Officemanager

Ugoo B.V.; Noord-Holland; On-site; EUR 31,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en mobiel van de zaak

Pensioenregeling

Bonusregeling

Thuiswerkregeling

8% vakantiegeld

Tijdelijk contract 32-40 uur

Job summary

Ugoo B.V. zoekt een enthousiaste officemanager voor de vestiging in Amsterdam. Je vormt een cruciale schakel tussen klanten en consultants, beheert complexe agenda’s en coördineert administratieve en financiële taken.

Samen met het office-managementteam zorg je voor een soepele kantoorvoering en een informele, prettige werksfeer. Het betreft een tijdelijk contract (32-40 uur) ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof, met uitzicht op verlenging.

Qualifications

• Klantgericht en proactief handelen.
• Organiseren en plannen met aandacht voor detail.
• Sterke communicatieve vaardigheden in NL en Engelse taal.

Responsibilities

• Eerst aanspreekpunt op kantoor en zorgen voor een soepel verloop.
• Beheren van complexe agenda’s en afspraken inplannen voor consultants.
• Ondersteunen van HR-administratieve taken en facturatie- en debiteurenprocessen.

Skills

Klantgericht

Nauwkeurig

Proactief

Georganiseerd

Sociaal

Zelfstarter

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een sociale aanpakker die blij wordt van regelen, ondersteunen en organiseren? Dan hebben wij een leuke baan voor je! Voor onze vestiging in Amsterdam zoeken we een enthousiaste officemanager die ons team komt versterken. Je komt terecht bij een energiek adviesbureau met ruim 450 innovatieve klanten. Als secretaresse, planner en organisator ben jij onmisbaar.

JIJ: klantgericht. nauwkeurig. proactief. georganiseerd. sociaal. zelfstarter.

WIJ: team. vrijheid. ambitie. persoonlijke groei. innovatie.

Zie jij jezelf hierin? Dan willen we je graag snel ontmoeten!

Je bent het gezicht van Ugoo en de steun en toeverlaat van je collega’s. Samen met 3 andere office managers zorg je dat alles op kantoor soepel verloopt. Je ondersteunt “jouw” consultant-collega’s met uiteenlopende procesmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden, beheert complexe agenda’s en vormt een belangrijke schakel tussen klanten en consultants. Je bent samen met je collega's van het office management verantwoordelijk voor het facilitaire wel en wee van ons kantoor. En natuurlijk is er ook ruimte voor een rondje pingpong met collega's tussen de bedrijven door.

Concreet betekent dit dat jij:

• Het eerste aanspreekpunt bent op kantoor en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en schakelt zelfstandig met bijvoorbeeld leveranciers, de verhuurder en andere huurders.
• Met het office management team zorg draagt voor het facilitaire wel en wee van ons kantoor. Denk hier bij aan het regelen van de lunch, voorbereiden van borrels, plaatsen van bestellingen voor kantoorartikelen, etc.
• Samenwerkt met “jouw” consultants: je ondersteunt en ontzorgt hen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert complexe agenda’s, plant klantafspraken in, bewaakt deadlines en zorgt dat administratieve processen rondom klanten en aanvragen goed verlopen.
• Een belangrijke rol speelt in onze interne processen rondom subsidieaanvragen. Je houdt planningen en acties in de gaten, verwerkt correspondentie en zorgt dat informatie goed wordt vastgelegd in onze systemen.
• Zelfstandig administratieve en financiële werkzaamheden verwerkt, zoals facturatie, debiteurenbeheer en het controleren en verwerken van gegevens. Je ziet erop toe dat acties tijdig en zorgvuldig worden opgevolgd.
• Ondersteunt bij HR-administratieve taken.
• Werk ziet liggen en eigenaarschap pakt. Je denkt vooruit, bewaakt de voortgang en komt zelf in actie als iets beter, slimmer of efficiënter kan. En natuurlijk draag je samen met je collega’s bij aan de fijne, informele sfeer die Ugoo kenmerkt.

Je bent georganiseerd, stressbestendig en sociaal. Je ziet werk liggen en pakt het zelfstandig op.

Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal en werkt makkelijk met Microsoft Office. Kennis van financieringen of subsidies is niet nodig, dat leren we je hier. Kortom: jij bent dus eigenlijk een soort superwoman of -man in de dop!

Dit zijn wij.

Ugoo is een vooruitstrevend consultancybureau met vestigingen in Amsterdam, Eindhoven en München. We helpen bedrijven bij het realiseren van innovatieve en duurzame projecten.

Ons team bestaat uit 35 jonge, betrokken mensen die samenwerken, successen vieren en altijd op

zoek zijn naar slimme oplossingen. We hebben een open cultuur waarin jouw mening telt en we ondersteunen een gezonde werk-privébalans.

Zie onze werken-bij website voor sfeerbeelden en verhalen: https://www.ugoo.nl/werken-bij

Dit bieden wij.

• Het gaat om een tijdelijk contract (32-40 uur) ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof, met de mogelijkheid om na afloop in gesprek te gaan over verlenging;
• Een marktconform salaris (€2.800,- tot €4.000,- o.b.v. 40 uur) met 8% vakantiegeld;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, o.a.:
• laptop en mobiel van de zaak
• pensioenregeling
• bonusregeling
• thuiswerkregeling
• Onbeperkt tafeltennis met je collega’s;
• De leukste werkplek van Nederland dus!

Zo kun je ons leren kennen.

Zin om bij ons te komen werken, of wil je samen verkennen of je goed past binnen dit profiel? We ontmoeten je graag!

We staan open voor alle aanmeldingen, in het specifieke voor collega die de diversiteit van ons team versterken.