijswijk; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Vrijheid en verantwoordelijkheid

Ontwikkelingsmogelijkheden

Informele werksfeer

Regelmatige borrels en activiteiten

Job summary

Vibber zoekt een officemanager die zorgt voor een vlekkeloze interne organisatie en een soepele dienstverlening aan collega’s, klanten en leveranciers. Je werkt vanuit ons kantoor in Rijswijk met ruimte voor hybride werken.

Je houdt van structuur, ziet kansen en neemt initiatief om processen slimmer en efficiënter in te richten. De rol vraagt HBO-niveau en minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring met administratie en HR-processen is een voordeel.
• Je werkt gestructureerd en proactief.

Responsibilities

• Coördineren van facilitaire zaken en contact met leveranciers.
• Bewaken representativiteit en kantoororganisatie.
• Verwerken van post, facturen en administratie.
• Inkoop en voorraadbeheer.
• Ondersteuning van consultants en directie (agendabeheer, planning).
• Organiseren van de vibber academy.
• Organiseren van borrels en bedrijfsevents.
• Ondersteuning HRM: werving, verzuim en personeelsadministratie.
• Verbeterkansen signaleren en processen AFAS-proof maken.

Skills

Proactieve houding

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Nederlands en Engels

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

AFAS

MS Office

Job description

\"Heb jij dat al geregeld?\" Dat is een vraag die je bij jou eigenlijk nooit hoort. Niet omdat collega’s niets vragen, maar omdat jij het antwoord meestal al klaar hebt. Je ziet werk voordat het ontstaat. Je hebt de afspraak al gepland, de leverancier al gebeld en de oplossing al bedacht voordat iemand merkt dat er iets geregeld moet worden. Niet omdat iemand het vraagt, maar omdat jij nu eenmaal zo werkt. Herkenbaar? Dan zoeken wij jou.

Bij vibber regel je geen dingen omdat het moet; je regelt ze omdat het nodig zijn. Je houdt overzicht, ziet kansen om slimmer te werken en neemt verantwoordelijkheid. Wij bouwen aan vertrouwen en tonen eigenaarschap. Dat verwachten we dus ook van jou.

Wat ga je doen?

Als officemanager ben jij verantwoordelijk voor het servicebureau en de interne organisatie van vibber. Jij bent degene die ervoor zorgt dat collega’s hun werk optimaal kunnen doen. Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat zaken geregeld zijn voordat iemand erom hoeft te vragen. Voor deze functie werk je in principe vanuit ons kantoor in Rijswijk, maar hybride werken is zeker mogelijk.

Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers en zorgt ervoor dat de organisatie soepel draait. Daarbij kijk je niet alleen naar wat er vandaag moet gebeuren, maar ook naar hoe het morgen slimmer kan.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Het coördineren van facilitaire zaken en het onderhouden van contact met leveranciers en andere externe partijen.


• Het bewaken van de representativiteit en organisatie van het kantoor van vibber.


• De verwerking van inkomende (digitale) post en facturen en een overzichtelijke administratie.


• Inkoop en voorraadbeheer.


• De ondersteuning van de consultants en directie, waaronder agendabeheer, planning en contact met klanten.


• Het organiseren en coördineren van de vibber academy.


• Het organiseren van borrels en bedrijfsevents.


• Ondersteuning bij HRM-processen, zoals recruitment, verzuim en personeelsadministratie.


• Het signaleren van verbeterkansen en het slimmer inrichten van processen en systemen, zoals AFAS.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die altijd drie stappen vooruit denkt. Je ziet wat er moet gebeuren, nog voordat iemand het uitspreekt. Je houdt van structuur, maar raakt niet in de war als de dag ineens anders loopt. Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt. Je schakelt makkelijk tussen collega’s, klanten en leveranciers en voelt goed aan wat er nodig is. Je durft keuzes te maken, spreekt collega’s aan wanneer dat nodig is en denkt voortdurend na over hoe processen beter, slimmer of efficiënter kunnen. Kortom: jij bent degene die rust brengt in de organisatie, omdat jij overzicht houdt wanneer anderen vooral druk zijn.

Daarnaast:

• Heb je HBO werk- en denkniveau


• Heb je minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol


• Werk je nauwkeurig en georganiseerd, zowel op papier als digitaal


• Heb je ervaring met administratie, planning en bij voorkeur HR-processen


• Ben je handig met systemen zoals MS Office en bij voorkeur AFAS


• Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift


• Heb je een proactieve en oplossingsgerichte instelling

Wat biedt vibber?

Vibber biedt vrijheid en verantwoordelijkheid. Wij zijn een zelfsturend bedrijf waarin jij invloed hebt op je rol, je ontwikkeling en je beloning. Dat betekent dat je ruimte krijgt, maar ook dat er iets van je verwacht wordt.

Je komt terecht in een team dat hard werkt, direct is en elkaar scherp houdt. We zeggen waar het op staat, helpen elkaar vooruit en zorgen samen voor resultaat. Dat maakt het soms intens, maar vooral ook leuk.

Daarnaast bieden we:

• De mogelijkheid om mee te groeien in je rol en verantwoordelijkheid


• Ruimte voor ontwikkeling via trainingen, opleidingen en praktijkervaring


• Een informele werksfeer met betrokken collega’s en regelmatige borrels en activiteiten

Zie jij jezelf al binnenkomen op kantoor en denken: \"Dat is al geregeld.\"?